|
MAKES MICROSOFT TECHNOLOGY AVAILABLE TO EVERYONE
-
Nhân sự kiện Microsoft ra mắt "Hệ Điều Hành Được Mong Đợi Bấy Lâu: Windows 7".
Nhất Nghệ phối hợp cùng Microsoft Việt Nam biên soạn 1 bộ hands-on Lab
giúp các bạn khám phá những tính năng ưu việt của Windows 7.
Bộ Lab gồm 11 bài được biên soạn ở dạng tài liệu "step-by-step" theo 3 cấp độ: Beginer - Advanced - Expert.
A. CẤP ĐỘ BEGINNER
LEVEL 1 - LAB 1: WINDOWS 7 INSTALL – MIGRATE – UPGRADE
I. GIỚI THIỆU
Bài lab triển khai:
- Cài đặt mới (clean installation) Windows 7.
- Chuyển dữ liệu người dùng từ một máy Windows 7 sang một máy Windows 7 khác.
- Nâng cấp một máy Windows Vista Ultimate Service Pack 1 thành một máy Windows 7 và giữ nguyên mọi thông tin hiện có.
Các bước thực hiện:
A. Cài đặt mới: Thực hiện trên máy chưa có hệ điều hành, dùng đĩa DVD source Windows 7.
B. Chuyển dữ liệu người dùng: Thực hiện trên máy Windows 7 vừa cài đặt xong ở phần A
C. Nâng cấp: Thực hiện trên một máy Windows Vista Ultimate Service Pack 1, dùng đĩa DVD source Windows 7.
Xem chi tiết...
LEVEL 1 - LAB 2: WINDOWS 7 USER ACCOUNT CONTROL
I. GIỚI THIỆU
Bài lab triển khai trên một máy Windows 7 với mục tiêu khảo sát và thử
nghiệm một số thông số liên quan đến cơ chế User Account Control (UAC)
Các bước thực hiện:
A. Thay đổi thông số UAC
B. Khảo sát phản ứng của UAC Notifications level 1
C. Khảo sát phản ứng của UAC Notifications level 2
D. Tắt chức năng UAC
Xem chi tiết...
LEVEL 1 - LAB 3: WINDOWS 7 BITLOCKER
I. GIỚI THIỆU
BitLocker là một tính năng tích hợp của Windows 7 có khả năng tăng
cường bảo mật dữ liệu bằng cách mã hóa dữ liệu trên các phương tiên lưu
trữ (hard disk drive, USB drive). Khi muốn truy cập thông tin, người
dùng buộc phải nhập mật khẩu.
Các bước thực hiện:
A. Kích hoạt & Cấu hình BitLocker trên một đĩa USB.
B. Kiểm tra kết quả.
C. Thay đổi mật khảu BitLocker.
D. Phục hồi mật khẩu cũ
E. Tắt BitLocker
Xem chi tiết...
LEVEL 1 - LAB 4: INTERNET EXPLORER 8
I. GIỚI THIỆU
Windows 7 tích hợp trình duyệt Internet Explorer 8. Bài lab thử nghiệm cấu hình một số tính năng nổi bật của trình duyệt này.
Các bước thực hiện:
A. Khởi động IE 8
B. InPrivate Browsing
Khi người dùng truy cập vào trang web bất kỳ (ví dụ như kiểm tra thư,
mua hàng trực tuyến, ...), trình duyệt sẽ lưu lại các thông tin như các
tập tin cookie, các tập tin Internet tạm thời … đặc biệt là tên người
dùng và mật khẩu (thông tin thường hay được ghi nhớ trong trình duyệt).
Chức năng InPrivate Browsing có thể cấu hình để trình duyệt muốn lưu
lại các thông tin đó.
C. SmartScreen Filter
Các trang web độc hại (hoặc ngụy trang) được cải tiến rất đa dạng với
mục đích đánh cắp dữ liệu cá nhân như mật khẩu hay số thẻ tín dụng.
SmartScreen Filter giúp bảo vệ máy tính của người dùng tốt hơn bằng
cách cảnh báo người dùng khi họ đang truy cập các trang web (hoặc tải
các tập tin) không an toàn. SmartScreen Filter hoạt động ở chế độ ngầm
định.
D. Web Accelerators
Đơn giản hóa thao tác xác định vị trí của một địa điểm trên bản đồ bằng
biểu tượng Accelerator. Người dùng có thể cài đặt Accelerators từ các
trang web như Facebook hay bất kỳ trang web nào thường sử dụng.
E. Web Slices
Công cụ giúp người dùng cập nhật những thông tin của những trang web mà họ thường xuyên truy cập.
Xem chi tiết...
B. CẤP ĐỘ ADVANCED
LEVEL 2 - LAB 1: NGĂN CHẶN DÙNG PHẦN MỀM TRÊN WINDOWS 7
I. GIỚI THIỆU
Bài lab triển khai:
Bài lab dùng 01 máy Windows 7 thực hiện các thao tác cấu hình ngăn chặn người dùng sử dụng một số phần mềm.
Các bước thực hiện:
A. Chuẩn bị
1. Kích hoạt user account built-in Administrator & cài Yahoo Messenger
2. Tạo 2 user account – dùng chương trình Yahoo Messenger
B. Dùng Application Locker cấm user dùng Yahoo Messenger
1. Kích hoạt dịch vụ Application Identity
2. Cấu hình ApplicationLocker – Kiểm nghiệm
C. Dùng Software Restriction Policies cấm user dùng chương trình Calculator – Kiểm nghiệm
Xem chi tiết...
LEVEL 2 - LAB 2: WINDOWS 7 FIREWALL
I. GIỚI THIỆU
Bài lab dùng 01 máy Windows 7 thực hiện cấu hình một số tính năng của Windows 7 Firewall
Các bước thực hiện:
A. Khảo sát Windows Firewall Basic Interface
B. Dùng Windows Firewall Advanced Security Snap-in cấm truy cập internet
Xem chi tiết...
LEVEL 2 - LAB 3: WINDOWS 7 BACKUP - RESTORE
I. GIỚI THIỆU
Bài lab dùng 01 máy Windows 7 thực hiện công tác sao lưu và phục hồi dữ liệu
Các bước thực hiện:
A. Cấu hình Reconfiguring a Backup
B. Tạo đĩa phục hồi hệ thống
C. Cấu hình bảo vệ hệ thống
D. Tạo điểm phục hồi
E. Kiểm tra
Xem chi tiết...
LEVEL 2 - LAB 4: CÀI ĐẶT WINDOWS 7 TỰ ĐỘNG
(WINDOWS 7 UNATTENDED SETUP)
I. GIỚI THIỆU
Bài lab thực hiện các bước chuẩn bị và tiến hành cài đặt tự động Windows 7
Các bước thực hiện:
A. CHUẨN BỊ: Thực hiện trên máy Windows 7
1. Cài đặt Windows Automatic Installation Kit (Windows AIK).
2. Dùng Windows AIK tạo unattended setup answer file.
3. Tạo đĩa DVD cài đặt tự động.
B. CẢI ĐẶT TỰ ĐỘNG: Thực hiện trên một máy chưa cài đặt hệ điều hành.
Xem chi tiết...
C. CẤP ĐỘ EXPERT
LEVEL 3 - LAB 1: CÀI ĐẶT WINDOWS 7 TỰ ĐỘNG
QUA MẠNG
I. GIỚI THIỆU
Bài lab thực hiện các bước chuẩn bị và tiến hành cài đặt tự động Windows 7 trên hàng loạt máy mục tiêu.
Để thực hiện bài lab, cần có 03 máy cùng nối vào 01 switch:
- 01 máy Windows Server 2008 R2 đã nâng cấp domain controller
- 01 máy Windows 7
- 01 máy mục tiêu chưa cài đặt hệ điều hành.
- Cấu hình IP của Windows Server 2008 R2:
+ Ip Address: 192.168.1.254
+ Subnet Mask: 255.255.255.0
+ Preferred DNS : 192.168.1.254
Các bước thực hiện:
A. CHUẨN BỊ: Thực hiện trên máy Windows 7
1. Cài đặt Windows Automatic Installation Kit (Windows AIK).
2. Dùng Windows AIK tạo unattended setup answer file.
3. Tạo đĩa DVD cài đặt tự động.
B. CẤU HÌNH WINDOWS DEPLOYMENT SERVICES SERVER: Thực hiện trên DC
1. Cài đặt & cấu hình DHCP server
2. Cài đặt Windows Deployment Services server
3. Cấu hình Windows Deployment Services server
4. Cấu hình các image
5. Bổ sung cấu hình install image & cấu hình server
C. CÀI ĐẶT TỰ ĐỘNG QUA MẠNG: Thực hiện tại PC mục tiêu
Xem chi tiết...
LEVEL 3 - LAB 2: BRANCHCACHE
I. GIỚI THIỆU
Đối với một hê thống mạng công ty có nhiều chi nhánh, các user tại văn
phòng chi nhánh thường xuyên truy cập dữ liệu đến các Server tại trụ sở
chính thông qua đường truyền WAN. Khi số lượng truy cập quá nhiều trong
cùng thời điểm thì dẫn đến tốc độ truy cập chậm hoặc truy cập thất bại.
BranchCache được phát triển nhằm giải quyết vấn đề nêu trên.
BranchCache là 1 tính năng mới trong Windows Server 2008 R2 và Windows
7, có chức năng giảm thiểu lưu lượng truy cập file, lưu lượng truy cập
website hoặc tăng tốc độ truy cập của các ứng dụng thông qua đường
truyền WAN khi người dùng tại chi nhánh truy cập đến server tại văn
phòng chính.
Bài lab này trình bày cách triển khai Branch Cache theo mô hình Distributed Cache
Các bước thực hiện:
A. CẤU HÌNH SERVER WINDOWS SERVER 2008 R2
1. Add feature Branch Cache
2. Cấu hình File server hỗ trợ Branch cache
3. Dùng policy để cấu hình BranchCache server
4. Cấu hình BranchCache trên shared folder
B. CẤU HÌNH BRANCHCACHE TRÊN CLIENT WINDOWS 7
C. KIỂM NGHIỆM: Client chép dữ liệu & giám sát tại Server
1. Cấu hình monitor counter tại server
2. Client chép dữ liệu và giám sát tại server
Xem chi tiết...
LEVEL 3 - LAB 3: VPN RECONNECT
I. GIỚI THIỆU
VPN Reconnect là một tính năng kết nối VPN mới được phát triển trên Windows 7 và Windows Server 2008 R2.
Thông thường khi thực hiện kết nối VPN qua internet, nếu vì một lý do
nào đó mà kết nối internet bị gián đoạn thì kết nối VPN sẽ chấm dứt và
ngưới dùng buộc phải kích hoạt lại kết nối VPN.
Kết nối VPN reconnect từ client Windows 7 đến server Windows Server
2008 R2 có khả năng tự động tái kết nối ngay lập tức mà không cần bất
cứ sự can thiệp nào từ người dùng
Các bước thực hiện:
A. CẤU HÌNH SERVER
1. Xây dựng Enterprise Root Certification Authority
2. Chuẩn bị certificate template để cấp cho VPN server
3. Cấu hình certificate cho VPN server
4. Export certificate của Certification Authority
5. Tạo user account & cấp quyền kết nối VPN
6. Cấu hình VPN server
Xem chi tiết...
|
-
Tiếp nối sau thành công của Exchange Server 2007, ngày 14/04/2009
vừa qua, Microsoft đã chính thức giới thiệu phiên bản thử
nghiệm Exchange Server 2010 dành cho doanh nghiệp. Phiên bản mới này
giúp bạn đơn giản hóa công việc quản lý, bảo vệ thông tin liên lạc và
đặc biệt đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong việc đồng bộ hóa các
thiết bị di động. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn “Tổng Quan về Exchange Server 2010” – Sản phẩm Mail Server mới nhất dành cho doanh nghiệp của Microsoft
A- Bảo vệ và tuân thủ các chính sách e-mail
Hiện nay, việc quản lý e-mail tuân thủ theo chính sách của
doanh nghiệp đã trở thành 1 thách thức lớn. Vấn đề ở chỗ khi dung lượng
mail của user lớn hơn dung lượng hộp thư cho phép, user thường di
chuyển các thư này sang LAPTOP hoặc PC khác dưới dạng file PST. Điều
này gây khó khăn cho việc quản lý cũng như tìm kiếm mail. Exchange
Server 2010 đã đưa ra 1 tính năng mới, tích hợp khả năng lưu trữ và duy
trì email trực tiếp.
Bên cạnh đó, việc bảo mật thông tin cho các email vô cùng quan
trọng. Mặc dù bạn đã nỗ lực hết sức(dựng firewall, cài đặt các chương
trình virus…), nhưng các user trong quá trình gửi và nhận mail vô tình
để lộ những thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp ra bên ngoài. Như vậy,
có cách nào để ngăn chặn những người dùng trái phép đọc những thông tin
nhạy cảm đó???
Exchange 2010 sẽ giúp bạn làm công việc đó một cách dễ dàng thông qua tính năng Rights Management Rules. Đây là trung tâm kiểm soát giúp bạn quản lý, mã hóa và ngăn chặn email
một cách hiệu quả. Bạn có thể tự động thực thi chức năng kiểm soát hoặc
để người dùng tự thiết lập chế độ bảo vệ dữ liệu riêng của họ
Bên cạnh đó, Exchange Server 2010 còn ngăn chặn các mail spam, lọc mail và ngăn chặn các phần mềm gián điệp thông qua sản phẩm Microsoft Forefront Security for Exchange Server
B- Truy cập ở bất cứ mọi nơi
Mức độ thành công trong công việc tùy thuộc vào năng suất và
hiệu quả làm việc của user thông qua các giải pháp công nghệ mà bạn
triển khai. Exchange Server 2010 giúp cho user của bạn làm việc hiệu
quả hơn bằng cách cho phép họ tự do truy cập an toàn vào tất cả các
thông tin liên lạc của họ như: e-mail, thư thoại, tin nhắn… từ bất kỳ
hệ điều hành, trình duyệt Web hoặc thiết bị di động thông qua các chuẩn
giao thức công nghiệp.
Exchange Server 2010 tích hợp thêm chức năng cho xem thông tin của
mail theo dạng chủ đề xuyên suốt các hộp thư, điều này giúp các user
thuận tiện rất nhiều trong công việc. Ngoài ra, bạn còn có thể gỡ bỏ 1
ai đó ra khỏi các cuộc trao đổi dễ dàng chỉ với 1 cú click chuột
Một tính năng nổi trội trong Exchange 2010 phải kế đến là Voice
Mail. Trong Exchange Server 2010, người dùng có thể nhận voice mail
trực tiếp ngay trong Inbox, xử lý các voice mail như e-mail trên
Microsoft Outlook hoặc Oultook Web Access. Khi bạn nhận được voice
mail, tính năng “speech to text” trong Exchange Server 2010
ngay lập tức sẽ tự động hiển thị dưới dạng văn bản, user có thể đọc
trực tiếp nội dung kèm theo việc nghe lại voice mail (chỉ áp dụng đối
với ngông ngữ English)
Ngoài ra, hiểu được nhu cầu nhắn tin (SMS), chat và email giữa các
user, Exchange Server 2010 đã tích hợp các chức năng trên vào 1 chỗ,
rất thuận tiện cho người dùng. Chỉ cần mở Microsoft Outlook, bạn hoàn
toàn có thể nhắn tin, chat hoặc thậm chí là gọi điện di động đến các
thành viên trong công ty.
C- Linh hoạt và khả năng lưu trữ, phục hồi dữ liệu
Exchange Server 2010 mang lại sự linh động cho doanh nghiệp,
giúp cho hệ thống Mail Server của bạn hoạt động liên tục dù trong bất
kỳ hoàn cảnh nào. Đáng lưu ý nhất là việc lưu trữ trên Exchange nay đã
có thêm tùy chọn mới JBOD bao gồm ổ cứng SATA và đĩa RAID, giúp lưu trữ
các mailbox database lớn với chi phí thấp nhất
Tính năng Continous Replication đã được triển
khai trên Exchange Server 2007, trong phiên bản Exchange Server 2010 đã
được cải thiện rất nhiều với khả năng khôi phục dữ liệu một cách nhanh
chóng, và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các datacenter. Ngoài ra Exchange
Server 2010 còn có thêm tính năng Online Mailbox Moves,
cho phép Admin có thể di chuyển các mailbox giữa các database mà không
cần thiết lập chế độ Offline. User vẫn có thể kết nối đến mailbox của
họ, gửi và nhận mail bình thường trong khi mailbox di chuyển sang một
nơi khác.
Mời các bạn tiếp tục đón đọc bộ bài ”TRIỂN KHAI EXCHANGE SERVER 2010 CHO MÔ HÌNH MẠNG DOANH NGHIỆP”
|
-
I. Giới thiệu:
Ở các phần trước, tôi đã giới
thiệu với các bạn bằng cách triển khai Workflow bằng
Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Nhưng chúng ta chỉ dừng
lại ở các workflow có sẵn như: Approval Workflow,
Collect Feedback Workflow, Collect Signature Workflow… Vậy có cách nào tự
tạo 1 Workflow cho riêng mình hay không? Trong phần tiếp theo
của loạt bài viết về Workflow dành cho Sharepoint,
chúng tôi sẽ tiếp tục giới thiệu với các bạn
cách triển khai Workflow bằng Sharepoint Designer 2007 thông qua mô
hình thực tế.
Bài lab bao gồm các bước:
1. Khởi tạo 1 Workflow mới
trong Sharepoint Designer
2. Xây dựng Initiation Form trước
khi chạy Workflow
3. Tạo Workflow Step
4. Kiểm tra Workflow
II. Chuẩn bị:
- Cài đặt Microsoft Office Sharepoint Designer
2007
- Tạo Sharepoint Site: http://server:55555
- Cấu hình Incoming Email và Outgoing
Email hoàn chỉnh
III. Thực hiện:
Chúng ta sẽ từng bước thực
hiện Workflow theo như mô hình bên dưới
1. Mr Hiếu – Marketing Manager sẽ tạo
ra 1 bản nháp kế hoạch marketing cho sản phẩm mới
2. Sau đó Mr Hiếu sẽ gửi bản
nháp này cho Mr Nam – Product Manager xem xét chi tiết và thông tin cụ
thể để marketing cho sản phẩm
3. Sau khi Mr Nam chấp nhận bản kế
hoạch này thì 2 việc sau sẽ xảy ra cùng lúc:
a. 1 thông báo sẽ được gửi tới
cho Mr Trọng – Advertising Agency bao gồm thông tin chi tiết
về sản phẩm mới và Mr Trọng sẽ dự trù
ngân sách để thực hiện chiến lược này
b. 1 thông báo sẽ được gửi tới
cho Mr Hoàng – Manufactoring Coordiantor, Mr Hoang sẽ confirm lại
xem ngày launch sản phẩm có phù hợp hay không? Có kịp
tiến độ hay không? Nên tăng thêm thời gian hay giảm
bớt thời gian
4. Sau khi các bước trên đã hoàn tất
thì 1 bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ được
gửi tới cho Mr Huệ - Marketing Director xem xét và quyết
định có “launch” chương trình này hay không
Bây giờ chúng ta sẽ bắt đầu
đi vào từng bước để thực hiện
Workflow
1. Khởi tạo 1 Workflow mới
trong Sharepoint Designer
- Mở Sharepoint Designer 2007, vào menu File,
chọn Open Site…
- Nhập vào tên Site ở mục Site Name.
VD: http://server:55555
- Nhập vào username và password để mở
Site
- Sau khi Site được mở ra, vào menu
File, chọn New, sau đó chọn Workflow…
- Màn hình Define your new worklfow, ở ô Give
a name to this workflow, bạn đặt tên cho Workflow của
mình, ví dụ: Product Marketing Plan.
+ Ở mục What SharePoint list should this
workflow be attached to?, bạn chọn Document Library mà bạn
muốn triển khai Workflow, ở đây tôi chọn Shared
Document
+ Ở mục Select workflow start options for
items in Sharepoint Documents, đánh dấu check vào ô Allow
this workflow to be manually started from an item
+ Ở phía bên dưới, chọn Initiation…
để bắt đầu tạo Initiation Form
2. Xây dựng Initiation Form trước
khi chạy Workflow
Trước khi Workflow chạy, Marketing
Manager cần phải cung cấp 1 số thông tin như sau:
- Product Name: tên
sản phẩm mà trong kế hoạch Marketing đề cập
tới
- Subsidiary: tên
chi nhánh công ty làm ra sản phẩm (ví dụ, Chi nhánh HOCHIMINH
hoặc chi nhánh HANOI)
- Budget: Ngân sách để
thực hiện sản phẩm này
- Launch Date:
Ngày công bố sản phẩm
a. Tạo Product Name Field:
- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn
Add…
- Màn hình Add Field, mục Field Name,
bạn đặt tên là Product Name. Mục Information type,
chọn kiểu dữ liệu là Single line of text. Sau
đó nhấn Next
- Mục Default Value, bạn để
trắng. Sau đó nhấn Finish
b. Tạo Subsidiary Field:
- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn
Add…
- Màn hình Add Field, mục Field Name,
bạn đặt tên là Subsidiary. Mục Information
type, chọn kiểu dữ liệu là Choice (menu to
choose from). Sau đó nhấn Next
- Ở mục Choice, bạn nhập
vào 2 giá trị để chọn lựa. Ví dụ: Công Ty
Msopenlab có 2 chi nhánh HOCHIMINH và HANOI. Mục Display as, chọn
Drop-down menu. Sau đó bạn nhấn Finish
c. Tạo Budget Field:
- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn
Add…
- Màn hình Add Field, mục Field Name,
bạn đặt tên Budget. Mục Information type,
chọn kiểu dữ liệu là Number. Sau đó nhấn
Next
- Ở mục Default value, bạn
để giá trị: 0. Sau đó nhấn Finish
d. Tạo Budget Field:
- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn
Add…
- Màn hình Add Field, mục Field Name,
bạn đặt tên Launch Date. Mục Information type,
chọn kiểu dữ liệu là Date and Time. Sau đó
nhấn Next
- Chọn giá trị Blank Default Value. Ở
mục Display Format, chọn định dạng Date
Only. Sau đó nhấn Finish
- Cuối cùng, sau khi tạo xong, bạn sẽ
được 4 Field bao gồm: Product Name, Subsidiary,
Budget và Launch Date. Sau đó nhấn OK
3. Tạo các Workflow Step:
Trong bài lab này, chúng ta cần tạo 3 step:
* Product Manager
* Notification (thông báo đến cho Advertising
và Manufactory)
* Marketing Director
a. Step 1: Product Manager
- Quay trở lại màn hình Define Your New
Workflow, nhấn Next
- Ở mục Step Name, đặt tên
là Product Manager. Bên dưới bạn nhấn vào biểu
tượng Conditions, chọn Compare any Datasource
- Nhấn vào giá trị value đầu tiên
- Màn hình Define Workflow Lookup, ở mục
Source, chọn Workflow Data. Mục Field, chọn
Intiation: Subsidiary, sau đó nhấn OK
- Nhấn vào giá trị value thứ hai, chọn
vào biểu tượng “…”
- Sau đó bạn nhập lại giá trị
mà bạn đã tạo ở Initiation Subsidiary. Ví dụ:
MSOPENLAB Ltd. (HOCHIMINH). Sau đó nhấn OK
- Tiếp theo bạn nhấn vào biểu
tượng Actions, chọn Send an Email
- Nhấn chọn vào Email this message
- Bạn còn nhớ ở những phần
trước, khi bạn triển khai workflow. Một email sẽ
tự động gửi tới cho user, bây giờ bạn
có thể tùy chỉnh cho email đó (thậm chí là việt
hóa). Những phần được đóng khung màu đỏ,
bạn có thể điền vào bằng cách “Add Lookup to
Body”
[%Initiation: Product Name%]
Source Data: Workflow Data
Field: Initiation: Product Name
[%Shared Documents:Encoded Absolute URL%]
Source Data: Current Item
Field: Encoded Absolute URL
[%Shared Documents:Modified By%]
Source Data: Current Item
Field: Modified By
Sau đó nhấn OK
- Quay trở lại màn hình Step 1, nhấn
vào biểu tượng Actions, chọn More Actions…
- Ở mục Select a Category, chọn All
Actions. Bên dưới Choose an Action, chọn Assign
a To-do item. Sau đó nhấn Add
- Nhấn chuột vào a to do item. Trong cửa
sổ Custom Task Wizard ở khung Name, đạt
tên là Review Plan, bên dưới mục Description, nhập
vào thông tin mô tả cho Task này. Sau đó nhấn Finish
- Nhấn chọn vào these users, sau
đó add user DONG PHUONG NAM vào
- Như vậy chúng ta đã gần như
tạo xong Step1. Gửi mail đến cho Product
Manager. Nhưng đó là đối với trường hợp
người triển khai Workflow chọn chi nhánh MSOPENLAB Ltd
(HOCHIMINH). Vậy lỡ như họ chọn chi nhánh ở
HANOI thì sao? Như vậy, chúng ta sẽ tạo thêm 1 Actions nữa
cho trường hợp thứ 2, khi user chọn chi nhánh ở
HANOI, thì 1 email sẽ gửi tới cho Product Manager ở
HANOI. Quay trở lại màn hình Step 1, nhấn vào đường
link Add Else If Conditional Branch
- Nhấn vào biểu tượng Actions,
chọn Send an Email
- Nhập vào địa chỉ email của
Product Manager ở chi nhánh HANOI và nhập vào nội dung
- Tương tự, bạn cũng gán Assign
a To-do Item cho user này
b. Step 2: Notification
- Ở phía bên phải, chọn Add
Workflows Step
- Ở mục Step Name, đặt tên
là Notification. Bên dưới bạn nhấn vào biểu
tượng Actions, chọn Send an email
- Tiếp tục nhấn vào biểu tượng
Actions, chọn Send an email thêm lần nữa
- Nhấn vào biểu tượng hình
mũi tên ngay mục Conditions, chọn Run All Actions in
Parallel. Bạn sẽ thấy ở mục Actions,
chữ “end” sẽ được đổi thành “and”
- Nhấn vào chữ this message ở
email 1, điền nội dung email, sau đó nhấn OK
- Tương tự bạn cũng làm cho
email thứ 2
- Nhấn chuột vào biểu tượng Actions,
chọn Assign a To-Do Item
- Sau đó bạn lại tiếp tục nhấn
chuột vào biểu tượng Actions, chọn Assign
a To-Do Item thêm lần nữa
- Lần lượt tạo các to do item
và gán cho các user tương ứng
c. Step 3: Marketing Director
- Tạo thêm 1 Workflow Step, đặt tên là: Marketing
Director
- Ở mục Actions, chọn Send an
Email, sau đó bạn add thêm Assign a To-do item. Set
parallel cho 2 hành động này xảy ra cùng lúc.
- Cuối cùng bạn nhấn Finish. Quá
trình xây dựng, đóng gói Workflow hoàn tất
4. Kiểm tra Workflow:
- Log on user HIEU DAO DUY, upload Document vào Shared
Document. Chuột phải vào file văn bản, chọn Workflows
- Lúc này bạn sẽ thấy Workflow “Product
Marketing Plan” mà bạn đã tạo trong Sharepoint Designer. Nhấn
chọn vào workflow “Product Marketing Plan”
- Lần lượt nhập vào tên sản
phẩm, tên chi nhánh công ty, ngân sách, và ngày chạy sản phẩm.
Sau đó nhấn Start
- Lúc này theo đúng tiến trình của
Workflow, user DONG PHUONG NAM sẽ nhận được 1 email
- Khi user DONG PHUONG NAM truy cập vào Task trên
Sharepoint, sẽ có 1 To-do Item (do bạn đã tạo trong Sharepoint
Designer)
- Khi user DONG PHUONG NAM xem và duyệt qua tài liệu
này xong, chỉ việc nhấn Complete Task
- Và Workflow cứ tiếp tục diễn ra
cho đến khi user TRAN VAN HUE- Marketing Director quyết định
sản phẩm có đạt hay không.
|
-
I. Giới thiệu:
Bạn là
trưởng phòng của 1 công ty ABC. Sắp tới đây,
công ty của bạn sẽ có 1 hội nghị khách hàng
thường niên hằng năm và bạn phải lên kế
hoạch thu chi cho hội nghị. Sau đó bạn phải
in bảng thu chi đó ra và đi đến từng phòng
đưa cho các sếp ký. Có cách nào đơn giản
hơn không?
Thay vì phải
đi đến gõ cửa từng phòng để xin chữ
ký, tại sao bạn không dùng đến Collect Signature
Workflow ? Workflow này sẽ giúp bạn thu thập toàn bộ chữ
ký điện tử của các nhân viên mà bạn yêu cầu.
Trong phần 3 của loạt bài viết này, tôi sẽ giới
thiệu với các bạn cách “Ứng dụng Collect
Signature Workflow vào Document Library”
Phần
3 bao gồm các bước:
1. Tìm hiểu
về Collect Signature Workflow
2. Cấu
hình Collect Signature Workflow
3. Kiểm
tra Collect Signature Workflow
II. Chuẩn
bị:
- Hoàn tất
khâu chuẩn bị như phần 1
- Cài đặt
Enterprise CA + xin CA cho từng user (xem chi tiết ở đây)
+ CA của
user TRONG MANH NGUYEN:
+ CA của
user HOANG THUY TRAN:
+ CA của
user HUE TRAN VAN:
- Tạo mới
Document Library: Event’s Plan trong Sharepoint. Mở Sharepoint
Site, ở phía bên trái chọn Documents
- Trong màn
hình All Site Content, chọn Create
- Phía
dưới mục Library, chọn Document Library
- Đặt
tên là Event’s Plan, sau đó nhấn Create để
tạo mới
- Chuẩn
bị 1 file excel, ví dụ: seminar_plan(150509).xlsx. Upload
file này lên Document Library Event’s Plan
III. Thực
hiện:
1. Tìm hiểu
về Collect Signature Workflow
 Như đã trình bày ở phần giới
thiệu, Collect Signature Workflow sẽ thu thập toàn bộ các
chữ ký điện tử của các nhân viên mà bạn yêu
cầu. Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký
điện tử là loại chữ ký mà mọi người
có thể add vào 1 file. Nó giống như bạn dùng cây bút ký
tên lên 1 tờ giấy, thì thay vì vậy, bạn sẽ ký lên
file điện tử bằng cách gõ vào. Đi kèm theo với
chữ ký điện tử là 1 digital certificate. Chữ ký
điện tử phải khớp với digital certificate,
nó dùng để chứng minh chữ ký của người
ký vào là thật. Nếu tên trên chữ ký khác với digital certificate
thì khi bạn ký vào sẽ bị báo là không hợp lệ.
2. Cấu
hình Collect Signature Workflow
- Log on user
TRONG MANH NGUYEN, mở Sharepoint Site, nhấn chuột
vào file seminar_plan(150509), chọn Edit In Microsoft Office
Excel
- Hộp
thoại Windows Internet Explorer cảnh báo, bạn nhấn
OK
- Đặt
trỏ chuột phía dưới chữ Tổng Cộng,
vào menu Insert, chọn biểu tượng Signature
Line
-Trong hộp
thoại Signature Setup, điền vào các mục sau:
+
Suggested signer:
Họ tên người bạn muốn yêu cầu ký tên
+
Suggested signer’s title:
Chức vụ của người đó
+ Suggested
signer’s email address:
Địa chỉ email của người đó
Sau khi
điền xong bạn nhấn OK
- Tiếp
tục, Mr Trong cũng cần 2 ông sếp nữa phải
ký tên vào văn bản này là Mr Hue và Mr Hoang. Phía
dưới khung chữ ký dành cho Mr Trong, vào menu Insert,
chọn Signature Line
- Nhập
vào thông tin của Mr Hoang, nhấn OK
-
Tương tự bạn insert thêm signature cho Mr Hue
- Lúc này bạn
đã có 3 khung dành cho 3 chữ ký
- Double
click vào ô dành cho MR Trong, nhập vào họ tên giống
như trên CA được cấp phát, sau đó nhấn Sign
- Sau khi ký
xong thì file seminar_plan(150509) sẽ có thuộc tính Read
Only.
- Nhấn
chuột vào biểu tượng Office ở bên góc trái  , chọn Workflows. Ở
mục Collect Signatues, nhấn Start để bắt
đầu khởi động Collect Signature Workflow
- Trong màn
hình Suggested Signer, lần lượt nhấn vào biểu
tượng Check Names, sau đó nhấn Start
- Quay trở lại Sharepoint
Site, lúc này sẽ xuất
hiện thêm cột “Collect Signature” và Status là “In
Progress”
3. Kiểm
tra Collect Signature Workflow
- Log on user HOANG THUY TRAN, mở Microsoft Outlook 2007, 1 email
đã được gửi tới cho Mr Hoang. Nhấn vào
chữ “here”
- Trong trang
Tasks: This document requires your signature, chọn file seminar_plan(150509)
- Trên khung Workflow
Task, nhấn chọn Sign…
- Nhập
vào họ tên giống như trên CA được cấp
phát: HOANG THUY TRAN, sau đó nhấn Sign
- Tương tự, log on user HUE TRAN VAN, và sign in
vào file văn bản
- Sau khi
user HUE TRAN VAN ký xong thì Workflow xem như hoàn tất. Log
on user TRONG MANH NGUYEN, mở Sharepoint Site, vào Document
Library Event’s Plan chọn Completed
- Những thông tin về
Workflow sẽ xuất hiện
+ Mục
Workflow Information:
cho biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào
thời điểm nào?)
+ Mục Tasks: cho biết ai
được chỉ định review file này, và tình
trạng Completed hay Rejected
+ Mục
Workflow History:
cho biết thông tin góp ý của những người
được yêu cầu ký tên trên file
|
-
I. Giới thiệu:
Bạn có
1 policy mới dành cho công ty, bạn muốn tất cả
các nhân viên cùng đóng góp ý kiến về policy này trước
khi nó có hiệu lực chính thức. Bạn sẽ gửi
mail cho các nhân viên, đính kèm theo file policy. Sau đó, các nhân
viên sẽ gửi lại feedback cho bạn. Nhưng làm thế
nào để bạn tổng hợp lại các feedback đó
vì mỗi nhân viên sẽ reply lại 1 email ? Làm sao để
bạn có thể biết được các nhân viên không copy
các feedback của nhau? Rắc rối quá phải không?
Collect
Feedback Workflow hoàn toàn có thể giúp bạn làm được
việc đó. Workflow này sẽ giúp bạn gửi mail đến
cho các nhân viên và cho phép các nhân viên có thể chỉnh sửa
và đóng góp ý kiến trực tiếp ngay trên file. Như vậy
mọi thứ đều ở 1 chỗ, rất tiện lợi.
Trong phần 2 này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn
cách “Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library”
Phần
2 bao gồm các bước:
1. Tìm hiểu
Collect Feedback Workflow
2. Cấu
hình Collect Feedback Worklfow
3. Kiểm
tra Collect Feedback Workflow
II. Chuẩn
bị:
- Hoàn tất
khâu chuẩn bị như ở phần 1
- Chuẩn
bị sẵn 1 file văn bản, qua tab Review, nhấn
vào biểu tượng Track Changes (khi người khác
chỉnh sửa file này sẽ tự thay đổi màu sắc
chữ). Sau đó bạn Save file này lại, ở bài
lab này tôi đặt tên là introduce_ms.docx
- Truy cập
vào Sharepoint Site, upload file introduce_ms.docx lên Shared
Document
III. Thực
hiện:
1. Tìm hiểu
Collect Feedback Workflow:
Collect
Feedback Workflow thu thập tất cả các thông tin phản hồi
của 1 file văn bản cho bạn. Khi bạn khởi
động Collect Feedback Workflow thì trình tự sau sẽ diển
ra:
1. Workflow sẽ
gửi mail đến những người mà bạn chỉ
định trong mục Approver.
2. Sau khi
đọc xong mail, những người mà bạn chỉ
định sẽ click vào đường link (có trong lá
mail). File văn bản sẽ được mở ra và họ
có thể đóng góp feedback cho file cũng như thêm/xóa nội
dung.
Sau khi Workflow
hoàn tất, bạn chỉ việc mở file đó ra và có
thể tổng hợp các feedback của mọi người.
Nhờ vào Collect Feedback Workflow, bạn dễ dàng biết
được ai đã cung cấp feedback và ai không cung cấp
feedback cho bạn. Tránh được tình trạng copy
feedback lẫn nhau.
Lưu
ý: Cơ
chế hoạt động của Collect Feedback Workflow khác với
Approval Workflow, Approval Workflow đi theo cơ chế route
document (người này nhận mail, hoàn tất xong mới tới
người kế tiếp nhận mail). Còn Collect Feedback
Workflow gửi đến cho tất cả mọi người
do bạn chỉ định
2. Cấu
hình Collect Feedback Worklfow:
- Chuột
phải vào file introduce_ms.docx, chọn Workflows
- Bên dưới
mục Start a new workflow, chọn Collect Feedback
- Chú ý các mục sau đây:
+ Approvers: tên những người mà
bạn muốn họ xem và chỉnh sửa nội dụng
cho file của bạn. Ở đây tôi cần 2 ông sếp
của tôi xem nên tôi add lần lượt 2 user: HUE TRAN VAN,
HOANG THUY TRAN, HIEU DAO DUY
+ Type a message to
include with your request: Nhập
vào nội dung bạn yêu cầu
+ Due date: thời hạn cuối
để review file. Sharepoint sẽ gửi thư nhắc
nhở
Cuối cùng bạn nhấn Start để khởi
động Workflow
- Lúc này sẽ
xuất hiện thêm cột “Collect Feedback” và Status là “In
Progress”
3. Kiểm
tra Collect Feedback Workflow
- Log on user
HIEU DAO DUY, mở Microsoft Outlook 2007, 1 email đã
được gửi tới cho Mr Hieu. Nhấn vào chữ
“here”
- Trong trang Tasks: Please
review file introduce_ms, chọn file introduce_ms
- File tài liệu
được mở ra, chú ý bạn sẽ thấy có 2 tùy
chọn:
+ Edit
Document: Chỉnh
sửa lại file văn bản
+ Edit
this task: Feedback cho file văn bản
Ở
đây, Mr Hieu muốn chỉnh sửa lại nội dung nên
anh ấy chọn “Edit Document”
- Khi Mr Hieu
chỉnh sửa file văn bản này, thì tự động
những thao tác của Mr Hieu sẽ được chuyển
sang màu khác( thêm hoặc xóa chữ). Sau khi chỉnh sửa xong, Mr Hieu Save lại
và nhấn Edit this task…
- Tiếp
theo hộp thoại Please review sẽ hiện ra, Mr
Hieu sẽ đưa ra góp ý của mình, sau đó nhấn Send
Feedback
Lưu
ý: Nếu
Mr Hieu không nhấn “Edit this task” thì Workflow này sẽ
không hoàn thành
-
Tương tự, log on user HOANG THUY TRAN, mở Microsoft
Outlook 2007, một email thông báo cũng sẽ được
gửi tới cho Mr Hoang
- Mr Hoang cũng chọn Edit Document, và chỉnh sửa
nội dung (thao tác của Mr Hoang chuyển sang màu xanh)
- Sau khi chỉnh sửa xong, Mr Hoang Save văn bản lại
và nhấn Edit this task. Trong hộp thoại Please
review, Mr Hoang cũng đưa ra ý kiến của mình và
nhấn Send Feedback
- Như vậy,
đến đây Collect Feedback Workflow đã hoàn thành.
Truy cập vào Sharepoint Site, vào Shared Document , mở
file introduce_ms
- Rê chuột
vào những dòng chữ thay đổi, sẽ cho bạn biết
user nào đã chỉnh sửa văn bản, chỉnh sửa
vào thời gian nào
- Nếu bạn
đồng ý với việc chỉnh sửa này, chuột
phải vào đoạn văn bản, chọn Accept Change
- Ngược lại, nếu không đồng ý thì bạn
chọn Reject Change
- Cuối
cùng sau khi tổng hợp ý kiến và thay đổi nội
dung cần thiết, bạn có 1 file hoàn chỉnh
- Quay trở
lại Sharepoint Site, mục Shared Document, nhấn
vào chữ Completed
- Những
thông tin về Workflow sẽ xuất hiện
+ Mục Workflow
Information: cho
biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào
thời điểm nào?)
+ Mục Tasks: cho biết ai
được chỉ định review file này, và tình
trạng Completed hay Rejected
+ Mục Workflow
History: cho
biết thông tin góp ý của những người
được yêu cầu xem file
-- Hết phần 2 --
|
-
I. Giới
thiệu:
Bạn sẽ
giải quyết tình huống này thế nào ? Bạn đang
có một file tài liệu và bạn cần 1 số người
xem và góp ý tài liệu đó cho bạn. Vì thế, bạn quyết
định in file đó ra, đưa cho mọi người
tham khảo. Nhưng sau đó ngày qua ngày, bạn không thể
nhớ bạn đã đưa tài liệu cho ai và ai đã
góp ý cũng như chưa góp ý cho tài liệu của bạn?
Cách tốt nhất để giải quyết tình huống
này là dùng những Workflow có sẵn trên Microsoft Office Sharepoint
Server 2007. Mở đầu cho loạt bài viết về
Workflow “ỨNG DỤNG WORKFLOW
CHO DOANH NGHIỆP”, trong phần 1 này tôi sẽ hướng
dẫn bạn “Ứng dụng
Approval Workflow vào Document Library”
Phần
1 bao gồm các bước:
1. Định nghĩa về Workflow
2. Tìm hiểu
về Approval Workflow
3. Cấu
hình Incoming E-mail và Outgoing E-mail cho Sharepoint Site
4. Cấu
hình Approval Workflow cho Document Library
5. Kiểm
tra Approval Workflow
II. Chuẩn
bị:
1. Xây dựng
Mail Server – Exchange Server 2007 trên nền Windows Server 2008 (tham khảo
tại đây)
2. Tạo
các mailbox user: HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, TRONG MANH NGUYEN, và
HIEU DAO DUY
3. Mở Sharepoint
Central Administrator, tạo Web Application và Sharepoint
Site: http://server:19138
- Vào menu Site Actions, chọn Site Settings. Chọn Advanced
Permission
- Tạo group VIP và phân quyền Full Control, sau
đó nhấn Create
- Sau đó add lần lượt 3 user : HUE TRAN VAN, HOANG THUY
TRAN, và HIEU DAO DUY vào group VIP, nhấn OK
III. Thực hiện:
1. Tìm hiểu về Workflow
Trước khi thực hành bài lab này, chúng ta cần phải
hiểu Workflow là gì? Trong môi trường Sharepoint Document
Library, workflow là một tiến trình tự động, nó
cho phép mọi người có thể xem xét, duyệt lại
1 file văn bản. Ví dụ, bạn có 1 file văn bản
và muốn mọi người góp ý, thì bạn chỉ cần
start workflow trên file đó. Sau đó chỉ cần ngồi
yên một chỗ, tất cả mọi người trong
công ty do bạn chỉ định sẽ nhận được
một thông báo yêu cầu xem file. Nếu họ quên, Sharepoint
sẽ gửi email nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi
người đóng góp ý kiến cho file đó xong, sẽ có
1 report dầy đủ về tất cả những góp ý,
những người đã xem file.
Vậy những
người góp ý sẽ làm gì khi xem file đó. Nó phụ thuộc
vào loại Workflow mà bạn chọn. Khi bạn uploads 1 file
văn bản lên Document Library, có 7 loại Workflow có sẵn
mà bạn có thể lựa chọn:
a.
Approval Workflow:
Workflow này sẽ yêu cầu tất cả mọi người
chấp nhận file văn bản. Ví dụ: bạn có 1 file
Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho buổi hội thảo
sắp tới, bạn cần thông qua ý kiến của các sếp
về file này trước khi hội thảo diễn ra.
Approval Workflow là lựa chọn tối ưu nhất trong
trường hợp này.
b.
Collect Feedback Workflow:
Workflow này sẽ thu thập tất cả các thông tin phản
hồi. Ví dụ: bạn đưa ra 1 chính sách mới cho
công ty, và bạn muốn lấy tất cả ý kiến của
mọi người từ các phòng ban trong công ty. Sau đó, bạn
tổng hợp lại tất cả các ý kiến và
đưa ra phiên bản chính thức. Lưu ý: Workflow này cho
phép người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp
trên file văn bản.
c.
Collect Signature Workflow:
Workflow này thu thập những chữ ký số từ mọi
người . Nên dùng workflow này trong trường hợp bạn
muốn mọi người ký kết vào biên bản hoặc
hợp đồng.
d.
Disposition Approval Workflow:
Workflow này cho phép xử lý những văn bản đã bị
hết. Nó sẽ cho phép bạn chọn lựa: giữ các file
văn bản này lại hoặc xóa đi.
e.
Three States Workflow:
Workflow này được thiết kế để theo dõi
tình trạng của 1 item trong 1 list. Chúng ta thường sử
dụng workflow này trong vei65c theo dõi 1 project task hoặc 1 bảng
kiểm kê tài chính.
Ngoài ra còn
có thêm 2 loại Workflow nữa là Translation Management
Workflow và Group Approval Workflow (hay còn gọi là East
Asian Document Workflow) nhưng 2 loại workflow này rất
ít được sử dụng. Translation Management Workflow
dùng để hỗ trợ quản lý chuyển đổi
những văn bản sang các ngôn ngữ khác, còn Group Approval
Workflow dùng để đóng dấu lên filve văn bản và
chữ ký, phù hợp với văn hóa người Á
Đông.
2. Tìm hiểu
về Approval Workflow
Trong các loại
workflow kể trên thì Aprroval Workflow là đơn giản nhất.
Cho nên trong phần đầu của loạt bài viết
này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn về Approval
Workflow, để sau đó chúng ta có thể đi sâu hơn
về các Workflow phức tạp khác.
Ok, vậy
Aprroval Workflow hoạt động như thế nào? Khi bạn
khởi động workflow từ 1 file trong document library, thì
trình tự như sau sẽ diễn ra:
1. 1 email
sẽ được gửi tới cho người đầu
tiên mà bạn chỉ định trong mục Aprrover.
Sharepoint gọi email này là “task” bởi vì trong email này sẽ
liệt kê những mục cần phải làm trong Workflow.
“Task” này sẽ yêu cầu người đó approve file bằng
cách click vào biểu tượng Approve.
2. Sau khi
người đầu tiên approve xong, người tiếp
theo trong danh sách Approver sẽ nhận được
email, và họ cũng được yêu cầu approve file
3. Cứ
như vậy cho đến người cuối cùng trong
danh sách Approver. Khi người cuối cùng nhấn Approve thì
workflow xem như hoàn tất
* Lưu ý: Điểm đặc biệt
của workflow này là nó đi theo cơ chế route document.
Ví dụ như bạn yêu cầu 3 người: A, B, C
approve 1 file văn bản. Đầu tiên anh A sẽ nhận
được 1 email yêu cầu approve, lúc này sẽ xảy
ra 2 trường hợp:
+ Nếu
anh A approve, thì một email khác sẽ được gửi
tới anh B, cứ tiếp tục như vậy cho
đến người cuối cùng là anh C
+ Nếu
anh A quên không approve, thì chắc chắn anh B và anh C sẽ ko
nhận được bất kỳ email thông báo approve nào.
Cho nên, để đề phòng trường hợp đó,
Sharepoint đưa ra tính năng due date khi bạn cấu
hình workflow để lỡ anh A có quên thì Sharepoint sẽ tự
động gửi mail nhắc nhở.
Workflow này
thích hợp sử dụng cho các phòng ban. Dựa vào tính này
này mà bạn có thể biết 1 hợp đồng hay 1 lá
đơn đang ở phòng ban nào? Như vậy khi đọc
đến đây, bạn đã hiểu được
Approval Workflow là như thế nào rồi. Bây giờ tôi sẽ
đưa ra tình huống và chúng ta từng bước cấu
hình bài lab để giải quyết tình huống này nhé
Mr Trong có
1 file powerpoint, file này anh ấy sẽ trình bày trong buổi hội
thảo sắp tới của công ty. Cho nên, anh ấy upload
file này lên Document Library và đặt tên là TDT_meeting. Nhưng
trước khi diễn ra hội thảo, thì Mr Trong cần
3 ông sếp “duyệt” và cho ý kiến file này, đó là: Mr Hue,
Mr Hoang và Mr Hieu.
Chúng ta bắt
đầu giải quyết vấn đề này nhé
3.. Cấu
hình Incoming E-mail và Outgoing E-mail cho Sharepoint Site
a. Cấu
hình Incoming E-mail:
- Mở Sharepoint
Central Administrator, qua tab Operation, chọn Incoming-Email
Settings
- Ở mục
Incoming E-mail Server Display Address, dòng E-mail Server Display
Address, nhập vào MSOPENLAB.COM , sau đó nhấn OK
b. Cấu
hình Outgoing Email Settings
- Quay lại tab Operation, chọn Outgoing e-mail settings
- Nhập vào các thông số cần thiết, sau đó chọn
OK
2. Cấu
hình Approval Workflow cho Document Library:
- Mở
trang http://server:19138, sau đó nhấn vào link Shared
Documents
- Nhấn
vào biểu tượng Uploads, sau đó bạn Browse
đường dẫn đến file Powerpoint
- Nhấn chuột vào kế bên tên file TDT_MEETING, nhấn
vào mũi tên sổ xuống, chọn Workflows
- Bên dưới mục Start a new workflow, chọn Approval
- Chú ý các mục
sau đây:
+
Approvers: tên những
người mà bạn muốn xem họ xem và góp cho file của
bạn. Ở đây tôi cần 3 ông sếp của tôi xem nên
tôi add lần lượt 3 user: HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, HIEU
DAO DUY
+ Type a
message to include with your request: Nhập
vào nội dung bạn yêu cầu
+ Due
date: thời hạn
cuối để review file. Sharepoint sẽ gửi thư nhắc
nhở
Cuối
cùng bạn nhấn Start để khởi động
Workflow
- Lúc này sẽ
xuất hiện thêm cột “Approval” và Status là “In
Progress”
5. Kiểm tra Approval Workflow:
- Theo lý
thuyết về Approval Workflow ở mục số 2, “1
email sẽ được gửi tới cho người
đầu tiên mà bạn chỉ định trong mục
Aprrover”. Trong mục Approvers, người đâu tiên
tôi nhập vào là Mr HUE TRAN VAN, nên anh ấy sẽ nhận
được email đầu tiên. Log on user HUE TRAN VAN, mở
Microsoft Outlook 2007, 1 email đã được gửi tới
cho Mr Hue
- Sau đó Mr Hue mở email này ra và click vào chữ Click here
(tôi sẽ giải thích với các bạn ở bên dưới
tại sao ko click thẳng vào tên file để mở file này
ra luôn mà lại click vào chữ here ???)
- Khi click vào chữ “here”, hộp thoại đăng nhập
sẽ hiện ra, bạn nhập vào username và password của
user HUE TRAN VAN
- Trong trang Tasks: Please approve file TDT_MEETING, chọn
file TDT_MEETING
- File
Powerpoint sẽ được mở ra, lúc này sẽ xuất
hiện 1 message bar là Workflow Task, nhấn vào chữ Edit
This Task…
* Giải
thích: Nếu
hồi nãy, bạn không nhấn vào chữ “here” mà click thẳng
vào file powerpoint thì sẽ không hiện ra thanh Workflow Task này
đâu. Tại sao lại như vậy? Bởi vì nó chỉ
xuất hiện khi bạn trả tiền bản quyền
1 trong các sản phẩm dưới đây:
+ Microsoft
Office Professional Plus 2007
+ Microsoft
Office Enterprise 2007
+ Microsoft
Office Ultimate 2007
- Tiếp
theo hộp thoại Please approve sẽ hiện ra, Mr Hue
sẽ xem lại slide và đưa ra góp ý của mình, sau
đó nhấn Approve
- Sau khi Mr
Hue nhấn Approve xong, thì một email khác sẽ được
chuyển tiếp đến cho Mr Hoang, cũng với nội
dung tương tự
- Mr Hoang nhận thấy slide này không đẹp và yêu cầu
phải làm lại, nên anh ấy viết comment và chọn Reject
->
Lưu ý: Khi Mr Hoàng chọn Reject thì task của Mr Hoàng vẫn
là complete.
- Và cứ
tiếp tục như vậy, sau khi Mr Hoàng approve xong sẽ
chuyển đến cho người cuối cùng là Mr Hieu
- Khi Mr Hieu
approve thì workflow sẽ hoàn thành. Quay trở lại Sharepoitn
Site, vào mục Shared Documents
- Nhấn
vào chữ “Rejected”, sẽ liệt kê những sự kiện
của workflow này
+ Mục Workflow Information: cho biết thông tin về
Workflow (ai tạo này workflow này, vào thời điểm nào?)
+ Mục
Tasks: cho biết
ai được chỉ định review file này, và tình trạng
Approve hay Reject
+ Mục
Workflow History: cho
biết thông tin góp ý của những người được
yêu cầu xem file
Ngoài file
Powerpoint, bạn còn có thể làm trên các file Office khác như:
Word, Excel, Access,…Cách làm cũng tương tự như ở
trên. Chúc các bạn thành công
-- Hết phần 1 --
|
-
I. Giới thiệu:
Trong phần đầu của loạt bài viết “Xây dựng Document Workflow dành
cho Sharepoint Server 2007”, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo một
workflow đơn giản. Giả sử công ty bạn có 2 document library: “Document
dành cho kế toán” và “Document dành cho sếp”. Nhu cầu đặt ra khi client
upload tài liệu vào “Document dành cho kế toán” thì tài liệu đó đồng
thời cũng được sao chép vào “Document dành cho sếp”. Bạn hoàn toàn có
thể làm được điều đó bằng cách triển khai workflow thông qua Visual
Studio 2008
Phần 1 bao gồm các bước:
1. Tạo mới Visual Studio Solution and Project
2. Vẽ sơ đồ Workflow Logic
3. Viết code cho Workflow
4. Ứng dụng Workflow vào Sharepoint
II. Chuẩn bị:
- Cài đặt Visual Studio 2008 trên Windows Server 2008. Download tại đây
- Tạo Sharepoint Team Site “Demontration Site” và Setup 2 Document Library “ Account Documents” và “Vip Documents”
- Mở trang “Account Documents”, nhấn Upload, chọn Upload Document
- Browse đến file văn bản cần upload, sau đó nhấn OK
- File văn bản đã được upload thành công
Bây giờ chúng ta sẽ triển khai Workflow, sao cho khi client up dữ liệu lên “Account Documents” thì dữ liệu đó sẽ tự động copy đến “Vip Documents”
III. Thực hiện:
1. Tạo mới Visual Studio Solution and Project
- Khởi động Visual Studio 2008, chọn C#. Vào menu File, chọn New Project…
- Mục Project Types: chọn Office 2007, mục Templates: chọn Sharepoint 2007 Sequential Workflow. Ở khung Name: đặt tên là SimpleCopyFileWorkflow, sau đó nhấn OK
- Màn hình New Office Sharepoint Workflow, ở mục Name, giữ nguyên tên như mặc định. Ở mục What local site site do you want to use for debugging?, nhập vào địa chỉ của trang “Demontration site”, sau đó nhấn Next
- Màn hình Select the lists you will use when debugging, bao gồm 3 mục chính:
+ Library or List: liên quan đến Sharepoint Library
hoặc Sharepoint List mà Workflow sẽ triển khai. Lấy ví dụ: bạn muốn
khi Client upload document lên Sharepoint Library “Account Document”
thì sẽ tự động copy thêm 1 bản qua “Vip Documents” thì ở đây bạn chọn
là “Account Documents”. Mục này vô cùng quan trọng trong quá trình phát
triển workflow.
+ History List: lưu trữ các sự kiện liên quan đến
workflow. Bạn có thể dùng Reporting Services, export ra file Excel
hoặc dùng Access Report để xem các sự kiện này.
+ Task List: lưu trữ các dữ liệu Workflow Task như Task done (%), task trong Outlook…
Sau khi chọn xong, nhấn Next
- Màn hình You can specify the conditions for how your workflow is started, đánh dấu chọn vào 2 mục : Manually by users và When an item is created. Sau đó nhấn Finish
* Các file Projects quan trọng:
a. Feature.xml: Đây là file dùng để định nghĩa
tính năng và vị trí của các assemblies, files, hoặc các thuộc tính mà
hỗ trợ cho tính năng đó. Khi bạn triển khai Workflow Solution, Visual
Studio sẽ dùng file này để chỉ ra những cái cần deploy và nơi chứa giải
pháp của bạn. Bạn nên cần đặt tên và mô tả tính năng của WorkFlow trong
file này.
b. Key.snk: Đây là Strong name key mà Workflow Solution dùng để deploy nó với Global Assembly Cache (GAC).
Kể từ lúc Workflow kết hợp với .NET Assemblies, bạn sẽ có 2 lựa chọn để
Sharepoint chấp nhận và làm việc với chúng. Vấn đề bảo mật được đặt lên
hàng đầu khi Workflow kết hợp với .NET Assemblies, nó sẽ yêu cầu tất cả
các assemblies phải có “chữ ký” và yêu cầu Strong name key. Trong
Visual Studio 2008, nó được cung cấp bởi template dành cho Sharepoint
Workflow.
c. Workflow.xml: Đây là file dùng để định nghĩa tất cả
các file trong Workflow, cho nên nó còn được gọi là “Workflow
Template”. Bạn có thể đặt các giá trị sau:
- Name
- Description
- Các URL cho Custom Workflow Forms
+ Association Form: Form này sẽ xuất hiện đầu tiên khi
user/administrator kế nối Workflow tới Sharepoint List hoặc Document
Library. Bạn nên set giá trị Default cho Workflow.
+ Initiation Form: Form này xuất hiện dành cho user khi user set workflow theo cách manually.
+ Modification Form: Form này bạn có thể đưa cho user ở bất kỳ phạm vi hoạt động nào của Worflow để lấy thêm thông tin dành cho user
+ Task-Edit Form: Form này liên quan đến Tasks (chẳng hạn như Outlook Tasks), một phần của Workflow
+ Status Page: là trang Web mà user có thể truy cập để thông báo mức độ công việc và tình trạng của Workflow
d. Workflow1.cs: File này sẽ thể hiện tính Logic của
Workflow và hầu hết chủ yếu bạn sẽ làm việc trên file này, bạn có thể
chọn lựa giữa 2 giao diện Coding hoặc Design. Khi bạn double click vào
file này, bạn sẽ thấy giao diện như hình bên dưới
2. Xây dựng Workflow trên nền Visual Studio 2008
- Click chuột vào “On Workflow Activated 1”, khung Properties bên phải, điền vào các giá trị sau:
+ Correlation Token: đặt tên cho Workflow, ở đây tôi đặt là “SimpleCopyWorkflowToken”
+ Bung dấu “+” ở mục Correlation Token, bạn sẽ thấy mục OwnerActivityName, chọn Workflow1
- Tiếp theo chúng ta phải thêm Workflow Activity để triển khai code và log history để ghi nhận lại các sự kiện workflow. Ở bên trái, bạn bung mục Toolboxs, kéo thả Code vào sau “On Workflow Activated 1”
- Tiếp tục, bạn kéo thả LogToHistoryListActivity vào sau CodeActivity1
- Cuối cùng bạn được 1 sơ đồ Workflow Logic hoàn chỉnh
3. Viết code cho Workflow:
a. Thêm Code cho “On Workflow Activated 1”
- Double Click vào “On Workflow Activated 1”, giao diện coding sẽ hiện ra, bạn thêm vào 2 đoạn mã như sau:
b. Thêm Code cho FileCopy Activity (codeActivity1 Shape)
- Click chuột vào “CodeActivity1”, ở khung Name đổi tên thành “CopyFileActivity”
- Sau đó double click vào “CopyFileActivity”, thêm vào đoạn code copy đến “Vip Documents” và ghi nhận file log
c. Ghi nhận sự kiện trong Workflow History List
- Click chuột vào “LogToHistoryListActivity1”, chọn giá trị History Description, nhấn vào biểu tượng 
- Màn hình Bind History Description…, chọn logHistoryDescriptions, sau đó nhấn OK
- Làm tương tự cho HistoryOutcome, nhưng chọn giá trị logHistoryOutcome. Kết quả, bạn được 2 giá trị như sau:
4. Ứng dụng Workflow vào Sharepoint
- Sau khi đã xây dựng code hoàn chỉnh, bạn cần phải dò lỗi (debug) và deploy workflow. Click chuột vào biểu tượng  hoặc nhấn F5, Visual Studio 2008 sẽ tự động dò lỗi và chạy Sharepoint Site cho bạn. Chuột phải vào file tài liệu, chọn Workflows
- Nhấn chọn vào SimpleCopyFileWorkflow mà chúng ta đã tạo
- Nếu như đoạn code bạn triển khai đúng thì ở mục SimpleCopyFileWorkFlow, sẽ hiển thị Completed
- Chuột phải vào file tài liệu, chọn Workflows thêm lần nữa
- Chú ý ở mục Completed Workflows, bạn sẽ thấy thời gian thực hiện Workflow này và tình trạng của nó (Status) được hiển thị là Completed
-> Đây chính là kết quả mà chúng ta code quá trình log ghi nhận sự kiện Workflow
- Tiếp tục, nhấn vào mục SimpleCopyFileWorkFlow, nó sẽ hiển thị chi tiết về WorkFlow
- Quay lại Demontration Site, nhấn vào “VIP DOCUMENTS”, sẽ thấy tài liệu được tự động copy
Như vậy, tôi đã hướng dẫn các bạn cách triển khai
một Workflow đơn giản nhất, đó là copy tài liệu từ “Account Documents”
sang “Vip Documents” khi user upload. Bạn có thể download đoạn code mẫu
tại đây. Chúc bạn thành công.
|
-
Microsoft System Center Essentials 2007 là một giải pháp quản lý
dành cho các chuyên gia CNTT làm việc trong các doanh nghiệp lớn, họ
thường phải đối mặt với những thách thức về nhu cầu phát triển và mở
rộng hệ thống mạng doanh nghiệp như: tự động hóa quản lý công việc,
quản lý nhiều hệ thống, chẩn đoán và giải quyết các vấn đề liên quan
đến toàn bộ hệ thống mạng doanh nghiệp…
System Center Essentials 2007 cung cấp những tính năng nổi bật như:
- Giám sát và đưa ra cảnh báo dành cho Server, Client
- Triển khai cài đặt các phần mềm tự động
- Cập nhật các tính năng quản lý doanh nghiệp
- Tạo kho lưu trữ các bản cập nhật và vá lỗi cho các phần mềm, phần cứng trong hệ thống mạng 
A. Báo cáo đồng nhất
|
Tính năng
|
Mô tả
|
|
Báo cáo hợp nhất
|
Báo cáo hợp nhất dựa trên công cụ báo cáo SQL 2005,
chỉ được cung cấp để giúp bạn dễ dàng chạy, xem xét, lưu, in, hoặc gửi
email thông tin về trạng thái hoạt động của công ty. Essentials 2007
Cung cấp cho bạn với hơn 30 cấu hình sẵn trên các báo cáo, đáp ứng nhu
cầu của bạn. Những báo cáo này bao gồm: tài sản tồn kho, tình trạng
hoạt động của công ty, lập kế hoạch, công suất, triển khai phần mềm,
cập nhật chính sách. Thậm chí bạn còn có thể cấu hình Essentials 2007
gửi email, báo cáo đầy đủ các thông tin của công ty cho bạn vào mỗi
buổi sáng hằng ngày
|
|
Kiến thức chuyên môn
|
Với Essentials 2007, bạn phải có một kiến thức
chuyên môn tổng quát để quản lý những nền tảng quan trọng, các ứng
dụng, và công việc. Điều này bao gồm các kiến thức hỗ trợ thông tin cho
việc hỗ trợ và chẩn đoán như Hệ điều hành dành cho Server và Client,
Active Directory, Office, Exchange, SQL, và IIS.
|
|
Báo cáo chi tiết từng trang
|
Màn hình báo cáo sẽ cung cấp các thông tin như:
common tasks, alerts, và report. Điều này cho phép bạn nhanh chóng kiểm
tra tình trạng hoạt động của công ty . Từ các trang báo cáo này, bạn có
thể nhanh chóng nắm bắt các thông tin và có hướng khắc phục.Theo mặc
định thì Essentials 2007 cung cấp cho bạn các vùng để quản lý như:
Computers, Monitoring, và Updates. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các vùng
quản lý cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
|
|
Trung tâm phân phối các bản cập nhật và các phần mềm
|
Bằng cách dùng trung tâm quản ly chính, bạn có thể
giám sát các họat động, truy cập, cấu hình và phân phối các bản vá lỗi
đến từng máy trong công ty. Ngoài ra, bạn còn có thể cài đặt tự động
phần mềm cho group hoặc computer mà bạn chỉ định
|
B. Tiên phong trong quản lý
|
Tính năng
|
Mô tả
|
|
Tích hợp sửa lỗi
|
Essentials 2007 cho phép bạn nhận những thông báo
khi hệ thống mạng có vấn đề và hướng khắc phục một cách hiệu
quả(Essentials 2007 tích hợp những phương pháp giải quyết vấn đề cho
Clients, Server và các services như Exchange Server). Với Essentials
2007, bạn có thể:
+ Hỗ trợ và chẩn đoán lỗi cho các hệ điều hành Server và Client, Active Directory, Office, Exchange, SQL, IIS, DPM, and CRM 3.0
+ Những thông tin chi tiết nằm phía console bên phải sẽ giúp bạn ngăn chặn và giải quyết lỗi
+ Sửa lỗi đơn giản bằng cách click vào “Fix it now”
+ Hỗ trợ quản ly từ xa cho Client và Server
+ Các thông báo lổi sẽ được gửi qua email, tự đông in hoặc gửi qua tin nhắn
|
|
Tự quản lý
|
Essentials 2007 tự quản lý các giải pháp. Nó có thể
cảnh báo bạn các vấn đề về hiệu suất hoặc khi cập nhật các bản vá lỗi.
Essentials 2007 sẽ tự động kiểm tra các bản cập nhật mới và tính tươn
thích với môi trường hoạt động của công ty bạn
|
|
Bảo mật và cập nhật các bản vá lỗi
|
Sau khi cài đặt, ngay lập tức Essentials 2007 sẽ
đưa ra bản đánh giá, yêu cầu cập nhật các bản vá lỗi trong hệ thống
mạng của bạn. Bạn có thể xác định, cập nhật thông số cho các sản phẩm
và các loại hình cập nhật: download về hoặc đơn giản cài đặt ngay lập
tức “theo yêu cầu”. Essentials 2007 cũng hỗ trợ triển khai tự động các
bản cập nhật cho các hệ điều hành của Microsoft, cập nhật phần cứng,
drivers và các ứng dụng phần mềm.
|
|
Kho lưu trữ các bản cập nhật
|
Essentials 2007 tự động tổng hợp các bản cập nhật
của phần mềm và phần cứng vào trong kho lưu trữ. Do đó bạn có thể xem
lại các bản cập nhật này nhằm cấu hình tối ưu cho hệ thống. Bạn cũng có
thể thực hiện việc tìm kiếm, lọc, và chạy các báo cáo về những gì có
trong kho lưu trữ của bạn để tạo ra bảng báo cáo cập nhật danh sách của
tất cả các ứng dụng cài đặt phần mềm và phần cứng
|
C. Tăng hiệu quả hoạt động
|
Tính năng
|
Mô tả
|
|
Triển khai cài đặt phần mềm tự động
|
Một giao diện đơn giản giúp bạn triển khai cài đặt
phần mềm một cách tự động bằng các đóng gói các phần mềm và cài đặt
trên các máy clients. Bạn có thể triển khai cài đặt các phần mềm có
dạng MSI hoặc các phần mềm đóng gói khác. Bằng cách sử dụng wizard, chỉ
cần 3 bước bạn có thể cài đặt các phần mềm tự động lên các máy client
mà không cần dùng lệnh. Chương trình cài đặt này sẽ giúp bạn chỉ định
nơi các phần mềm đã được cài đặt, thiết lập cài đặt thời hạn cuối cùng,
theo dõi tiến trình cài đặt, hoặc gỡ bỏ tiến trình cài đặt một cách tự
động
|
|
Cài đặt và cấu hình nhanh các sản phẩm
|
Bằng cách sử dụng wizard đơn giản, bạn có thể nhận
được và chạy trong ít hơn một giờ. Không cần phải lo lắng về cấu hình
nhóm chính sách, cơ sở dữ liệu cài đặt, hoặc các thiết lập về bảo mật.
Nếu bạn hiện tại đang dùng Windows Server Update Services (WSUS) 2,0
hoặc 3.0, bạn có thể nâng cấp lên Essentials 2007 trong khi cài đặt.
Nâng cấp này sẽ duy trì các thông tin cập nhật hiện có. Nếu bạn đang sử
dụng MOM 2005, hoặc MOM 2005 Workgroup, bạn có thể dễ dàng chuyển toàn
bộ dữ liệu sang Essentials 2007. Với Service Pack 1, quá trình cài đặt
đã được cải thiện để xử lý một loạt các vấn đề, bao gồm cả Windows
Server 2008 và các công cụ mới dành cho disaster recovery cũng đã được
cập nhật. Tổng thể của bộ nhớ cho các máy chủ đã được giảm 70%, giúp
cho hệ thống mạng của bạn hoạt động hiệu quả hơn.
|
|
Tùy chỉnh giám sát
|
Bạn có thể thêm giám sát mà không cần phải là
chuyên gia lập trình bằng cách sử dụng các template có sẵn. Ví dụ, bạn
có thể tạo ra giám sát cho trang web nội bộ của công ty, một cơ sở dữ
liệu, hoặc tập tin chia sẻ. Bạn cũng có thể tùy chỉnh cấu hình cho phù
hợp với yêu cầu môi trường kinh doanh, hoặc chức năng công việc
|
|
-
I. Giới thiệu:
Như các bạn đã biết Sharepoint có rất nhiều sản phẩm:
Microsoft Office Sharepoint Server 2007, Sharepoint Services 3.0,
Sharepoint Designer 2007. Tùy mỗi loại sản phẩm mà có những tính năng
khác nhau. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Nhúng Windows
Media Player vào trong Sharepoint Site” bằng cách dùng Sharepoint
Designer 2007.
Bài lab bao gồm các bước:
1. Tạo Web Part trong trang Sharepoint Site
2. Xây dựng code Windows Media Player trong Sharepoint Designer 2007
3. Nhúng Code trong Sharepoint Designer 2007 vào Sharepoint Site
II. Chuẩn bị:
- Cài đặt Microsoft Office Sharepoint Designer 2007
III. Thực hiện:
1. Tạo Web Part trong trang Sharepoint Site
- Vào mục Site Actions, chọn Edit Page
- Trong trang Edit Page, tùy vào vị trí mà bạn muốn add Windows Media Player mà bạn chọn Left, Center hoặc Right. Ở đây tôi chọn vị trí là “Right”, nhấn Add a Web Part
- Trong hộp thoại Add Web Parts to Right, bên dưới mục Miscellanous, đánh dấu chọn vào Content Editor Web Part. Sau đó nhấn Add
- Dùng chuột di chuyển “Content Editor Web Part” đến phía cuối
- Nhấn Edit, chọn Modify Shared Web Part
- Trong phần Content Editor, bung mục Appearance, Sửa Title lại thành Video
2. Xây dựng code Windows Media Player trong Sharepoint Designer 2007
- Mở Microsoft Office Sharepoint Designer 2007, vào menu Insert, chọn Web Component…
- Trong hộp thoại Insert Web Component:
+ Mục Component type: chọn Advanced Controls
+ Mục Choose a control: chọn ActiveX Control
Sau đó nhấn Next
- Nhấn Customize…
- Trong hộp thoại Customize ActiveX Control List, đánh dấu chọn vào Windows Media Player, sau đó nhấn OK
- Quay trở lại Insert Web Component, chọn Windows Media Player, nhấn Finish
- Nhấn Double Click vào trình nghe nhạc Windows MediaPlayer
- Trong tab General, ở phần Source, gõ địa chỉ có chứa file Video, sau đó nhấn Apply và OK
- Nhấn qua thẻ Code, quét chọn từ thẻ <object> đến </object> đây chính là code Windows Media Player
3. Nhúng Code trong Sharepoint Designer 2007 vào Sharepoint Site
- Quay trở lại trang Edit Page của Sharepoint Site, nhấn chọn Source Editor…
- Dán đoạn code bạn copy từ Sharepoint Designer vào Text Entry, sau đó nhấn Save
- Cuối cùng bạn nhấn Apply và OK
- Windows Media Player đã được nhúng vào Sharepoint Site thành công
|
-
I. Giới thiệu:
Sau khi đã xây dựng hoàn chỉnh Sharepoint 2007 dành cho hệ
thống doanh nghiệp, bạn cần phải đưa ra giải pháp Backup để đề phòng sự
cố virus hoặc bị mất dữ liệu. Trong phần cuối của loạt bài viết này,
chúng tôi sẽ giới thiệu cách Backup và Restore trên Microsoft Office
Sharepoint Server 2007
Phần 7 bao gồm các bước:
1. Backup Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007
2. Giả lập Site Collection bị hỏng
3. Restore Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007
II. Thực hiện:
1. Backup Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007
- Mở Sharepoint 3.0 Central Administrator
- Hộp thoại xác nhận quyền, nhập username và password của Administrator
- Giao diện của Central Administration dùng để quản lý MOSS 2007. Qua tab Operations, chọn Perform a backup
- Trong trang Select Component to Backup, đánh dấu chọn vào Farm để backup toàn bộ Site Collection, sau đó nhấn Continue to Backup Options
- Trong trang Select Backup Options, ở mục Type of Backup, chọn kiểu Full. Ở mục Backup File Location, trỏ đường dẫn đến thư mục mà bạn muốn Backup, ví dụ: C:\Backup. Sau đó nhấn OK
- Trong trang Backup and Restore Status, bạn đợi khoảng từ 3-5 phút, trang web sẽ tự động Refresh thông báo tình trạng Backup
- Quá trình Backup hoàn tất, để ý ở khung Progress sẽ thấy hiện “Completed”
2. Giả lập Site Collection bị lỗi:
- Trong trang Central Administrator, qua tab Application Management. Bên dưới mục Sharepoint Site Management, chọn Delete Site Collection
- Trong trang Delete Site Collection, ở mục Site Collection, nhấn chuột vào mũi tên, chọn Change Site Collection
- Ở mục Web Application, chọn http://server:55555. Đây là Site MSOPENLAB mà tôi đã tạo từ phần 1. Sau đó nhấn OK
- Quay trở lại trang Delete Site Collection, nhấn Delete để tiến hành xóa
- Hộp thoại yêu cầu bạn xác nhận có chắc chắn xóa hay không, nhấn OK
3. Restore Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007
- Đăng nhập vào Central Administrator, qua tab Operations, chọn Restore from Backup
- Trong trang Select Backup Location, trỏ đường dẫn đến thư mục mà bạn đã Backup. Sau đó nhấn OK
- Trong trang Select Backup to Restore, đánh dấu chọn ở mục Select, sau đó nhấn Continue Restore Process
- Trong trang Select Component to Restore, đánh dấu chọn vào Farm. Sau đó nhấn Continue Restore Process
- Trong trang Select Restore Options, mục Type of restore, chọn Same Configuration. Bên dưới nhập vào Login Name và Password. Sau đó nhấn OK
- Trong trang Backup and Restore Status, bạn đợi khoảng từ 3-5 phút, trang web sẽ tự động refresh thông báo tình trạng Restore
- Quá trình Restore hoàn tất
|
-
I. Giới thiệu:
Wiki Page là trang web cho phép bất kỳ người dùng nào có thể
chỉnh sửa nó nếu họ cảm thấy phù hợp. Tất cả người dùng đều có khả
năng kiểm soát nội dung, vì Wiki dựa trên giả định rằng hầu hết các độc
giả có ý tốt. Vì vậy, người sử dụng như chia sẻ thông tin, kiến thức,
kinh nghiệm, ý tưởng đến tất cả mọi người. Bên cạnh đó . Ngoài ra, MOSS
2007 còn cung cấp cho công ty bạn Discussion Board và Survey để khảo
sát ý kiến người dùng, ý kiến thành viên nhằm nâng cao chất lượng
hoạt động của công ty và giúp cho các thành viên có thể giao tiếp với
nhau một cách nhanh chóng.
Phần 6 bao gồm các bước:
1. Tạo trang Wiki “Giới thiệu MSOPEN LAB”
2. Tạo trang Forward Link
3. Tạo Survey “Khảo sát thành viên”
4. Tạo Discussion Board
II. Thực hiện:
1. Tạo trang Wiki giới thiệu công ty
- Trong trang Create, ở mục Libraries, chọn Wiki Page Library
- Trong trang New, ở mục Name and Description, bạn gõ theo nội dung bên dưới. Sau đó nhấn Create để tạo mới
- Giao diện trang “Giới thiệu MSOPEN LAB” xuất hiện
- Trong trang Home, nhấn chọn Edit ở góc trái
- Thêm vào nội dung giới thiệu công ty ở mục Wiki Content.
“Mang công nghệ Microsoft đến tất cả mọi người ([[Windows
Server 2008]], [[Exchange Server 2007]], [[ISA Server 2006]] và
[[Microsoft Office Sharepoint Server 2007]])”
Lưu ý: Các chữ để trong cặp dấu [[…]] sẽ là hyperlink liên kết đến 1 trang khác
Sau đó nhấn OK
- Bạn sẽ có được trang Home giới thiệu về công ty
2. Tạo trang Forward link
- Nhấn chọn vào Windows Server 2008, MOSS 2007 sẽ đưa bạn đến trang New Wiki Page. Mặc định ở khung Name đã có sẵn tên giống như liên kết, bạn chỉ việc thêm vào nội dung. Sau đó nhấn Create
- Tương tự làm lần lượt cho các mục còn lại: Exchange Server 2007, ISA Server 2006, Sharepoint Server 2007
3. Tạo Survey “Khảo sát thành viên”
- Trong trang All Site Content, chọn Create
- Trong trang Create, ở mục Tracking, chọn Survey
- Điền vào nội dung như bên dưới. Ở phần Survey Options, mục Show user names in survey results? và Allow multiple responses?, chọn tùy chọn Yes. Sau đó nhấn Next
- Trong trang New Question, ở mục Question, bạn nhập vào câu hỏi, ví dụ “Bạn biết MSOPENLAB qua kênh thông tin nào?”, ở mục The type of answer to this question is, chọn Choice (menu to choose from). Phía dưới bạn điền vào một số câu trả lời. Nhấn Next Question để sang câu hỏi kế tiếp
- Tương tự bạn làm cho các câu còn lại. Sau khi hoàn thành xong các câu hỏi, nhấn Finish
- Trong trang Khảo sát thành viên, nhấn chọn Respond to this survey để bắt đầu quá trình khảo sát
- Bảng survey sẽ hiện ra cho bạn lựa chọn
- Quay trở lại trang “Khảo sát thành viên”, nhấn chọn Show a graphical summary of responses để xem biểu đồ khảo sát
4. Tạo Discussion Board
- Mở trang http://server:55555, log on user TRONG MANH NGUYEN. Bên dưới mục Discussion, chọn Team Discussion. Nhấn chọn New để bắt đầu tạo mới
- Trong trang Team Discussion: New Item, nhập vào Subject và Body. Sau đó nhấn OK
- Các thành viên có thể thảo luận trực tiếp trong Discussion Board
|
-
I. Giới thiệu:
Microsoft Office Sharepoint Server 2007 cung cấp một Site
Template gọi là “Meeting Workspace”. Meeting Workspace cung cấp cho bạn
một nơi lưu trữ các tài liệu liên quan đến cuộc họp, việc chuẩn bị cho
cuộc họp, mục đích của cuộc họp và thành phần tham dự đến tất cả các
thành viên trong công ty. Trong phần 5 này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn
“Làm việc với Meeting Workspace”.
Phần 5 bao gồm các bước:
1. Tạo Meeting Workspace bằng Template
2. Tạo Calendar Events
3. Tạo Meeting Workspace cho Calendar Events
4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace
5. Tạo thành phần “Chuẩn bị” cho Meeting Workspace
II. Thực hiện:
1. Tạo Meeting Workspace bằng Template
- Ở mục Web Pages, chọn Sites and Workspaces
- Trong trang New Sharepoint Site, nhập vào nội dung như bên dưới. Sau đó, nhấn Create để bắt đầu tạo mới
- Giao diện trang “Họp tuần” sẽ xuất hiện
2. Tạo Calendar Events:
- Quay trở lại trang “Home”, nhấn chọn View All Site Content
- Bên dưới mục Lists, nhấn chọn Calendar
- Trong trang Calendar, nhấn New để tạo mới Calendar Event
- Trong trang Calendar: New Item, lần lượt điền vào nội dung như bên dưới: Title, Description, Start Time, End Time
+ Ở mục Recurrence, đánh dấu check vào ô Make this a repeating event.
Vì Seminar của tôi sẽ làm vào chủ nhật đầu tiên của mỗi tháng nên tôi chọn “The first Sunday of every 1 months”. Cuối cùng bạn nhấn OK để bắt đầu tạo mới
- Sự kiện đã được thêm vào Calendar
3. Tạo Meeting Wokspace cho Calendar Events:
- Trong trang Calendar, vào mục View, chọn All Events để xem các sự kiện diễn ra trong tháng
- Nhấn chuột vào “Seminar at Nhat Nghe”, chọn Edit Item
- Ở mục Workspace, đánh dấu check vào Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other details for this event. Sau đó nhấn OK
- Hộp thoại Confirm, nhấn OK
- MOSS sẽ đưa bạn đến trang New or Existing Meeting Workspace, chọn các mục như bên dưới . Sau đó nhấn OK
- Trong trang Template Selection, chọn Basic Meeting Workspace, nhấn OK
- Giao diện Meeting Workspace của Event “Seminar at Nhat Nghe”
xuất hiện. Ở bên trái, bạn sẽ thấy lịch trình của ngày diễn ra sự kiện
(chủ nhật đầu tiên của mổi tháng) Ngoài ra, còn có các mục sau:
+ Objective: Mục đích của sự kiện
+ Attendees: Những người tham dự
+ Agenda: Lịch trình chi tiết của sự kiện (Ví dụ: ông Nguyễn Văn A sẽ phát biểu vấn đề gì trong thời gian bao lâu…?)
+ Document Library: Tài liệu tham khảo dành cho hội nghị
4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace:
a. Tạo Objective:
- Ở khung bên trái, bạn chọn thời gian cho đợt diễn ra sự kiện kế tiếp. Ở mục Objective, bạn chọn Add new item
- Trong trang Objective: New Item, điền vào mục đích của sự kiện. Ví dụ: All of Students in HCM City, sau đó nhấn OK
- Mục đích của sự kiện đã được thêm vào
b. Tạo Agenda:
- Bên dưới mục Agenda, chọn Add New Item
- Trong trang Agenda: New Item, lần lượt điền vào nội dung phát biểu và thời gian. Sau đó nhấn OK
- Tương tự, bạn tạo thêm thời gian biểu cho từng người. Kết quả bạn được như sau:
c. Tạo Attendees (căn cứ vào tên bạn đã tạo bên Agenda để tạo Attendees):
- Bên dưới mục Attendees, chọn Manage Attendees
- Trong trang Attendees, nhấn chọn New để bắt đầu tạo danh sách
- Ở khung Name, bạn có thể nhập vào tên user hoặc email của User, sau đó nhấn Check Names. Ở mục Response, chọn Accepted. Sau đó nhấn OK
- Cứ như vậy, bạn tạo thêm các user tham dự
5. Tạo thành phần “Chuẩn bị”:
- Mặc định Sharepoint đã tạo cho bạn các thành phần Objectives, Attendees, Agenda và Document Library. Bây giờ chúng ta sẽ tạo thêm thành phần mới là “Chuẩn bị”. Vào mục Site Actions, chọn Site Settings
- Ở mục Site Administration, chọn Site Libraries and Lists
- Trong trang Site Libraries and Lists, chọn Create New Content
- Trong trang Create, ở mục Custom Lists, chọn Things To Bring
- Điền vào khung Name: Chuẩn bị, các thiết lập còn lại như mặc định. Sau đó nhấn Create
- Nhấn New để tạo mới.
- Bạn có thể tạo thêm những thứ cần chuẩn bị như: Projector, Laptop và người phụ trách chuẩn bị những vật dụng đó
- Cuối cùng bạn đã có một trang Worskpace hoàn chỉnh cho việc thực hiện Events “Seminar at Nhat Nghe”
|
-
I. Giới thiệu:
Document Workspaces chứa nhiều tính năng cho phép bạn làm việc
trên một tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể cộng tác
với những người khác trên một tài liệu để chia sẻ ý tưởng, phân công
công việc, sáng tạo nội dung. MOSS 2007 kết hợp chặt chẽ giữa Microsoft
Office 2007 và các hệ thống Document Workspaces. Trong phần này, tôi
sẽ hướng dẫn các bạn “Làm việc với Document Workspace”
Phần 4 bao gồm các bước:
1. Tạo Document Workspace
2. Xem các Document Workspace đã tạo
3. Làm việc với các Document Workspace
4. Xóa Document Workspace
II. Thực hiện:
1. Tạo Document Workspace:
Có 2 cách để tạo Document Workspace:
Cách 1: Bạn có thể tạo Document Workspace thông qua giao diện của MOSS 2007
Cách 2: Hoặc bạn có thể dùng Microsoft Office 2007 để tạo Document Workspace
Tôi sẽ hướng dẫn các bạn tạo Document Workspace bằng cả 2 cách
a. Tạo Document Workspace bằng Microsoft Office Sharepoint Server 2007
- Đăng nhập vào trang “Thư viện văn bản”, nhấn chuột vào file hopdong.docx, chọn Send To, sau đó chọn Create Document Workspace
- Trong cửa sổ “Create Document Workspace”, nhấn OK để bắt đầu tạo
- Giao diện của Document Workspace sẽ xuất hiện
b. Tạo Document Workspace bằng Microsoft Office 2007:
- Mở Microsoft Office Word 2007, gõ vào nội dung. Sau đó bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên, chọn More Commands…
- Ở dòng Choose commands from, chọn All Commands. Bên dưới bạn tìm đền mục Create
Document Workspace, nhấn Add
- Nhấn vào biểu tượng Document Workspace
- Điền vào thông tin ở dòng Document Workspace Name và Location for new workspace
- Quá trình tạo mới được bắt đầu
2. Xem các Document Workspace đã tạo
- Mở “Thư viện văn bản”, nhấn chọn Sites
- Bạn sẽ thấy 2 Document Workspace vừa tạo
3. Làm việc với Document Work Space
Khi làm việc với Document Work Space ở môi trường Microsoft Office 2007, bạn sẽ thấy 5 tab:
+ Status tab: Cung cấp về trạng thái của tài liệu. Vd: ai đã check out tài liệu này
+ Member tab: Cung cấp danh sách những người được phép truy cập Document Workspace. Ngoài ra, nếu như các máy Client có cài Windows Live Messenger, bạn sẽ biết được ai đang online hoặc offline
+ Task tab: Cung cấp danh sách những công việc cần làm dành cho Document Workspace
+ Document tab: Cung cấp thông tin ngày và giờ cảu tài
liệu được hiệu chỉnh. Ngoài ra, bạn còn bíêt được user nào tạo ra tài
liệu và lần hiệu chỉnh gần nhất
+ Link tab: Hiển thị những đường dẫn cần thiết cho việc phát triển tài liệu
- Mở trang “Thư viện văn bản”, nhấn chuột vào file hopdong_muaban.docx, chọn Edit in Microsoft Office Word
- Nhấn chọn vào biểu tượng Office, tìm đến mục Server, nhấn chọn Document Management Information
- Nhìn sang bên phải sẽ thấy Task pane của Document Management xuất hiện. Qua tab Member, chọn Add New Member…
- Trong hộp thoại Add New Member, bạn add vào các user và phân quyền, sau đó nhấn Next
- Hộp thoại tiếp theo sẽ hiện đầy đủ user name, email, và tên đầy đủ của user. Nhấn Finish để hoàn tất
- Quan sát sẽ thấy các user nào đang online và offline
- Qua tab Task, chọn Add New Task…
- Mục này sẽ cho bạn gán công việc cho từng thành viên trên tài liệu. Ví dụ : user TRONG MANH NGUYEN sẽ đảm trách phần viết giới thiệu, user HIEU DAO DUY viết phần kết luận
- Quay trở lại Document Workspace “hopdong_muaban.docx”, bạn sẽ thấy như hình bên dưới
4. Xóa Document Workspace
- Mở trang “Thư viện văn bản”, nhấn chọn Sites
- Nhấn chọn vào Document Workspace “hopdong”
- Nhấn vào mục Site Actions, chọn Site Settings
- Trong phần Site Administration, chọn Delete this site
- Trong màn hình Delete this site, nhấn Delete. Hộp thoại xác nhận xóa, nhấn Yes
- Xóa Document Workspace thành công
|
-
I. Giới thiệu:
Một trong những hầu hết các tính năng mà MOSS 2007 cung cấp là
dịch vụ Library. Library là một nơi để lưu trữ tài liệu hoặc các form
hợp đồng mẫu. Trong việc kinh doanh, nhu cầu làm việc với các tài liệu
một cách nhanh chóng và có hiệu quả là tầm quan trọng của hầu hết các
công ty. Trong phần trước, các bạn đã làm quen với Sharepoint List (qua
việc tạo các Custom List). Trong phần 3 này, tôi sẽ hướng dẫn với các
bạn “Tạo và quản lý library” để làm việc hiệu quả với tất cả các loại
dữ liệu, các form hợp đồng mẫu trên MOSS 2007.
Phần 3 bao gồm các bước:
1. Tạo Document Library “Thư viện văn bản”
2. Tạo Form Library “Thư viện form hợp đồng” và thiết kế form “Hóa đơn bán hàng”
3. Tạo Picture Library “Hình ảnh nhân viên”
4. Tạo mới 1 thực mục trên Document Library “Văn bản đang xử lý”
5. Check in và check out trong văn bản
6. Làm việc với Offline Document bằng cách kết nối với Microsoft Outlook 2007
II. Chuẩn bị
- Cài đặt Microsoft Office 2007 (cài Full)
III. Thực hiện:
1. Tạo Document Library
- Mở trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create
- Ở mục Libraries, chọn Document Library
- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Document Library
2. Tạo Form Library:
- Quay lại trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create
- Ở mục Libraries, chọn Form Library
- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Form Library
- Mở “Thư viện form hợp đồng”, bung mục Site Actions, chọn Site Settings
- Ở mục Galleries, chọn Site content types
- Trong cửa sổ Site Content Type Gallery, nhấn Create
- Trong trang New Site Content Type, điền vào các thông tin như bên dưới.
+ Select parent content type from: chọn Document Content Types
+ Parent Content Type: chọn Form
Nhấn OK để bắt đầu tạo mới
- Trong trang Site Content Type, ở mục Settings, chọn Advanced Settings
- Ở mục Document Template, chọn tùy chọn Upload a new document Template, Browse đến file: C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\INFFORMS\1033\purchord.xsn (Đây là file template của Microsoft Office Info Path; 1033 là ngôn ngữ English, 1036 là ngôn ngữ Pháp, 1049 là ngôn ngữ Nga…). Sau đó nhấn OK
- Quay lại trang “Thư viện form hợp đồng”, bung mục Settings, chọn Form Library Settings
- Ở mục General Settings, chọn Advanced Settings
- Ở phần Content Types, bên dưới Allow management of content types, bạn chọn Yes. Các thiết lập còn lại như mặc định, sau đó nhấn OK
- Trong trang Customize “Thư viện form hợp đồng”, ở mục Content Types, chọn Add form existing site content types
- Chọn “Hóa đơn đặt hàng”, nhấn Add, sau đó nhấn OK
- Chọn Change new button order and default content type
- Đảm bảo ở “Hóa đơn đặt hàng”, mục Position from Top có giá trị là 1, nhấn OK
- Quay trở lại trang “Thư viện form hợp đồng”, nhấn New để bắt đầu tạo mới
- Chương trình Microsoft Info Path 2007 sẽ được mở ra (nằm trong bộ Office 2007). Form mẫu Purchase Order đã được tạo sẵn.
- Bạn cũng có thể việt hóa lại bằng cách vào menu Tools, chọn Design this form…
3. Tạo Picture Library
- Mở trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create
- Ở mục Library, chọn Picture Library
- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Picture Library
- Mở trang “Hình ảnh nhân viên” vừa tạo, nhấn Upload, chọn Upload Picture (đừng chọn Upload Multiple Picture vì nếu bạn chọn ở đây sẽ bị lỗi)
- Bạn có thể upload từng hình hoặc upload nhiều hình cùng lúc (để upload nhiều hình, bạn nhấn giữ 2 phím CTRL + ALT, sau đó nhấn Upload Multiple Files…)
- Chọn thư mục chứa hình, sau đó đánh dấu check vào tất cả các hình, nhấn OK
- Hộp thoại xác nhận upload hình, nhấn Yes
- Hình ảnh đã được up thành công
4. Tạo folder trong Document Library
- Mở trang “Thư mục văn bản”, nhấn New, chọn New Folder
- Đặt tên “Văn bản đang xử lý”, nhấn OK
- Upload file hopdong.docx lên “Thư viện văn bản”
5. Checking in và checking out trong file văn bản
Một trong những tính năng được cung cấp bởi MOSS 2007 là
quản lý tài liệu. Checking in và checking out trong văn bản cho phép
người khác biết những tài liệu bạn đang làm việc để họ không làm việc
trên chúng cùng một lúc. Khi sử dụng checking in và checking out, bạn
có thể nhập ý kiến về những gì bạn đã thay đổi mà những người khác sau
đó có thể xem.
- Di chuyển chuột vào file hopdong.docx, chọn Check out
- Hộp thoại xác nhận Check out, nhấn OK
- Bạn sẽ thấy có biểu tượng màu xanh ở file văn bản. Biểu
tượng này sẽ cho người khác biết là bạn đang chỉnh sửa file này và họ
sẽ không được phép chỉnh sửa cùng lúc với bạn.
- Sau khi chỉnh sửa file hopdong.docx xong, bạn nhấn Check In
- Bạn có thể để lại comments để người khác biết bạn đã chỉnh sửa. Sau đó nhấn OK
6. Làm việc với Offline Documents
- Mở trang “Thư viện văn bản”, bung mục Actions, chọn Connect to Outlook
- Log on vào mailbox user HOANG THUY TRAN, hộp thoại Connect this Sharepoint Document Library to Outlook, chọn Yes
- Sharepoint List sẽ được tự động tạo ra trong Outlook, và Document Library cũng sẽ được tự động download về Outlook.
|
-
I. Giới thiệu:
Sharepoint
dùng cơ sở dữ liệu SQL Server hoặc Windows Internal Database để lưu trữ
dữ liệu do người dùng cung cấp. Nếu bạn đã từng sử dụng SQL Server, My
SQL, Oracle thì ắt hẳn bạn sẽ biết đến Table. Đây là đối tượng được
dùng trong cơ sở dữ liệu và trong Microsoft Office Sharepoint Server
2007, Table cũng được dùng thông qua Sharepoint List. Trong phần 2
này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Quản lý nhân sự bằng Sharepoint List”
Phần 2 bao gồm các bước:
1. Tạo Sharepoint List
2. Tạo và chỉnh sửa các cột trong Sharepoint List
3. Tạo List Item trong Sharepoint List
4. Ứng dụng Sharepoint List tạo Danh Sách Nhân Viên
5. Ứng dụng Sharepoint List tạo Bảng Lương Nhân Viên
II. Chuẩn bị:
- Tạo Sharepoint Site “Quản lý nhân sự” (xem lại cách tạo Sharepoint Site ở phần 1)
III. Thực hiện:
1. Tạo Sharepoint List:
- Vào menu Site Actions, chọn Create
-
Sharepoint List phân ra rất nhiều loại như: Library (thư viện),
Communications (trao đổi thông tin), Tracking (theo dõi thông tin),
Custom Lists (tùy chọn list) và Web Pages (trang web). Trong bài lab
này, bạn chọn Custom Lists
- Trong khung Name and Description, nhập vào Tỉnh thành, sau đó nhấn Create để bắt đầu tạo mới
2. Tạo và chỉnh sửa các cột trong Sharepoint List
- Đối với tỉnh thành bạn sẽ cần 2 giá trị: Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành. Khi bạn tạo Custom Lists,
mặc định Sharepoint tạo cho bạn2 giá trị là ID và Title, đối với giá
trị Title, bạn có thể sửa tên lại được. Như vậy, lúc này bạn cần tạo
thêm 1 cột mới tên “Mã tỉnh thành”. Nhấn Settings, chọn Create Column
- Trong màn hình Create Column, bạn nhập vào những thông tin sau:
+ Column Name: Tên Tỉnh Thành
+ The Type of Information column is: chọn Single line of text
+ Maximum number of characters: 30 (chiều dài ký tự tối thiểu của cột này là 30)
Nhấn OK để bắt đầu tạo cột mới
- Sau khi tạo thành công cột “Tên Tỉnh Thành”, bạn cần sửa lại chữ “Title” thành “ Mã tỉnh thành”. Trong trang Tỉnh thành, vào menu Settings, chọn List Settings
- Nhấn chọn vào Title
- Ở khung Column Name, sửa lại thành “Mã tỉnh thành”, và cho Maximum number of characters = 3 , sau đó nhấn OK
- Lúc này, bạn đã có 2 giá trị: Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành
3. Tạo List Item trong Sharepoint List
- Mở trang Tỉnh thành, click chuột vào New, chọn New Item
- Nhập vào Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành. Ví dụ:
+ Mã tỉnh thành: HCM (tối đa 3 kí tự)
+ Tên tỉnh thành: Thành phố Hồ Chí Minh
Sau đó nhấn OK
- Cứ như vậy, bạn thử tạo danh sách tỉnh thành như sau:
- Tương tự, bạn tạo thêm Sharepoint List là : Phòng ban, Chức vụ, Tôn giáo theo mẫu như sau:
* Phòng ban:
* Chức vụ:
* Tôn giáo:
-Liên quan đến trình độ học vấn của Nhân viên, bạn cũng cần tạo thêm các Sharepoint List như: Ngành học, Bằng cấp
* Ngành học:
* Bằng cấp:
4. Ứng dụng Sharepoint List tạo Danh Sách Nhân Viên
- Quay trở lại trang “Quản lý nhân sự”, vào mục Site Actions, chọn Create
- Ở trang Create, chọn Custom Lists
- Ở khung Name and Description, nhập vào “Danh sách nhân viên”, nhấn Create để bắt đầu tạo mới
- Vào Settings, chọn List Settings
- Nhấn chọn vào “Title”
- Ở cột Column Name, sửa lại tên thành “Mã nhân viên”, sau đó nhấn OK
- Vào mục Settings, chọn Create Column
- Tạo cột Họ, kiểu định dạng là Single line of text, số ký tự tối đa là 50
- Tương tự bạn làm thêm cột Tên.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm cột Họ và tên, bằng cách ghép cột Họ và cột Tên lại với nhau (chọn kiểu định dạng là Calculated)
- Tạo cột Ngày tháng năm sinh với kiểu định dạng là Date and Time
- Tạo cột Giới Tính với 2 giá trị lựa chọn Nam hoặc Nữ. Chọn kiểu định dạng là Choice
- Ở dòng Type each choice on a separate line, bạn gõ vào 2 giá trị: Nam, Nữ
Ở mục Display choice using, có 3 chế độ cho bạn lựa chọn
+ Drop-Down Menu: sẽ có một menu sổ xuống cho bạn lựa chọn
+ Radio Button: tương ứng với mỗi giá trị sẽ có 1 nút cho bạn lựa chọn à Ở đây tôi chọn Radio Button
+ Checkboxes: cho phép bạn chọn lựa nhiều mục, thường loại này được dùng khi bạn khảo sát và cho phép người ta chọn lựa nhiều giá trị.
- Tương tự bạn tạo thêm lần lượt các cột là Số CMND, Ngày Cấp, Địa chỉ tạm trú, Địa chỉ thường trú, Điện thoại, Email
* Số CMND:
* Ngày cấp:
* Địa chỉ tạm trú:
* Địa chỉ thường trú:
* Điện thoại:
* Email:
- Bạn cũng cần tạo thêm cột Hình Ảnh Nhân Viên để biết thêm hình ảnh của nhân viên, chọn kiểu định dạng là Hyperlink and Picture
- Kéo xuống phía dưới, ở mục Format URL as, chọn kiểu định dạng là Picture, sau đó nhấn OK
- Quay trở lại “Danh sách nhân viên”, chọn menu View, chọn Modify this view.
- Trong cửa sổ Edit View, bạn sắp xếp thứ tự các cột như bên dưới
- Quay trở lại trang “Danh sách nhân viên”, nhấn chọn New Item để bắt đầu tạo mới nhân viên
- Lần lượt điền vào các thông tin của nhân viên
- Sau khi tạo xong danh sách nhân viên, bạn sẽ được như hình bên dưới
5. Ứng dụng Sharepoint List tạo Bảng Lương Nhân Viên
- Tương tự như “Danh Sách Nhân Viên”, bạn thử tạo Bảng Lương Nhân viên theo như hình bên dưới:
Gợi ý:
- Cột Họ tên chọn kiểu giá trị là Lookup,
liên kết đến Họ và tên trong “Danh sách nhân viên”. Như vậy bạn không
cần gõ lại tên Nhân Viên, khi đến cột này, sẽ có một menu cho bạn lựa
chọn tên Nhân viên mà bạn muốn nhập liệu
- Kéo xuống phía dưới, ở mục Get Information Form, chọn Danh sách nhân viên, ở mục In this column, chọn Họ và Tên
- Cột Ngày vào làm, chọn kiểu định dạng là Date and Time
- Cột Phòng ban kiểu dữ liệu là Lookup, liên kết đến cột tên Phòng ban
- Tương tự tạo thêm cột Chức vụ và Mức Lương
- Sau khi hoàn thành, bạn sẽ được Bảng Lương của nhân viên
|
Thêm các bài viết nữa Trang tiếp »
|
|
|