MSOPENLAB VIETNAM BLOG

WINDOWS 7 HANDS ON LAB - STEP BY STEP

2009-10-30T23:26:00Z

Nhân sự kiện Microsoft ra mắt "Hệ Điều Hành Được Mong Đợi Bấy Lâu: Windows 7". Nhất Nghệ phối hợp cùng Microsoft Việt Nam biên soạn 1 bộ hands-on Lab giúp các bạn khám phá những tính năng ưu việt của Windows 7.

Bộ Lab gồm 11 bài được biên soạn ở dạng tài liệu "step-by-step" theo 3 cấp độ: Beginer - Advanced - Expert.

A. CẤP ĐỘ BEGINNER

LEVEL 1 - LAB 1: WINDOWS 7 INSTALL – MIGRATE – UPGRADE

I. GIỚI THIỆU

Bài lab triển khai:

- Cài đặt mới (clean installation) Windows 7.
- Chuyển dữ liệu người dùng từ một máy Windows 7 sang một máy Windows 7 khác.
- Nâng cấp một máy Windows Vista Ultimate Service Pack 1 thành một máy Windows 7 và giữ nguyên mọi thông tin hiện có.

Các bước thực hiện:

A. Cài đặt mới: Thực hiện trên máy chưa có hệ điều hành, dùng đĩa DVD source Windows 7.
B. Chuyển dữ liệu người dùng: Thực hiện trên máy Windows 7 vừa cài đặt xong ở phần A
C. Nâng cấp: Thực hiện trên một máy Windows Vista Ultimate Service Pack 1, dùng đĩa DVD source Windows 7.

Xem chi tiết...

LEVEL 1 - LAB 2: WINDOWS 7 USER ACCOUNT CONTROL

I. GIỚI THIỆU

Bài lab triển khai trên một máy Windows 7 với mục tiêu khảo sát và thử nghiệm một số thông số liên quan đến cơ chế User Account Control (UAC)

Các bước thực hiện:

A. Thay đổi thông số UAC
B. Khảo sát phản ứng của UAC Notifications level 1
C. Khảo sát phản ứng của UAC Notifications level 2
D. Tắt chức năng UAC

Xem chi tiết...

LEVEL 1 - LAB 3: WINDOWS 7 BITLOCKER

I. GIỚI THIỆU

BitLocker là một tính năng tích hợp của Windows 7 có khả năng tăng cường bảo mật dữ liệu bằng cách mã hóa dữ liệu trên các phương tiên lưu trữ (hard disk drive, USB drive). Khi muốn truy cập thông tin, người dùng buộc phải nhập mật khẩu.

Các bước thực hiện:

A. Kích hoạt & Cấu hình BitLocker trên một đĩa USB.
B. Kiểm tra kết quả.
C. Thay đổi mật khảu BitLocker.
D. Phục hồi mật khẩu cũ
E. Tắt BitLocker

Xem chi tiết...

LEVEL 1 - LAB 4: INTERNET EXPLORER 8

I. GIỚI THIỆU

Windows 7 tích hợp trình duyệt Internet Explorer 8. Bài lab thử nghiệm cấu hình một số tính năng nổi bật của trình duyệt này.

Các bước thực hiện:

A. Khởi động IE 8

B. InPrivate Browsing
Khi người dùng truy cập vào trang web bất kỳ (ví dụ như kiểm tra thư, mua hàng trực tuyến, ...), trình duyệt sẽ lưu lại các thông tin như các tập tin cookie, các tập tin Internet tạm thời … đặc biệt là tên người dùng và mật khẩu (thông tin thường hay được ghi nhớ trong trình duyệt). Chức năng InPrivate Browsing có thể cấu hình để trình duyệt muốn lưu lại các thông tin đó.

C. SmartScreen Filter
Các trang web độc hại (hoặc ngụy trang) được cải tiến rất đa dạng với mục đích đánh cắp dữ liệu cá nhân như mật khẩu hay số thẻ tín dụng. SmartScreen Filter giúp bảo vệ máy tính của người dùng tốt hơn bằng cách cảnh báo người dùng khi họ đang truy cập các trang web (hoặc tải các tập tin) không an toàn. SmartScreen Filter hoạt động ở chế độ ngầm định.

D. Web Accelerators
Đơn giản hóa thao tác xác định vị trí của một địa điểm trên bản đồ bằng biểu tượng Accelerator. Người dùng có thể cài đặt Accelerators từ các trang web như Facebook hay bất kỳ trang web nào thường sử dụng.

E. Web Slices
Công cụ giúp người dùng cập nhật những thông tin của những trang web mà họ thường xuyên truy cập.

Xem chi tiết...

B. CẤP ĐỘ ADVANCED

LEVEL 2 - LAB 1: NGĂN CHẶN DÙNG PHẦN MỀM TRÊN WINDOWS 7

I. GIỚI THIỆU

Bài lab triển khai:
Bài lab dùng 01 máy Windows 7 thực hiện các thao tác cấu hình ngăn chặn người dùng sử dụng một số phần mềm.

Các bước thực hiện:

A. Chuẩn bị
1. Kích hoạt user account built-in Administrator & cài Yahoo Messenger
2. Tạo 2 user account – dùng chương trình Yahoo Messenger

B. Dùng Application Locker cấm user dùng Yahoo Messenger
1. Kích hoạt dịch vụ Application Identity
2. Cấu hình ApplicationLocker – Kiểm nghiệm

C. Dùng Software Restriction Policies cấm user dùng chương trình Calculator – Kiểm nghiệm

Xem chi tiết...

LEVEL 2 - LAB 2: WINDOWS 7 FIREWALL

I. GIỚI THIỆU

Bài lab dùng 01 máy Windows 7 thực hiện cấu hình một số tính năng của Windows 7 Firewall

Các bước thực hiện:

A. Khảo sát Windows Firewall Basic Interface

B. Dùng Windows Firewall Advanced Security Snap-in cấm truy cập internet

Xem chi tiết...

LEVEL 2 - LAB 3: WINDOWS 7 BACKUP - RESTORE

I. GIỚI THIỆU

Bài lab dùng 01 máy Windows 7 thực hiện công tác sao lưu và phục hồi dữ liệu

Các bước thực hiện:

A. Cấu hình Reconfiguring a Backup

B. Tạo đĩa phục hồi hệ thống

C. Cấu hình bảo vệ hệ thống

D. Tạo điểm phục hồi

E. Kiểm tra

Xem chi tiết...

LEVEL 2 - LAB 4: CÀI ĐẶT WINDOWS 7 TỰ ĐỘNG
(WINDOWS 7 UNATTENDED SETUP)

I. GIỚI THIỆU

Bài lab thực hiện các bước chuẩn bị và tiến hành cài đặt tự động Windows 7

Các bước thực hiện:

A. CHUẨN BỊ: Thực hiện trên máy Windows 7
1. Cài đặt Windows Automatic Installation Kit (Windows AIK).
2. Dùng Windows AIK tạo unattended setup answer file.
3. Tạo đĩa DVD cài đặt tự động.

B. CẢI ĐẶT TỰ ĐỘNG: Thực hiện trên một máy chưa cài đặt hệ điều hành.

Xem chi tiết...

C. CẤP ĐỘ EXPERT

LEVEL 3 - LAB 1: CÀI ĐẶT WINDOWS 7 TỰ ĐỘNG
QUA MẠNG

I. GIỚI THIỆU

Bài lab thực hiện các bước chuẩn bị và tiến hành cài đặt tự động Windows 7 trên hàng loạt máy mục tiêu.

Để thực hiện bài lab, cần có 03 máy cùng nối vào 01 switch:
- 01 máy Windows Server 2008 R2 đã nâng cấp domain controller
- 01 máy Windows 7
- 01 máy mục tiêu chưa cài đặt hệ điều hành.
- Cấu hình IP của Windows Server 2008 R2:
+ Ip Address: 192.168.1.254
+ Subnet Mask: 255.255.255.0
+ Preferred DNS : 192.168.1.254

Các bước thực hiện:

A. CHUẨN BỊ: Thực hiện trên máy Windows 7
1. Cài đặt Windows Automatic Installation Kit (Windows AIK).
2. Dùng Windows AIK tạo unattended setup answer file.
3. Tạo đĩa DVD cài đặt tự động.

B. CẤU HÌNH WINDOWS DEPLOYMENT SERVICES SERVER: Thực hiện trên DC
1. Cài đặt & cấu hình DHCP server
2. Cài đặt Windows Deployment Services server
3. Cấu hình Windows Deployment Services server
4. Cấu hình các image
5. Bổ sung cấu hình install image & cấu hình server

C. CÀI ĐẶT TỰ ĐỘNG QUA MẠNG: Thực hiện tại PC mục tiêu

Xem chi tiết...

LEVEL 3 - LAB 2: BRANCHCACHE

I. GIỚI THIỆU
Đối với một hê thống mạng công ty có nhiều chi nhánh, các user tại văn phòng chi nhánh thường xuyên truy cập dữ liệu đến các Server tại trụ sở chính thông qua đường truyền WAN. Khi số lượng truy cập quá nhiều trong cùng thời điểm thì dẫn đến tốc độ truy cập chậm hoặc truy cập thất bại.

BranchCache được phát triển nhằm giải quyết vấn đề nêu trên. BranchCache là 1 tính năng mới trong Windows Server 2008 R2 và Windows 7, có chức năng giảm thiểu lưu lượng truy cập file, lưu lượng truy cập website hoặc tăng tốc độ truy cập của các ứng dụng thông qua đường truyền WAN khi người dùng tại chi nhánh truy cập đến server tại văn phòng chính.

Bài lab này trình bày cách triển khai Branch Cache theo mô hình Distributed Cache

Các bước thực hiện:

A. CẤU HÌNH SERVER WINDOWS SERVER 2008 R2
1. Add feature Branch Cache
2. Cấu hình File server hỗ trợ Branch cache
3. Dùng policy để cấu hình BranchCache server
4. Cấu hình BranchCache trên shared folder

B. CẤU HÌNH BRANCHCACHE TRÊN CLIENT WINDOWS 7

C. KIỂM NGHIỆM: Client chép dữ liệu & giám sát tại Server
1. Cấu hình monitor counter tại server
2. Client chép dữ liệu và giám sát tại server

Xem chi tiết...

LEVEL 3 - LAB 3: VPN RECONNECT

I. GIỚI THIỆU

VPN Reconnect là một tính năng kết nối VPN mới được phát triển trên Windows 7 và Windows Server 2008 R2.

Thông thường khi thực hiện kết nối VPN qua internet, nếu vì một lý do nào đó mà kết nối internet bị gián đoạn thì kết nối VPN sẽ chấm dứt và ngưới dùng buộc phải kích hoạt lại kết nối VPN.

Kết nối VPN reconnect từ client Windows 7 đến server Windows Server 2008 R2 có khả năng tự động tái kết nối ngay lập tức mà không cần bất cứ sự can thiệp nào từ người dùng

Các bước thực hiện:

A. CẤU HÌNH SERVER
1. Xây dựng Enterprise Root Certification Authority
2. Chuẩn bị certificate template để cấp cho VPN server
3. Cấu hình certificate cho VPN server
4. Export certificate của Certification Authority
5. Tạo user account & cấp quyền kết nối VPN
6. Cấu hình VPN server

Xem chi tiết...

TỔNG QUAN VỀ EXCHANGE SERVER 2010

2009-07-09T01:44:00Z

Tiếp nối sau thành công của Exchange Server 2007, ngày 14/04/2009 vừa qua, Microsoft đã chính thức giới thiệu phiên bản thử nghiệm Exchange Server 2010 dành cho doanh nghiệp. Phiên bản mới này giúp bạn đơn giản hóa công việc quản lý, bảo vệ thông tin liên lạc và đặc biệt đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong việc đồng bộ hóa các thiết bị di động. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn “Tổng Quan về Exchange Server 2010” – Sản phẩm Mail Server mới nhất dành cho doanh nghiệp của Microsoft

A- Bảo vệ và tuân thủ các chính sách e-mail

Hiện nay, việc quản lý e-mail tuân thủ theo chính sách của doanh nghiệp đã trở thành 1 thách thức lớn. Vấn đề ở chỗ khi dung lượng mail của user lớn hơn dung lượng hộp thư cho phép, user thường di chuyển các thư này sang LAPTOP hoặc PC khác dưới dạng file PST. Điều này gây khó khăn cho việc quản lý cũng như tìm kiếm mail. Exchange Server 2010 đã đưa ra 1 tính năng mới, tích hợp khả năng lưu trữ và duy trì email trực tiếp.

Bên cạnh đó, việc bảo mật thông tin cho các email vô cùng quan trọng. Mặc dù bạn đã nỗ lực hết sức(dựng firewall, cài đặt các chương trình virus…), nhưng các user trong quá trình gửi và nhận mail vô tình để lộ những thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp ra bên ngoài. Như vậy, có cách nào để ngăn chặn những người dùng trái phép đọc những thông tin nhạy cảm đó???

Exchange 2010 sẽ giúp bạn làm công việc đó một cách dễ dàng thông qua tính năng Rights Management Rules. Đây là trung tâm kiểm soát giúp bạn quản lý, mã hóa và ngăn chặn email một cách hiệu quả. Bạn có thể tự động thực thi chức năng kiểm soát hoặc để người dùng tự thiết lập chế độ bảo vệ dữ liệu riêng của họ

Bên cạnh đó, Exchange Server 2010 còn ngăn chặn các mail spam, lọc mail và ngăn chặn các phần mềm gián điệp thông qua sản phẩm Microsoft Forefront Security for Exchange Server

B- Truy cập ở bất cứ mọi nơi

Mức độ thành công trong công việc tùy thuộc vào năng suất và hiệu quả làm việc của user thông qua các giải pháp công nghệ mà bạn triển khai. Exchange Server 2010 giúp cho user của bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách cho phép họ tự do truy cập an toàn vào tất cả các thông tin liên lạc của họ như: e-mail, thư thoại, tin nhắn… từ bất kỳ hệ điều hành, trình duyệt Web hoặc thiết bị di động thông qua các chuẩn giao thức công nghiệp.

Exchange Server 2010 tích hợp thêm chức năng cho xem thông tin của mail theo dạng chủ đề xuyên suốt các hộp thư, điều này giúp các user thuận tiện rất nhiều trong công việc. Ngoài ra, bạn còn có thể gỡ bỏ 1 ai đó ra khỏi các cuộc trao đổi dễ dàng chỉ với 1 cú click chuột

Một tính năng nổi trội trong Exchange 2010 phải kế đến là Voice Mail. Trong Exchange Server 2010, người dùng có thể nhận voice mail trực tiếp ngay trong Inbox, xử lý các voice mail như e-mail trên Microsoft Outlook hoặc Oultook Web Access. Khi bạn nhận được voice mail, tính năng “speech to text” trong Exchange Server 2010 ngay lập tức sẽ tự động hiển thị dưới dạng văn bản, user có thể đọc trực tiếp nội dung kèm theo việc nghe lại voice mail (chỉ áp dụng đối với ngông ngữ English)

Ngoài ra, hiểu được nhu cầu nhắn tin (SMS), chat và email giữa các user, Exchange Server 2010 đã tích hợp các chức năng trên vào 1 chỗ, rất thuận tiện cho người dùng. Chỉ cần mở Microsoft Outlook, bạn hoàn toàn có thể nhắn tin, chat hoặc thậm chí là gọi điện di động đến các thành viên trong công ty.

C- Linh hoạt và khả năng lưu trữ, phục hồi dữ liệu

Exchange Server 2010 mang lại sự linh động cho doanh nghiệp, giúp cho hệ thống Mail Server của bạn hoạt động liên tục dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Đáng lưu ý nhất là việc lưu trữ trên Exchange nay đã có thêm tùy chọn mới JBOD bao gồm ổ cứng SATA và đĩa RAID, giúp lưu trữ các mailbox database lớn với chi phí thấp nhất

Tính năng Continous Replication đã được triển khai trên Exchange Server 2007, trong phiên bản Exchange Server 2010 đã được cải thiện rất nhiều với khả năng khôi phục dữ liệu một cách nhanh chóng, và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các datacenter. Ngoài ra Exchange Server 2010 còn có thêm tính năng Online Mailbox Moves, cho phép Admin có thể di chuyển các mailbox giữa các database mà không cần thiết lập chế độ Offline. User vẫn có thể kết nối đến mailbox của họ, gửi và nhận mail bình thường trong khi mailbox di chuyển sang một nơi khác.

Mời các bạn tiếp tục đón đọc bộ bài ”TRIỂN KHAI EXCHANGE SERVER 2010 CHO MÔ HÌNH MẠNG DOANH NGHIỆP”

TRIỂN KHAI WORKFLOW BẰNG MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT DESIGNER 2007

2009-06-02T15:34:00Z

I. Giới thiệu:

Ở các phần trước, tôi đã giới thiệu với các bạn bằng cách triển khai Workflow bằng Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Nhưng chúng ta chỉ dừng lại ở các workflow có sẵn như: Approval Workflow, Collect Feedback Workflow, Collect Signature Workflow… Vậy có cách nào tự tạo 1 Workflow cho riêng mình hay không? Trong phần tiếp theo của loạt bài viết về Workflow dành cho Sharepoint, chúng tôi sẽ tiếp tục giới thiệu với các bạn cách triển khai Workflow bằng Sharepoint Designer 2007 thông qua mô hình thực tế.

Bài lab bao gồm các bước:

1. Khởi tạo 1 Workflow mới trong Sharepoint Designer

2. Xây dựng Initiation Form trước khi chạy Workflow

3. Tạo Workflow Step

4. Kiểm tra Workflow

II. Chuẩn bị:

- Cài đặt Microsoft Office Sharepoint Designer 2007

- Tạo Sharepoint Site: http://server:55555

- Cấu hình Incoming Email và Outgoing Email hoàn chỉnh

III. Thực hiện:

Chúng ta sẽ từng bước thực hiện Workflow theo như mô hình bên dưới

1. Mr Hiếu – Marketing Manager sẽ tạo ra 1 bản nháp kế hoạch marketing cho sản phẩm mới

2. Sau đó Mr Hiếu sẽ gửi bản nháp này cho Mr Nam – Product Manager xem xét chi tiết và thông tin cụ thể để marketing cho sản phẩm

3. Sau khi Mr Nam chấp nhận bản kế hoạch này thì 2 việc sau sẽ xảy ra cùng lúc:

a. 1 thông báo sẽ được gửi tới cho Mr Trọng – Advertising Agency bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm mới và Mr Trọng sẽ dự trù ngân sách để thực hiện chiến lược này

b. 1 thông báo sẽ được gửi tới cho Mr Hoàng – Manufactoring Coordiantor, Mr Hoang sẽ confirm lại xem ngày launch sản phẩm có phù hợp hay không? Có kịp tiến độ hay không? Nên tăng thêm thời gian hay giảm bớt thời gian

4. Sau khi các bước trên đã hoàn tất thì 1 bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ được gửi tới cho Mr Huệ - Marketing Director xem xét và quyết định có “launch” chương trình này hay không

Bây giờ chúng ta sẽ bắt đầu đi vào từng bước để thực hiện Workflow

1. Khởi tạo 1 Workflow mới trong Sharepoint Designer

- Mở Sharepoint Designer 2007, vào menu File, chọn Open Site…

- Nhập vào tên Site ở mục Site Name. VD: http://server:55555

- Nhập vào username và password để mở Site

- Sau khi Site được mở ra, vào menu File, chọn New, sau đó chọn Workflow…

- Màn hình Define your new worklfow, ở ô Give a name to this workflow, bạn đặt tên cho Workflow của mình, ví dụ: Product Marketing Plan.

+ Ở mục What SharePoint list should this workflow be attached to?, bạn chọn Document Library mà bạn muốn triển khai Workflow, ở đây tôi chọn Shared Document

+ Ở mục Select workflow start options for items in Sharepoint Documents, đánh dấu check vào ô Allow this workflow to be manually started from an item

+ Ở phía bên dưới, chọn Initiation… để bắt đầu tạo Initiation Form

2. Xây dựng Initiation Form trước khi chạy Workflow

Trước khi Workflow chạy, Marketing Manager cần phải cung cấp 1 số thông tin như sau:

- Product Name: tên sản phẩm mà trong kế hoạch Marketing đề cập tới

- Subsidiary: tên chi nhánh công ty làm ra sản phẩm (ví dụ, Chi nhánh HOCHIMINH hoặc chi nhánh HANOI)

- Budget: Ngân sách để thực hiện sản phẩm này

- Launch Date: Ngày công bố sản phẩm

a. Tạo Product Name Field:

- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn Add…

- Màn hình Add Field, mục Field Name, bạn đặt tên là Product Name. Mục Information type, chọn kiểu dữ liệu là Single line of text. Sau đó nhấn Next

- Mục Default Value, bạn để trắng. Sau đó nhấn Finish

b. Tạo Subsidiary Field:

- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn Add…

- Màn hình Add Field, mục Field Name, bạn đặt tên là Subsidiary. Mục Information type, chọn kiểu dữ liệu là Choice (menu to choose from). Sau đó nhấn Next

- Ở mục Choice, bạn nhập vào 2 giá trị để chọn lựa. Ví dụ: Công Ty Msopenlab có 2 chi nhánh HOCHIMINH và HANOI. Mục Display as, chọn Drop-down menu. Sau đó bạn nhấn Finish

c. Tạo Budget Field:

- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn Add…

- Màn hình Add Field, mục Field Name, bạn đặt tên Budget. Mục Information type, chọn kiểu dữ liệu là Number. Sau đó nhấn Next

- Ở mục Default value, bạn để giá trị: 0. Sau đó nhấn Finish

d. Tạo Budget Field:

- Màn hình Workflow Initiation Parameters, nhấn Add…

- Màn hình Add Field, mục Field Name, bạn đặt tên Launch Date. Mục Information type, chọn kiểu dữ liệu là Date and Time. Sau đó nhấn Next

- Chọn giá trị Blank Default Value. Ở mục Display Format, chọn định dạng Date Only. Sau đó nhấn Finish

- Cuối cùng, sau khi tạo xong, bạn sẽ được 4 Field bao gồm: Product Name, Subsidiary, Budget và Launch Date. Sau đó nhấn OK

3. Tạo các Workflow Step:

Trong bài lab này, chúng ta cần tạo 3 step:

* Product Manager

* Notification (thông báo đến cho Advertising và Manufactory)

* Marketing Director

a. Step 1: Product Manager

- Quay trở lại màn hình Define Your New Workflow, nhấn Next

- Ở mục Step Name, đặt tên là Product Manager. Bên dưới bạn nhấn vào biểu tượng Conditions, chọn Compare any Datasource

- Nhấn vào giá trị value đầu tiên

- Màn hình Define Workflow Lookup, ở mục Source, chọn Workflow Data. Mục Field, chọn Intiation: Subsidiary, sau đó nhấn OK

- Nhấn vào giá trị value thứ hai, chọn vào biểu tượng “…”

- Sau đó bạn nhập lại giá trị mà bạn đã tạo ở Initiation Subsidiary. Ví dụ: MSOPENLAB Ltd. (HOCHIMINH). Sau đó nhấn OK

- Tiếp theo bạn nhấn vào biểu tượng Actions, chọn Send an Email

- Nhấn chọn vào Email this message

- Bạn còn nhớ ở những phần trước, khi bạn triển khai workflow. Một email sẽ tự động gửi tới cho user, bây giờ bạn có thể tùy chỉnh cho email đó (thậm chí là việt hóa). Những phần được đóng khung màu đỏ, bạn có thể điền vào bằng cách “Add Lookup to Body”

[%Initiation: Product Name%]

Source Data: Workflow Data

Field: Initiation: Product Name

[%Shared Documents:Encoded Absolute URL%]

Source Data: Current Item

Field: Encoded Absolute URL

[%Shared Documents:Modified By%]

Source Data: Current Item

Field: Modified By

Sau đó nhấn OK

- Quay trở lại màn hình Step 1, nhấn vào biểu tượng Actions, chọn More Actions…

- Ở mục Select a Category, chọn All Actions. Bên dưới Choose an Action, chọn Assign a To-do item. Sau đó nhấn Add

- Nhấn chuột vào a to do item. Trong cửa sổ Custom Task Wizard ở khung Name, đạt tên là Review Plan, bên dưới mục Description, nhập vào thông tin mô tả cho Task này. Sau đó nhấn Finish

- Nhấn chọn vào these users, sau đó add user DONG PHUONG NAM vào

- Như vậy chúng ta đã gần như tạo xong Step1. Gửi mail đến cho Product Manager. Nhưng đó là đối với trường hợp người triển khai Workflow chọn chi nhánh MSOPENLAB Ltd (HOCHIMINH). Vậy lỡ như họ chọn chi nhánh ở HANOI thì sao? Như vậy, chúng ta sẽ tạo thêm 1 Actions nữa cho trường hợp thứ 2, khi user chọn chi nhánh ở HANOI, thì 1 email sẽ gửi tới cho Product Manager ở HANOI. Quay trở lại màn hình Step 1, nhấn vào đường link Add Else If Conditional Branch

- Nhấn vào biểu tượng Actions, chọn Send an Email

- Nhập vào địa chỉ email của Product Manager ở chi nhánh HANOI và nhập vào nội dung

- Tương tự, bạn cũng gán Assign a To-do Item cho user này

b. Step 2: Notification

- Ở phía bên phải, chọn Add Workflows Step

- Ở mục Step Name, đặt tên là Notification. Bên dưới bạn nhấn vào biểu tượng Actions, chọn Send an email

- Tiếp tục nhấn vào biểu tượng Actions, chọn Send an email thêm lần nữa

- Nhấn vào biểu tượng hình mũi tên ngay mục Conditions, chọn Run All Actions in Parallel. Bạn sẽ thấy ở mục Actions, chữ “end” sẽ được đổi thành “and”

- Nhấn vào chữ this message ở email 1, điền nội dung email, sau đó nhấn OK

- Tương tự bạn cũng làm cho email thứ 2

- Nhấn chuột vào biểu tượng Actions, chọn Assign a To-Do Item

- Sau đó bạn lại tiếp tục nhấn chuột vào biểu tượng Actions, chọn Assign a To-Do Item thêm lần nữa

- Lần lượt tạo các to do item và gán cho các user tương ứng

c. Step 3: Marketing Director

- Tạo thêm 1 Workflow Step, đặt tên là: Marketing Director

- Ở mục Actions, chọn Send an Email, sau đó bạn add thêm Assign a To-do item. Set parallel cho 2 hành động này xảy ra cùng lúc.

- Cuối cùng bạn nhấn Finish. Quá trình xây dựng, đóng gói Workflow hoàn tất

4. Kiểm tra Workflow:

- Log on user HIEU DAO DUY, upload Document vào Shared Document. Chuột phải vào file văn bản, chọn Workflows

- Lúc này bạn sẽ thấy Workflow “Product Marketing Plan” mà bạn đã tạo trong Sharepoint Designer. Nhấn chọn vào workflow “Product Marketing Plan”

- Lần lượt nhập vào tên sản phẩm, tên chi nhánh công ty, ngân sách, và ngày chạy sản phẩm. Sau đó nhấn Start

- Lúc này theo đúng tiến trình của Workflow, user DONG PHUONG NAM sẽ nhận được 1 email

- Khi user DONG PHUONG NAM truy cập vào Task trên Sharepoint, sẽ có 1 To-do Item (do bạn đã tạo trong Sharepoint Designer)

- Khi user DONG PHUONG NAM xem và duyệt qua tài liệu này xong, chỉ việc nhấn Complete Task

- Và Workflow cứ tiếp tục diễn ra cho đến khi user TRAN VAN HUE- Marketing Director quyết định sản phẩm có đạt hay không.

ỨNG DỤNG WORKFLOW CHO DOANH NGHIỆP - PHẦN 3: ỨNG DỤNG COLLECT SIGNATURE WORKFLOW VÀO DOCUMENT LIBRARY

2009-04-27T14:32:00Z

I. Giới thiệu:

Bạn là trưởng phòng của 1 công ty ABC. Sắp tới đây, công ty của bạn sẽ có 1 hội nghị khách hàng thường niên hằng năm và bạn phải lên kế hoạch thu chi cho hội nghị. Sau đó bạn phải in bảng thu chi đó ra và đi đến từng phòng đưa cho các sếp ký. Có cách nào đơn giản hơn không?

Thay vì phải đi đến gõ cửa từng phòng để xin chữ ký, tại sao bạn không dùng đến Collect Signature Workflow ? Workflow này sẽ giúp bạn thu thập toàn bộ chữ ký điện tử của các nhân viên mà bạn yêu cầu. Trong phần 3 của loạt bài viết này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn cách “Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library”

Phần 3 bao gồm các bước:

1. Tìm hiểu về Collect Signature Workflow

2. Cấu hình Collect Signature Workflow

3. Kiểm tra Collect Signature Workflow

II. Chuẩn bị:

- Hoàn tất khâu chuẩn bị như phần 1

- Cài đặt Enterprise CA + xin CA cho từng user (xem chi tiết ở đây)

+ CA của user TRONG MANH NGUYEN:

+ CA của user HOANG THUY TRAN:

+ CA của user HUE TRAN VAN:

- Tạo mới Document Library: Event’s Plan trong Sharepoint. Mở Sharepoint Site, ở phía bên trái chọn Documents

- Trong màn hình All Site Content, chọn Create

- Phía dưới mục Library, chọn Document Library

- Đặt tên là Event’s Plan, sau đó nhấn Create để tạo mới

- Chuẩn bị 1 file excel, ví dụ: seminar_plan(150509).xlsx. Upload file này lên Document Library Event’s Plan

III. Thực hiện:

1. Tìm hiểu về Collect Signature Workflow

Như đã trình bày ở phần giới thiệu, Collect Signature Workflow sẽ thu thập toàn bộ các chữ ký điện tử của các nhân viên mà bạn yêu cầu. Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử là loại chữ ký mà mọi người có thể add vào 1 file. Nó giống như bạn dùng cây bút ký tên lên 1 tờ giấy, thì thay vì vậy, bạn sẽ ký lên file điện tử bằng cách gõ vào. Đi kèm theo với chữ ký điện tử là 1 digital certificate. Chữ ký điện tử phải khớp với digital certificate, nó dùng để chứng minh chữ ký của người ký vào là thật. Nếu tên trên chữ ký khác với digital certificate thì khi bạn ký vào sẽ bị báo là không hợp lệ.

2. Cấu hình Collect Signature Workflow

- Log on user TRONG MANH NGUYEN, mở Sharepoint Site, nhấn chuột vào file seminar_plan(150509), chọn Edit In Microsoft Office Excel

- Hộp thoại Windows Internet Explorer cảnh báo, bạn nhấn OK

- Đặt trỏ chuột phía dưới chữ Tổng Cộng, vào menu Insert, chọn biểu tượng Signature Line

-Trong hộp thoại Signature Setup, điền vào các mục sau:

+ Suggested signer: Họ tên người bạn muốn yêu cầu ký tên

+ Suggested signer’s title: Chức vụ của người đó

+ Suggested signer’s email address: Địa chỉ email của người đó

Sau khi điền xong bạn nhấn OK

- Tiếp tục, Mr Trong cũng cần 2 ông sếp nữa phải ký tên vào văn bản này là Mr Hue và Mr Hoang. Phía dưới khung chữ ký dành cho Mr Trong, vào menu Insert, chọn Signature Line

- Nhập vào thông tin của Mr Hoang, nhấn OK

- Tương tự bạn insert thêm signature cho Mr Hue

- Lúc này bạn đã có 3 khung dành cho 3 chữ ký

- Double click vào ô dành cho MR Trong, nhập vào họ tên giống như trên CA được cấp phát, sau đó nhấn Sign

- Sau khi ký xong thì file seminar_plan(150509) sẽ có thuộc tính Read Only.

- Nhấn chuột vào biểu tượng Office ở bên góc trái , chọn Workflows. Ở mục Collect Signatues, nhấn Start để bắt đầu khởi động Collect Signature Workflow

- Trong màn hình Suggested Signer, lần lượt nhấn vào biểu tượng Check Names, sau đó nhấn Start

- Quay trở lại Sharepoint Site, lúc này sẽ xuất hiện thêm cột “Collect Signature” và Status là “In Progress”

3. Kiểm tra Collect Signature Workflow
- Log on user HOANG THUY TRAN, mở Microsoft Outlook 2007, 1 email đã được gửi tới cho Mr Hoang. Nhấn vào chữ “here”

- Trong trang Tasks: This document requires your signature, chọn file seminar_plan(150509)

- Trên khung Workflow Task, nhấn chọn Sign…

- Nhập vào họ tên giống như trên CA được cấp phát: HOANG THUY TRAN, sau đó nhấn Sign

- Tương tự, log on user HUE TRAN VAN, và sign in vào file văn bản

- Sau khi user HUE TRAN VAN ký xong thì Workflow xem như hoàn tất. Log on user TRONG MANH NGUYEN, mở Sharepoint Site, vào Document Library Event’s Plan chọn Completed

- Những thông tin về Workflow sẽ xuất hiện

+ Mục Workflow Information: cho biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào thời điểm nào?)

+ Mục Tasks: cho biết ai được chỉ định review file này, và tình trạng Completed hay Rejected

+ Mục Workflow History: cho biết thông tin góp ý của những người được yêu cầu ký tên trên file

ỨNG DỤNG WORKFLOW CHO DOANH NGHIỆP - PHẦN 2: ỨNG DỤNG COLLECT FEEDBACK WORKFLOW VÀO DOCUMENT LIBRARY

2009-04-16T13:41:00Z

I. Giới thiệu:

Bạn có 1 policy mới dành cho công ty, bạn muốn tất cả các nhân viên cùng đóng góp ý kiến về policy này trước khi nó có hiệu lực chính thức. Bạn sẽ gửi mail cho các nhân viên, đính kèm theo file policy. Sau đó, các nhân viên sẽ gửi lại feedback cho bạn. Nhưng làm thế nào để bạn tổng hợp lại các feedback đó vì mỗi nhân viên sẽ reply lại 1 email ? Làm sao để bạn có thể biết được các nhân viên không copy các feedback của nhau? Rắc rối quá phải không?

Collect Feedback Workflow hoàn toàn có thể giúp bạn làm được việc đó. Workflow này sẽ giúp bạn gửi mail đến cho các nhân viên và cho phép các nhân viên có thể chỉnh sửa và đóng góp ý kiến trực tiếp ngay trên file. Như vậy mọi thứ đều ở 1 chỗ, rất tiện lợi. Trong phần 2 này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn cách “Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library”

Phần 2 bao gồm các bước:

1. Tìm hiểu Collect Feedback Workflow

2. Cấu hình Collect Feedback Worklfow

3. Kiểm tra Collect Feedback Workflow

II. Chuẩn bị:

- Hoàn tất khâu chuẩn bị như ở phần 1

- Chuẩn bị sẵn 1 file văn bản, qua tab Review, nhấn vào biểu tượng Track Changes (khi người khác chỉnh sửa file này sẽ tự thay đổi màu sắc chữ). Sau đó bạn Save file này lại, ở bài lab này tôi đặt tên là introduce_ms.docx

- Truy cập vào Sharepoint Site, upload file introduce_ms.docx lên Shared Document

III. Thực hiện:

1. Tìm hiểu Collect Feedback Workflow:

Collect Feedback Workflow thu thập tất cả các thông tin phản hồi của 1 file văn bản cho bạn. Khi bạn khởi động Collect Feedback Workflow thì trình tự sau sẽ diển ra:

1. Workflow sẽ gửi mail đến những người mà bạn chỉ định trong mục Approver.

2. Sau khi đọc xong mail, những người mà bạn chỉ định sẽ click vào đường link (có trong lá mail). File văn bản sẽ được mở ra và họ có thể đóng góp feedback cho file cũng như thêm/xóa nội dung.

Sau khi Workflow hoàn tất, bạn chỉ việc mở file đó ra và có thể tổng hợp các feedback của mọi người. Nhờ vào Collect Feedback Workflow, bạn dễ dàng biết được ai đã cung cấp feedback và ai không cung cấp feedback cho bạn. Tránh được tình trạng copy feedback lẫn nhau.

Lưu ý: Cơ chế hoạt động của Collect Feedback Workflow khác với Approval Workflow, Approval Workflow đi theo cơ chế route document (người này nhận mail, hoàn tất xong mới tới người kế tiếp nhận mail). Còn Collect Feedback Workflow gửi đến cho tất cả mọi người do bạn chỉ định

2. Cấu hình Collect Feedback Worklfow:

- Chuột phải vào file introduce_ms.docx, chọn Workflows

- Bên dưới mục Start a new workflow, chọn Collect Feedback

- Chú ý các mục sau đây:

+ Approvers: tên những người mà bạn muốn họ xem và chỉnh sửa nội dụng cho file của bạn. Ở đây tôi cần 2 ông sếp của tôi xem nên tôi add lần lượt 2 user: HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, HIEU DAO DUY

+ Type a message to include with your request: Nhập vào nội dung bạn yêu cầu

+ Due date: thời hạn cuối để review file. Sharepoint sẽ gửi thư nhắc nhở

Cuối cùng bạn nhấn Start để khởi động Workflow

- Lúc này sẽ xuất hiện thêm cột “Collect Feedback” và Status là “In Progress”

3. Kiểm tra Collect Feedback Workflow

- Log on user HIEU DAO DUY, mở Microsoft Outlook 2007, 1 email đã được gửi tới cho Mr Hieu. Nhấn vào chữ “here”

- Trong trang Tasks: Please review file introduce_ms, chọn file introduce_ms

- File tài liệu được mở ra, chú ý bạn sẽ thấy có 2 tùy chọn:

+ Edit Document: Chỉnh sửa lại file văn bản

+ Edit this task: Feedback cho file văn bản

Ở đây, Mr Hieu muốn chỉnh sửa lại nội dung nên anh ấy chọn “Edit Document”

- Khi Mr Hieu chỉnh sửa file văn bản này, thì tự động những thao tác của Mr Hieu sẽ được chuyển sang màu khác( thêm hoặc xóa chữ). Sau khi chỉnh sửa xong, Mr Hieu Save lại và nhấn Edit this task…

- Tiếp theo hộp thoại Please review sẽ hiện ra, Mr Hieu sẽ đưa ra góp ý của mình, sau đó nhấn Send Feedback

Lưu ý: Nếu Mr Hieu không nhấn “Edit this task” thì Workflow này sẽ không hoàn thành

- Tương tự, log on user HOANG THUY TRAN, mở Microsoft Outlook 2007, một email thông báo cũng sẽ được gửi tới cho Mr Hoang

- Mr Hoang cũng chọn Edit Document, và chỉnh sửa nội dung (thao tác của Mr Hoang chuyển sang màu xanh)

- Sau khi chỉnh sửa xong, Mr Hoang Save văn bản lại và nhấn Edit this task. Trong hộp thoại Please review, Mr Hoang cũng đưa ra ý kiến của mình và nhấn Send Feedback

- Như vậy, đến đây Collect Feedback Workflow đã hoàn thành. Truy cập vào Sharepoint Site, vào Shared Document , mở file introduce_ms

- Rê chuột vào những dòng chữ thay đổi, sẽ cho bạn biết user nào đã chỉnh sửa văn bản, chỉnh sửa vào thời gian nào

- Nếu bạn đồng ý với việc chỉnh sửa này, chuột phải vào đoạn văn bản, chọn Accept Change

- Ngược lại, nếu không đồng ý thì bạn chọn Reject Change

- Cuối cùng sau khi tổng hợp ý kiến và thay đổi nội dung cần thiết, bạn có 1 file hoàn chỉnh

- Quay trở lại Sharepoint Site, mục Shared Document, nhấn vào chữ Completed

- Những thông tin về Workflow sẽ xuất hiện

+ Mục Workflow Information: cho biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào thời điểm nào?)

+ Mục Tasks: cho biết ai được chỉ định review file này, và tình trạng Completed hay Rejected

+ Mục Workflow History: cho biết thông tin góp ý của những người được yêu cầu xem file

-- Hết phần 2 --

ỨNG DỤNG WORKFLOW CHO DOANH NGHIỆP - PHẦN 1: ỨNG DỤNG APPROVAL WORKFLOW VÀO DOCUMENT LIBRARY

2009-04-02T11:57:00Z

I. Giới thiệu:

Bạn sẽ giải quyết tình huống này thế nào ? Bạn đang có một file tài liệu và bạn cần 1 số người xem và góp ý tài liệu đó cho bạn. Vì thế, bạn quyết định in file đó ra, đưa cho mọi người tham khảo. Nhưng sau đó ngày qua ngày, bạn không thể nhớ bạn đã đưa tài liệu cho ai và ai đã góp ý cũng như chưa góp ý cho tài liệu của bạn? Cách tốt nhất để giải quyết tình huống này là dùng những Workflow có sẵn trên Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Mở đầu cho loạt bài viết về Workflow “ỨNG DỤNG WORKFLOW CHO DOANH NGHIỆP”, trong phần 1 này tôi sẽ hướng dẫn bạn “Ứng dụng Approval Workflow vào Document Library”

Phần 1 bao gồm các bước:

1. Định nghĩa về Workflow

2. Tìm hiểu về Approval Workflow

3. Cấu hình Incoming E-mail và Outgoing E-mail cho Sharepoint Site

4. Cấu hình Approval Workflow cho Document Library

5. Kiểm tra Approval Workflow

II. Chuẩn bị:

1. Xây dựng Mail Server – Exchange Server 2007 trên nền Windows Server 2008 (tham khảo tại đây)

2. Tạo các mailbox user: HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, TRONG MANH NGUYEN, và HIEU DAO DUY

3. Mở Sharepoint Central Administrator, tạo Web Application và Sharepoint Site: http://server:19138

- Vào menu Site Actions, chọn Site Settings. Chọn Advanced Permission

- Tạo group VIP và phân quyền Full Control, sau đó nhấn Create

- Sau đó add lần lượt 3 user : HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, và HIEU DAO DUY vào group VIP, nhấn OK

III. Thực hiện:

1. Tìm hiểu về Workflow

Trước khi thực hành bài lab này, chúng ta cần phải hiểu Workflow là gì? Trong môi trường Sharepoint Document Library, workflow là một tiến trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét, duyệt lại 1 file văn bản. Ví dụ, bạn có 1 file văn bản và muốn mọi người góp ý, thì bạn chỉ cần start workflow trên file đó. Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do bạn chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem file. Nếu họ quên, Sharepoint sẽ gửi email nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho file đó xong, sẽ có 1 report dầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem file.

Vậy những người góp ý sẽ làm gì khi xem file đó. Nó phụ thuộc vào loại Workflow mà bạn chọn. Khi bạn uploads 1 file văn bản lên Document Library, có 7 loại Workflow có sẵn mà bạn có thể lựa chọn:

a. Approval Workflow: Workflow này sẽ yêu cầu tất cả mọi người chấp nhận file văn bản. Ví dụ: bạn có 1 file Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho buổi hội thảo sắp tới, bạn cần thông qua ý kiến của các sếp về file này trước khi hội thảo diễn ra. Approval Workflow là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này.

b. Collect Feedback Workflow: Workflow này sẽ thu thập tất cả các thông tin phản hồi. Ví dụ: bạn đưa ra 1 chính sách mới cho công ty, và bạn muốn lấy tất cả ý kiến của mọi người từ các phòng ban trong công ty. Sau đó, bạn tổng hợp lại tất cả các ý kiến và đưa ra phiên bản chính thức. Lưu ý: Workflow này cho phép người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file văn bản.

c. Collect Signature Workflow: Workflow này thu thập những chữ ký số từ mọi người . Nên dùng workflow này trong trường hợp bạn muốn mọi người ký kết vào biên bản hoặc hợp đồng.

d. Disposition Approval Workflow: Workflow này cho phép xử lý những văn bản đã bị hết. Nó sẽ cho phép bạn chọn lựa: giữ các file văn bản này lại hoặc xóa đi.

e. Three States Workflow: Workflow này được thiết kế để theo dõi tình trạng của 1 item trong 1 list. Chúng ta thường sử dụng workflow này trong vei65c theo dõi 1 project task hoặc 1 bảng kiểm kê tài chính.

Ngoài ra còn có thêm 2 loại Workflow nữa là Translation Management Workflow và Group Approval Workflow (hay còn gọi là East Asian Document Workflow) nhưng 2 loại workflow này rất ít được sử dụng. Translation Management Workflow dùng để hỗ trợ quản lý chuyển đổi những văn bản sang các ngôn ngữ khác, còn Group Approval Workflow dùng để đóng dấu lên filve văn bản và chữ ký, phù hợp với văn hóa người Á Đông.

2. Tìm hiểu về Approval Workflow

Trong các loại workflow kể trên thì Aprroval Workflow là đơn giản nhất. Cho nên trong phần đầu của loạt bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn về Approval Workflow, để sau đó chúng ta có thể đi sâu hơn về các Workflow phức tạp khác.

Ok, vậy Aprroval Workflow hoạt động như thế nào? Khi bạn khởi động workflow từ 1 file trong document library, thì trình tự như sau sẽ diễn ra:

1. 1 email sẽ được gửi tới cho người đầu tiên mà bạn chỉ định trong mục Aprrover. Sharepoint gọi email này là “task” bởi vì trong email này sẽ liệt kê những mục cần phải làm trong Workflow. “Task” này sẽ yêu cầu người đó approve file bằng cách click vào biểu tượng Approve.

2. Sau khi người đầu tiên approve xong, người tiếp theo trong danh sách Approver sẽ nhận được email, và họ cũng được yêu cầu approve file

3. Cứ như vậy cho đến người cuối cùng trong danh sách Approver. Khi người cuối cùng nhấn Approve thì workflow xem như hoàn tất

* Lưu ý: Điểm đặc biệt của workflow này là nó đi theo cơ chế route document. Ví dụ như bạn yêu cầu 3 người: A, B, C approve 1 file văn bản. Đầu tiên anh A sẽ nhận được 1 email yêu cầu approve, lúc này sẽ xảy ra 2 trường hợp:

+ Nếu anh A approve, thì một email khác sẽ được gửi tới anh B, cứ tiếp tục như vậy cho đến người cuối cùng là anh C

+ Nếu anh A quên không approve, thì chắc chắn anh B và anh C sẽ ko nhận được bất kỳ email thông báo approve nào. Cho nên, để đề phòng trường hợp đó, Sharepoint đưa ra tính năng due date khi bạn cấu hình workflow để lỡ anh A có quên thì Sharepoint sẽ tự động gửi mail nhắc nhở.

Workflow này thích hợp sử dụng cho các phòng ban. Dựa vào tính này này mà bạn có thể biết 1 hợp đồng hay 1 lá đơn đang ở phòng ban nào? Như vậy khi đọc đến đây, bạn đã hiểu được Approval Workflow là như thế nào rồi. Bây giờ tôi sẽ đưa ra tình huống và chúng ta từng bước cấu hình bài lab để giải quyết tình huống này nhé

Mr Trong có 1 file powerpoint, file này anh ấy sẽ trình bày trong buổi hội thảo sắp tới của công ty. Cho nên, anh ấy upload file này lên Document Library và đặt tên là TDT_meeting. Nhưng trước khi diễn ra hội thảo, thì Mr Trong cần 3 ông sếp “duyệt” và cho ý kiến file này, đó là: Mr Hue, Mr Hoang và Mr Hieu.

Chúng ta bắt đầu giải quyết vấn đề này nhé

3.. Cấu hình Incoming E-mail và Outgoing E-mail cho Sharepoint Site

a. Cấu hình Incoming E-mail:

- Mở Sharepoint Central Administrator, qua tab Operation, chọn Incoming-Email Settings

- Ở mục Incoming E-mail Server Display Address, dòng E-mail Server Display Address, nhập vào MSOPENLAB.COM , sau đó nhấn OK

b. Cấu hình Outgoing Email Settings

- Quay lại tab Operation, chọn Outgoing e-mail settings

- Nhập vào các thông số cần thiết, sau đó chọn OK

2. Cấu hình Approval Workflow cho Document Library:

- Mở trang http://server:19138, sau đó nhấn vào link Shared Documents

- Nhấn vào biểu tượng Uploads, sau đó bạn Browse đường dẫn đến file Powerpoint

- Nhấn chuột vào kế bên tên file TDT_MEETING, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Workflows

- Bên dưới mục Start a new workflow, chọn Approval

- Chú ý các mục sau đây:

+ Approvers: tên những người mà bạn muốn xem họ xem và góp cho file của bạn. Ở đây tôi cần 3 ông sếp của tôi xem nên tôi add lần lượt 3 user: HUE TRAN VAN, HOANG THUY TRAN, HIEU DAO DUY

+ Type a message to include with your request: Nhập vào nội dung bạn yêu cầu

+ Due date: thời hạn cuối để review file. Sharepoint sẽ gửi thư nhắc nhở

Cuối cùng bạn nhấn Start để khởi động Workflow

- Lúc này sẽ xuất hiện thêm cột “Approval” và Status là “In Progress”

5. Kiểm tra Approval Workflow:

- Theo lý thuyết về Approval Workflow ở mục số 2, “1 email sẽ được gửi tới cho người đầu tiên mà bạn chỉ định trong mục Aprrover”. Trong mục Approvers, người đâu tiên tôi nhập vào là Mr HUE TRAN VAN, nên anh ấy sẽ nhận được email đầu tiên. Log on user HUE TRAN VAN, mở Microsoft Outlook 2007, 1 email đã được gửi tới cho Mr Hue

- Sau đó Mr Hue mở email này ra và click vào chữ Click here (tôi sẽ giải thích với các bạn ở bên dưới tại sao ko click thẳng vào tên file để mở file này ra luôn mà lại click vào chữ here ???)

- Khi click vào chữ “here”, hộp thoại đăng nhập sẽ hiện ra, bạn nhập vào username và password của user HUE TRAN VAN

- Trong trang Tasks: Please approve file TDT_MEETING, chọn file TDT_MEETING

- File Powerpoint sẽ được mở ra, lúc này sẽ xuất hiện 1 message bar là Workflow Task, nhấn vào chữ Edit This Task…

* Giải thích: Nếu hồi nãy, bạn không nhấn vào chữ “here” mà click thẳng vào file powerpoint thì sẽ không hiện ra thanh Workflow Task này đâu. Tại sao lại như vậy? Bởi vì nó chỉ xuất hiện khi bạn trả tiền bản quyền 1 trong các sản phẩm dưới đây:

+ Microsoft Office Professional Plus 2007

+ Microsoft Office Enterprise 2007

+ Microsoft Office Ultimate 2007

- Tiếp theo hộp thoại Please approve sẽ hiện ra, Mr Hue sẽ xem lại slide và đưa ra góp ý của mình, sau đó nhấn Approve

- Sau khi Mr Hue nhấn Approve xong, thì một email khác sẽ được chuyển tiếp đến cho Mr Hoang, cũng với nội dung tương tự

- Mr Hoang nhận thấy slide này không đẹp và yêu cầu phải làm lại, nên anh ấy viết comment và chọn Reject

-> Lưu ý: Khi Mr Hoàng chọn Reject thì task của Mr Hoàng vẫn là complete.

- Và cứ tiếp tục như vậy, sau khi Mr Hoàng approve xong sẽ chuyển đến cho người cuối cùng là Mr Hieu

- Khi Mr Hieu approve thì workflow sẽ hoàn thành. Quay trở lại Sharepoitn Site, vào mục Shared Documents

- Nhấn vào chữ “Rejected”, sẽ liệt kê những sự kiện của workflow này

+ Mục Workflow Information: cho biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào thời điểm nào?)

+ Mục Tasks: cho biết ai được chỉ định review file này, và tình trạng Approve hay Reject

+ Mục Workflow History: cho biết thông tin góp ý của những người được yêu cầu xem file

Ngoài file Powerpoint, bạn còn có thể làm trên các file Office khác như: Word, Excel, Access,…Cách làm cũng tương tự như ở trên. Chúc các bạn thành công

-- Hết phần 1 --

XÂY DỰNG DOCUMENT WORKFLOW DÀNH CHO SHAREPOINT SERVER 2007 - PHẦN 1: DOCUMENT WORKFLOW CĂN BẢN

2009-01-15T02:35:00Z

I. Giới thiệu:

Trong phần đầu của loạt bài viết “Xây dựng Document Workflow dành cho Sharepoint Server 2007”, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo một workflow đơn giản. Giả sử công ty bạn có 2 document library: “Document dành cho kế toán” và “Document dành cho sếp”. Nhu cầu đặt ra khi client upload tài liệu vào “Document dành cho kế toán” thì tài liệu đó đồng thời cũng được sao chép vào “Document dành cho sếp”. Bạn hoàn toàn có thể làm được điều đó bằng cách triển khai workflow thông qua Visual Studio 2008

Phần 1 bao gồm các bước:

1. Tạo mới Visual Studio Solution and Project

2. Vẽ sơ đồ Workflow Logic

3. Viết code cho Workflow

4. Ứng dụng Workflow vào Sharepoint

II. Chuẩn bị:

- Cài đặt Visual Studio 2008 trên Windows Server 2008. Download tại đây

- Tạo Sharepoint Team Site “Demontration Site” và Setup 2 Document Library “ Account Documents” và “Vip Documents”

-> Bạn có thể xem cách tạo Sharepoint Site và Document Library trong bộ bài viết “TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 DÀNH CHO DOANH NGHIỆP”

- Mở trang “Account Documents”, nhấn Upload, chọn Upload Document

- Browse đến file văn bản cần upload, sau đó nhấn OK

- File văn bản đã được upload thành công

Bây giờ chúng ta sẽ triển khai Workflow, sao cho khi client up dữ liệu lên “Account Documents” thì dữ liệu đó sẽ tự động copy đến “Vip Documents”

III. Thực hiện:

1. Tạo mới Visual Studio Solution and Project

- Khởi động Visual Studio 2008, chọn C#. Vào menu File, chọn New Project…

- Mục Project Types: chọn Office 2007, mục Templates: chọn Sharepoint 2007 Sequential Workflow. Ở khung Name: đặt tên là SimpleCopyFileWorkflow, sau đó nhấn OK

- Màn hình New Office Sharepoint Workflow, ở mục Name, giữ nguyên tên như mặc định. Ở mục What local site site do you want to use for debugging?, nhập vào địa chỉ của trang “Demontration site”, sau đó nhấn Next

- Màn hình Select the lists you will use when debugging, bao gồm 3 mục chính:

+ Library or List: liên quan đến Sharepoint Library hoặc Sharepoint List mà Workflow sẽ triển khai. Lấy ví dụ: bạn muốn khi Client upload document lên Sharepoint Library “Account Document” thì sẽ tự động copy thêm 1 bản qua “Vip Documents” thì ở đây bạn chọn là “Account Documents”. Mục này vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển workflow.

+ History List: lưu trữ các sự kiện liên quan đến workflow. Bạn có thể dùng Reporting Services, export ra file Excel hoặc dùng Access Report để xem các sự kiện này.

+ Task List: lưu trữ các dữ liệu Workflow Task như Task done (%), task trong Outlook…

Sau khi chọn xong, nhấn Next

- Màn hình You can specify the conditions for how your workflow is started, đánh dấu chọn vào 2 mục : Manually by users và When an item is created. Sau đó nhấn Finish

* Các file Projects quan trọng:

a. Feature.xml: Đây là file dùng để định nghĩa tính năng và vị trí của các assemblies, files, hoặc các thuộc tính mà hỗ trợ cho tính năng đó. Khi bạn triển khai Workflow Solution, Visual Studio sẽ dùng file này để chỉ ra những cái cần deploy và nơi chứa giải pháp của bạn. Bạn nên cần đặt tên và mô tả tính năng của WorkFlow trong file này.

b. Key.snk: Đây là Strong name key mà Workflow Solution dùng để deploy nó với Global Assembly Cache (GAC). Kể từ lúc Workflow kết hợp với .NET Assemblies, bạn sẽ có 2 lựa chọn để Sharepoint chấp nhận và làm việc với chúng. Vấn đề bảo mật được đặt lên hàng đầu khi Workflow kết hợp với .NET Assemblies, nó sẽ yêu cầu tất cả các assemblies phải có “chữ ký” và yêu cầu Strong name key. Trong Visual Studio 2008, nó được cung cấp bởi template dành cho Sharepoint Workflow.

c. Workflow.xml: Đây là file dùng để định nghĩa tất cả các file trong Workflow, cho nên nó còn được gọi là “Workflow Template”. Bạn có thể đặt các giá trị sau:

- Name

- Description

- Các URL cho Custom Workflow Forms

+ Association Form: Form này sẽ xuất hiện đầu tiên khi user/administrator kế nối Workflow tới Sharepoint List hoặc Document Library. Bạn nên set giá trị Default cho Workflow.

+ Initiation Form: Form này xuất hiện dành cho user khi user set workflow theo cách manually.

+ Modification Form: Form này bạn có thể đưa cho user ở bất kỳ phạm vi hoạt động nào của Worflow để lấy thêm thông tin dành cho user

+ Task-Edit Form: Form này liên quan đến Tasks (chẳng hạn như Outlook Tasks), một phần của Workflow

+ Status Page: là trang Web mà user có thể truy cập để thông báo mức độ công việc và tình trạng của Workflow

d. Workflow1.cs: File này sẽ thể hiện tính Logic của Workflow và hầu hết chủ yếu bạn sẽ làm việc trên file này, bạn có thể chọn lựa giữa 2 giao diện Coding hoặc Design. Khi bạn double click vào file này, bạn sẽ thấy giao diện như hình bên dưới

2. Xây dựng Workflow trên nền Visual Studio 2008

- Click chuột vào “On Workflow Activated 1”, khung Properties bên phải, điền vào các giá trị sau:

+ Correlation Token: đặt tên cho Workflow, ở đây tôi đặt là “SimpleCopyWorkflowToken”

+ Bung dấu “+” ở mục Correlation Token, bạn sẽ thấy mục OwnerActivityName, chọn Workflow1

- Tiếp theo chúng ta phải thêm Workflow Activity để triển khai code và log history để ghi nhận lại các sự kiện workflow. Ở bên trái, bạn bung mục Toolboxs, kéo thả Code vào sau “On Workflow Activated 1”

- Tiếp tục, bạn kéo thả LogToHistoryListActivity vào sau CodeActivity1

- Cuối cùng bạn được 1 sơ đồ Workflow Logic hoàn chỉnh

3. Viết code cho Workflow:

a. Thêm Code cho “On Workflow Activated 1”

- Double Click vào “On Workflow Activated 1”, giao diện coding sẽ hiện ra, bạn thêm vào 2 đoạn mã như sau:

b. Thêm Code cho FileCopy Activity (codeActivity1 Shape)

- Click chuột vào “CodeActivity1”, ở khung Name đổi tên thành “CopyFileActivity”

- Sau đó double click vào “CopyFileActivity”, thêm vào đoạn code copy đến “Vip Documents” và ghi nhận file log

c. Ghi nhận sự kiện trong Workflow History List

- Click chuột vào “LogToHistoryListActivity1”, chọn giá trị History Description, nhấn vào biểu tượng

- Màn hình Bind History Description…, chọn logHistoryDescriptions, sau đó nhấn OK

- Làm tương tự cho HistoryOutcome, nhưng chọn giá trị logHistoryOutcome. Kết quả, bạn được 2 giá trị như sau:

4. Ứng dụng Workflow vào Sharepoint

- Sau khi đã xây dựng code hoàn chỉnh, bạn cần phải dò lỗi(debug) và deploy workflow. Click chuột vào biểu tượng hoặc nhấn F5, Visual Studio 2008 sẽ tự động dò lỗi và chạy Sharepoint Site cho bạn. Chuột phải vào file tài liệu, chọn Workflows

- Nhấn chọn vào SimpleCopyFileWorkflow mà chúng ta đã tạo

- Nếu như đoạn code bạn triển khai đúng thì ở mục SimpleCopyFileWorkFlow, sẽ hiển thị Completed

- Chuột phải vào file tài liệu, chọn Workflows thêm lần nữa

- Chú ý ở mục Completed Workflows, bạn sẽ thấy thời gian thực hiện Workflow này và tình trạng của nó (Status) được hiển thị là Completed

-> Đây chính là kết quả mà chúng ta code quá trình log ghi nhận sự kiện Workflow

- Tiếp tục, nhấn vào mục SimpleCopyFileWorkFlow, nó sẽ hiển thị chi tiết về WorkFlow

- Quay lại Demontration Site, nhấn vào “VIP DOCUMENTS”, sẽ thấy tài liệu được tự động copy

Như vậy, tôi đã hướng dẫn các bạn cách triển khai một Workflow đơn giản nhất, đó là copy tài liệu từ “Account Documents” sang “Vip Documents” khi user upload. Bạn có thể download đoạn code mẫu tại đây. Chúc bạn thành công.

TỔNG QUAN MICROSOFT SYSTEM CENTER ESSENTIALS 2007

2008-12-17T10:02:00Z

Microsoft System Center Essentials 2007 là một giải pháp quản lý dành cho các chuyên gia CNTT làm việc trong các doanh nghiệp lớn, họ thường phải đối mặt với những thách thức về nhu cầu phát triển và mở rộng hệ thống mạng doanh nghiệp như: tự động hóa quản lý công việc, quản lý nhiều hệ thống, chẩn đoán và giải quyết các vấn đề liên quan đến toàn bộ hệ thống mạng doanh nghiệp…

System Center Essentials 2007 cung cấp những tính năng nổi bật như:

- Giám sát và đưa ra cảnh báo dành cho Server, Client

- Triển khai cài đặt các phần mềm tự động

- Cập nhật các tính năng quản lý doanh nghiệp

- Tạo kho lưu trữ các bản cập nhật và vá lỗi cho các phần mềm, phần cứng trong hệ thống mạng

A. Báo cáo đồng nhất

Tính năng	Mô tả
Báo cáo hợp nhất	Báo cáo hợp nhất dựa trên công cụ báo cáo SQL 2005, chỉ được cung cấp để giúp bạn dễ dàng chạy, xem xét, lưu, in, hoặc gửi email thông tin về trạng thái hoạt động của công ty. Essentials 2007 Cung cấp cho bạn với hơn 30 cấu hình sẵn trên các báo cáo, đáp ứng nhu cầu của bạn. Những báo cáo này bao gồm: tài sản tồn kho, tình trạng hoạt động của công ty, lập kế hoạch, công suất, triển khai phần mềm, cập nhật chính sách. Thậm chí bạn còn có thể cấu hình Essentials 2007 gửi email, báo cáo đầy đủ các thông tin của công ty cho bạn vào mỗi buổi sáng hằng ngày
Kiến thức chuyên môn	Với Essentials 2007, bạn phải có một kiến thức chuyên môn tổng quát để quản lý những nền tảng quan trọng, các ứng dụng, và công việc. Điều này bao gồm các kiến thức hỗ trợ thông tin cho việc hỗ trợ và chẩn đoán như Hệ điều hành dành cho Server và Client, Active Directory, Office, Exchange, SQL, và IIS.
Báo cáo chi tiết từng trang	Màn hình báo cáo sẽ cung cấp các thông tin như: common tasks, alerts, và report. Điều này cho phép bạn nhanh chóng kiểm tra tình trạng hoạt động của công ty . Từ các trang báo cáo này, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt các thông tin và có hướng khắc phục.Theo mặc định thì Essentials 2007 cung cấp cho bạn các vùng để quản lý như: Computers, Monitoring, và Updates. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các vùng quản lý cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
Trung tâm phân phối các bản cập nhật và các phần mềm	Bằng cách dùng trung tâm quản l‎y chính, bạn có thể giám sát các họat động, truy cập, cấu hình và phân phối các bản vá lỗi đến từng máy trong công ty. Ngoài ra, bạn còn có thể cài đặt tự động phần mềm cho group hoặc computer mà bạn chỉ định

B. Tiên phong trong quản lý

Tính năng	Mô tả
Tích hợp sửa lỗi	Essentials 2007 cho phép bạn nhận những thông báo khi hệ thống mạng có vấn đề và hướng khắc phục một cách hiệu quả(Essentials 2007 tích hợp những phương pháp giải quyết vấn đề cho Clients, Server và các services như Exchange Server). Với Essentials 2007, bạn có thể: + Hỗ trợ và chẩn đoán lỗi cho các hệ điều hành Server và Client, Active Directory, Office, Exchange, SQL, IIS, DPM, and CRM 3.0 + Những thông tin chi tiết nằm phía console bên phải sẽ giúp bạn ngăn chặn và giải quyết lỗi + Sửa lỗi đơn giản bằng cách click vào “Fix it now” + Hỗ trợ quản l‎y từ xa cho Client và Server + Các thông báo lổi sẽ được gửi qua email, tự đông in hoặc gửi qua tin nhắn
Tự quản lý	Essentials 2007 tự quản lý các giải pháp. Nó có thể cảnh báo bạn các vấn đề về hiệu suất hoặc khi cập nhật các bản vá lỗi. Essentials 2007 sẽ tự động kiểm tra các bản cập nhật mới và tính tươn thích với môi trường hoạt động của công ty bạn
Bảo mật và cập nhật các bản vá lỗi	Sau khi cài đặt, ngay lập tức Essentials 2007 sẽ đưa ra bản đánh giá, yêu cầu cập nhật các bản vá lỗi trong hệ thống mạng của bạn. Bạn có thể xác định, cập nhật thông số cho các sản phẩm và các loại hình cập nhật: download về hoặc đơn giản cài đặt ngay lập tức “theo yêu cầu”. Essentials 2007 cũng hỗ trợ triển khai tự động các bản cập nhật cho các hệ điều hành của Microsoft, cập nhật phần cứng, drivers và các ứng dụng phần mềm.
Kho lưu trữ các bản cập nhật	Essentials 2007 tự động tổng hợp các bản cập nhật của phần mềm và phần cứng vào trong kho lưu trữ. Do đó bạn có thể xem lại các bản cập nhật này nhằm cấu hình tối ưu cho hệ thống. Bạn cũng có thể thực hiện việc tìm kiếm, lọc, và chạy các báo cáo về những gì có trong kho lưu trữ của bạn để tạo ra bảng báo cáo cập nhật danh sách của tất cả các ứng dụng cài đặt phần mềm và phần cứng

C. Tăng hiệu quả hoạt động

Tính năng	Mô tả
Triển khai cài đặt phần mềm tự động	Một giao diện đơn giản giúp bạn triển khai cài đặt phần mềm một cách tự động bằng các đóng gói các phần mềm và cài đặt trên các máy clients. Bạn có thể triển khai cài đặt các phần mềm có dạng MSI hoặc các phần mềm đóng gói khác. Bằng cách sử dụng wizard, chỉ cần 3 bước bạn có thể cài đặt các phần mềm tự động lên các máy client mà không cần dùng lệnh. Chương trình cài đặt này sẽ giúp bạn chỉ định nơi các phần mềm đã được cài đặt, thiết lập cài đặt thời hạn cuối cùng, theo dõi tiến trình cài đặt, hoặc gỡ bỏ tiến trình cài đặt một cách tự động
Cài đặt và cấu hình nhanh các sản phẩm	Bằng cách sử dụng wizard đơn giản, bạn có thể nhận được và chạy trong ít hơn một giờ. Không cần phải lo lắng về cấu hình nhóm chính sách, cơ sở dữ liệu cài đặt, hoặc các thiết lập về bảo mật. Nếu bạn hiện tại đang dùng Windows Server Update Services (WSUS) 2,0 hoặc 3.0, bạn có thể nâng cấp lên Essentials 2007 trong khi cài đặt. Nâng cấp này sẽ duy trì các thông tin cập nhật hiện có. Nếu bạn đang sử dụng MOM 2005, hoặc MOM 2005 Workgroup, bạn có thể dễ dàng chuyển toàn bộ dữ liệu sang Essentials 2007. Với Service Pack 1, quá trình cài đặt đã được cải thiện để xử lý một loạt các vấn đề, bao gồm cả Windows Server 2008 và các công cụ mới dành cho disaster recovery cũng đã được cập nhật. Tổng thể của bộ nhớ cho các máy chủ đã được giảm 70%, giúp cho hệ thống mạng của bạn hoạt động hiệu quả hơn.
Tùy chỉnh giám sát	Bạn có thể thêm giám sát mà không cần phải là chuyên gia lập trình bằng cách sử dụng các template có sẵn. Ví dụ, bạn có thể tạo ra giám sát cho trang web nội bộ của công ty, một cơ sở dữ liệu, hoặc tập tin chia sẻ. Bạn cũng có thể tùy chỉnh cấu hình cho phù hợp với yêu cầu môi trường kinh doanh, hoặc chức năng công việc

TÍCH HỢP WINDOWS MEDIA PLAYER VÀO SHAREPOINT SITE

2008-11-28T10:10:00Z

I. Giới thiệu:

Như các bạn đã biết Sharepoint có rất nhiều sản phẩm: Microsoft Office Sharepoint Server 2007, Sharepoint Services 3.0, Sharepoint Designer 2007. Tùy mỗi loại sản phẩm mà có những tính năng khác nhau. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Nhúng Windows Media Player vào trong Sharepoint Site” bằng cách dùng Sharepoint Designer 2007.

Bài lab bao gồm các bước:

1. Tạo Web Part trong trang Sharepoint Site

2. Xây dựng code Windows Media Player trong Sharepoint Designer 2007

3. Nhúng Code trong Sharepoint Designer 2007 vào Sharepoint Site

II. Chuẩn bị:

- Cài đặt Microsoft Office Sharepoint Designer 2007

- Hoàn thành phần 1 : “Tạo và quản lý Sharepoint Site Collection”

III. Thực hiện:

1. Tạo Web Part trong trang Sharepoint Site

- Đăng nhập vào Site Collection của MSOPENLAB: http://server:55555

- Vào mục Site Actions, chọn Edit Page

- Trong trang Edit Page, tùy vào vị trí mà bạn muốn add Windows Media Player mà bạn chọn Left, Center hoặc Right. Ở đây tôi chọn vị trí là “Right”, nhấn Add a Web Part

- Trong hộp thoại Add Web Parts to Right, bên dưới mục Miscellanous, đánh dấu chọn vào Content Editor Web Part. Sau đó nhấn Add

- Dùng chuột di chuyển “Content Editor Web Part” đến phía cuối

- Nhấn Edit, chọn Modify Shared Web Part

- Trong phần Content Editor, bung mục Appearance, Sửa Title lại thành Video

2. Xây dựng code Windows Media Player trong Sharepoint Designer 2007

- Mở Microsoft Office Sharepoint Designer 2007, vào menu Insert, chọn Web Component…

- Trong hộp thoại Insert Web Component:

+ Mục Component type: chọn Advanced Controls

+ Mục Choose a control: chọn ActiveX Control

Sau đó nhấn Next

- Nhấn Customize…

- Trong hộp thoại Customize ActiveX Control List, đánh dấu chọn vào Windows Media Player, sau đó nhấn OK

- Quay trở lại Insert Web Component, chọn Windows Media Player, nhấn Finish

- Nhấn Double Click vào trình nghe nhạc Windows MediaPlayer

- Trong tab General, ở phần Source, gõ địa chỉ có chứa file Video, sau đó nhấn Apply và OK

- Nhấn qua thẻ Code, quét chọn từ thẻ <object> đến </object> đây chính là code Windows Media Player

3. Nhúng Code trong Sharepoint Designer 2007 vào Sharepoint Site

- Quay trở lại trang Edit Page của Sharepoint Site, nhấn chọn Source Editor…

- Dán đoạn code bạn copy từ Sharepoint Designer vào Text Entry, sau đó nhấn Save

- Cuối cùng bạn nhấn Apply và OK

- Windows Media Player đã được nhúng vào Sharepoint Site thành công

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP - PHẦN 7: BACKUP AND RESTORE ON MOSS 2007

2008-11-27T09:00:00Z

I. Giới thiệu:

Sau khi đã xây dựng hoàn chỉnh Sharepoint 2007 dành cho hệ thống doanh nghiệp, bạn cần phải đưa ra giải pháp Backup để đề phòng sự cố virus hoặc bị mất dữ liệu. Trong phần cuối của loạt bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cách Backup và Restore trên Microsoft Office Sharepoint Server 2007

Phần 7 bao gồm các bước:

1. Backup Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007

2. Giả lập Site Collection bị hỏng

3. Restore Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007

II. Thực hiện:

1. Backup Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007

- Mở Sharepoint 3.0 Central Administrator

- Hộp thoại xác nhận quyền, nhập username và password của Administrator

- Giao diện của Central Administration dùng để quản lý MOSS 2007. Qua tab Operations, chọn Perform a backup

- Trong trang Select Component to Backup, đánh dấu chọn vào Farm để backup toàn bộ Site Collection, sau đó nhấn Continue to Backup Options

- Trong trang Select Backup Options, ở mục Type of Backup, chọn kiểu Full. Ở mục Backup File Location, trỏ đường dẫn đến thư mục mà bạn muốn Backup, ví dụ: C:\Backup. Sau đó nhấn OK

- Trong trang Backup and Restore Status, bạn đợi khoảng từ 3-5 phút, trang web sẽ tự động Refresh thông báo tình trạng Backup

- Quá trình Backup hoàn tất, để ý ở khung Progress sẽ thấy hiện “Completed”

2. Giả lập Site Collection bị lỗi:

- Trong trang Central Administrator, qua tab Application Management. Bên dưới mục Sharepoint Site Management, chọn Delete Site Collection

- Trong trang Delete Site Collection, ở mục Site Collection, nhấn chuột vào mũi tên, chọn Change Site Collection

- Ở mục Web Application, chọn http://server:55555. Đây là Site MSOPENLAB mà tôi đã tạo từ phần 1. Sau đó nhấn OK

- Quay trở lại trang Delete Site Collection, nhấn Delete để tiến hành xóa

- Hộp thoại yêu cầu bạn xác nhận có chắc chắn xóa hay không, nhấn OK

- Mở một trang mới, truy cập vào địa chỉ: http://server:55555 sẽ thấy không truy cập được

3. Restore Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007

- Đăng nhập vào Central Administrator, qua tab Operations, chọn Restore from Backup

- Trong trang Select Backup Location, trỏ đường dẫn đến thư mục mà bạn đã Backup. Sau đó nhấn OK

- Trong trang Select Backup to Restore, đánh dấu chọn ở mục Select, sau đó nhấn Continue Restore Process

- Trong trang Select Component to Restore, đánh dấu chọn vào Farm. Sau đó nhấn Continue Restore Process

- Trong trang Select Restore Options, mục Type of restore, chọn Same Configuration. Bên dưới nhập vào Login Name và Password. Sau đó nhấn OK

- Trong trang Backup and Restore Status, bạn đợi khoảng từ 3-5 phút, trang web sẽ tự động refresh thông báo tình trạng Restore

- Quá trình Restore hoàn tất

- Truy cập lại Site Collection của MSOPENLAB: http://server:55555

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP - PHẦN 6: LÀM VIỆC VỚI WIKI PAGE, SURVEY & DISCUSSION BOARD

2008-11-25T14:59:00Z

I. Giới thiệu:

Wiki Page là trang web cho phép bất kỳ người dùng nào có thể chỉnh sửa nó nếu họ cảm thấy phù hợp. Tất cả người dùng đều có khả năng kiểm soát nội dung, vì Wiki dựa trên giả định rằng hầu hết các độc giả có ý tốt. Vì vậy, người sử dụng như chia sẻ thông tin, kiến thức, kinh nghiệm, ý tưởng đến tất cả mọi người. Bên cạnh đó . Ngoài ra, MOSS 2007 còn cung cấp cho công ty bạn Discussion Board và Survey để khảo sát ý ‎kiến người dùng, ý ‎kiến thành viên nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của công ty và giúp cho các thành viên có thể giao tiếp với nhau một cách nhanh chóng.

Phần 6 bao gồm các bước:

1. Tạo trang Wiki “Giới thiệu MSOPEN LAB”

2. Tạo trang Forward Link

3. Tạo Survey “Khảo sát thành viên”

4. Tạo Discussion Board

II. Thực hiện:

1. Tạo trang Wiki giới thiệu công ty

- Truy cập vào trang http://server:55555, vào menu Site Actions, chọn Create

- Trong trang Create, ở mục Libraries, chọn Wiki Page Library

- Trong trang New, ở mục Name and Description, bạn gõ theo nội dung bên dưới. Sau đó nhấn Create để tạo mới

- Giao diện trang “Giới thiệu MSOPEN LAB” xuất hiện

- Trong trang Home, nhấn chọn Edit ở góc trái

- Thêm vào nội dung giới thiệu công ty ở mục Wiki Content.

“Mang công nghệ Microsoft đến tất cả mọi người ([[Windows Server 2008]], [[Exchange Server 2007]], [[ISA Server 2006]] và [[Microsoft Office Sharepoint Server 2007]])”

Lưu ý: Các chữ để trong cặp dấu [[…]] sẽ là hyperlink liên kết đến 1 trang khác

Sau đó nhấn OK

- Bạn sẽ có được trang Home giới thiệu về công ty

2. Tạo trang Forward link

- Nhấn chọn vào Windows Server 2008, MOSS 2007 sẽ đưa bạn đến trang New Wiki Page. Mặc định ở khung Name đã có sẵn tên giống như liên kết, bạn chỉ việc thêm vào nội dung. Sau đó nhấn Create

- Tương tự làm lần lượt cho các mục còn lại: Exchange Server 2007, ISA Server 2006, Sharepoint Server 2007

3. Tạo Survey “Khảo sát thành viên”

- Mở trang http://server:5555, nhấn vào mục View All Site Content

- Trong trang All Site Content, chọn Create

- Trong trang Create, ở mục Tracking, chọn Survey

- Điền vào nội dung như bên dưới. Ở phần Survey Options, mục Show user names in survey results? và Allow multiple responses?, chọn tùy chọn Yes. Sau đó nhấn Next

- Trong trang New Question, ở mục Question, bạn nhập vào câu hỏi, ví dụ “Bạn biết MSOPENLAB qua kênh thông tin nào?”, ở mục The type of answer to this question is, chọn Choice (menu to choose from). Phía dưới bạn điền vào một số câu trả lời. Nhấn Next Question để sang câu hỏi kế tiếp

- Tương tự bạn làm cho các câu còn lại. Sau khi hoàn thành xong các câu hỏi, nhấn Finish

- Trong trang Khảo sát thành viên, nhấn chọn Respond to this survey để bắt đầu quá trình khảo sát

- Bảng survey sẽ hiện ra cho bạn lựa chọn

- Quay trở lại trang “Khảo sát thành viên”, nhấn chọn Show a graphical summary of responses để xem biểu đồ khảo sát

4. Tạo Discussion Board

- Mở trang http://server:55555, log on user TRONG MANH NGUYEN. Bên dưới mục Discussion, chọn Team Discussion. Nhấn chọn New để bắt đầu tạo mới

- Trong trang Team Discussion: New Item, nhập vào Subject và Body. Sau đó nhấn OK

- Các thành viên có thể thảo luận trực tiếp trong Discussion Board

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP - PHẦN 5: LÀM VIỆC VỚI MEETING WORKSPACE

2008-11-24T05:33:00Z

I. Giới thiệu:

Microsoft Office Sharepoint Server 2007 cung cấp một Site Template gọi là “Meeting Workspace”. Meeting Workspace cung cấp cho bạn một nơi lưu trữ các tài liệu liên quan đến cuộc họp, việc chuẩn bị cho cuộc họp, mục đích của cuộc họp và thành phần tham dự đến tất cả các thành viên trong công ty. Trong phần 5 này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Làm việc với Meeting Workspace”.

Phần 5 bao gồm các bước:

1. Tạo Meeting Workspace bằng Template

2. Tạo Calendar Events

3. Tạo Meeting Workspace cho Calendar Events

4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace

5. Tạo thành phần “Chuẩn bị” cho Meeting Workspace

II. Thực hiện:

1. Tạo Meeting Workspace bằng Template

- Mở trang http://server:55555, vào mục Site Actions, chọn Create

- Ở mục Web Pages, chọn Sites and Workspaces

- Trong trang New Sharepoint Site, nhập vào nội dung như bên dưới. Sau đó, nhấn Create để bắt đầu tạo mới

- Giao diện trang “Họp tuần” sẽ xuất hiện

2. Tạo Calendar Events:

- Quay trở lại trang “Home”, nhấn chọn View All Site Content

- Bên dưới mục Lists, nhấn chọn Calendar

- Trong trang Calendar, nhấn New để tạo mới Calendar Event

- Trong trang Calendar: New Item, lần lượt điền vào nội dung như bên dưới: Title, Description, Start Time, End Time

+ Ở mục Recurrence, đánh dấu check vào ô Make this a repeating event.

Vì Seminar của tôi sẽ làm vào chủ nhật đầu tiên của mỗi tháng nên tôi chọn “The first Sunday of every 1 months”. Cuối cùng bạn nhấn OK để bắt đầu tạo mới

- Sự kiện đã được thêm vào Calendar

3. Tạo Meeting Wokspace cho Calendar Events:

- Trong trang Calendar, vào mục View, chọn All Events để xem các sự kiện diễn ra trong tháng

- Nhấn chuột vào “Seminar at Nhat Nghe”, chọn Edit Item

- Ở mục Workspace, đánh dấu check vào Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other details for this event. Sau đó nhấn OK

- Hộp thoại Confirm, nhấn OK

- MOSS sẽ đưa bạn đến trang New or Existing Meeting Workspace, chọn các mục như bên dưới . Sau đó nhấn OK

- Trong trang Template Selection, chọn Basic Meeting Workspace, nhấn OK

- Giao diện Meeting Workspace của Event “Seminar at Nhat Nghe” xuất hiện. Ở bên trái, bạn sẽ thấy lịch trình của ngày diễn ra sự kiện (chủ nhật đầu tiên của mổi tháng) Ngoài ra, còn có các mục sau:

+ Objective: Mục đích của sự kiện

+ Attendees: Những người tham dự

+ Agenda: Lịch trình chi tiết của sự kiện (Ví dụ: ông Nguyễn Văn A sẽ phát biểu vấn đề gì trong thời gian bao lâu…?)

+ Document Library: Tài liệu tham khảo dành cho hội nghị

4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace:

a. Tạo Objective:

- Ở khung bên trái, bạn chọn thời gian cho đợt diễn ra sự kiện kế tiếp. Ở mục Objective, bạn chọn Add new item

- Trong trang Objective: New Item, điền vào mục đích của sự kiện. Ví dụ: All of Students in HCM City, sau đó nhấn OK

- Mục đích của sự kiện đã được thêm vào

b. Tạo Agenda:

- Bên dưới mục Agenda, chọn Add New Item

- Trong trang Agenda: New Item, lần lượt điền vào nội dung phát biểu và thời gian. Sau đó nhấn OK

- Tương tự, bạn tạo thêm thời gian biểu cho từng người. Kết quả bạn được như sau:

c. Tạo Attendees (căn cứ vào tên bạn đã tạo bên Agenda để tạo Attendees):

- Bên dưới mục Attendees, chọn Manage Attendees

- Trong trang Attendees, nhấn chọn New để bắt đầu tạo danh sách

- Ở khung Name, bạn có thể nhập vào tên user hoặc email của User, sau đó nhấn Check Names. Ở mục Response, chọn Accepted. Sau đó nhấn OK

- Cứ như vậy, bạn tạo thêm các user tham dự

5. Tạo thành phần “Chuẩn bị”:

- Mặc định Sharepoint đã tạo cho bạn các thành phần Objectives, Attendees, Agenda và Document Library. Bây giờ chúng ta sẽ tạo thêm thành phần mới là “Chuẩn bị”. Vào mục Site Actions, chọn Site Settings

- Ở mục Site Administration, chọn Site Libraries and Lists

- Trong trang Site Libraries and Lists, chọn Create New Content

- Trong trang Create, ở mục Custom Lists, chọn Things To Bring

- Điền vào khung Name: Chuẩn bị, các thiết lập còn lại như mặc định. Sau đó nhấn Create

- Nhấn New để tạo mới.

- Bạn có thể tạo thêm những thứ cần chuẩn bị như: Projector, Laptop và người phụ trách chuẩn bị những vật dụng đó

- Cuối cùng bạn đã có một trang Worskpace hoàn chỉnh cho việc thực hiện Events “Seminar at Nhat Nghe”

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP - PHẦN 4: LÀM VIỆC VỚI DOCUMENT WORKSPACE

2008-11-21T13:43:00Z

I. Giới thiệu:

Document Workspaces chứa nhiều tính năng cho phép bạn làm việc trên một tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể cộng tác với những người khác trên một tài liệu để chia sẻ ‎ý tưởng, phân công công việc, sáng tạo nội dung. MOSS 2007 kết hợp chặt chẽ giữa Microsoft Office 2007 và các hệ thống Document Workspaces. Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Làm việc với Document Workspace”

Phần 4 bao gồm các bước:

1. Tạo Document Workspace

2. Xem các Document Workspace đã tạo

3. Làm việc với các Document Workspace

4. Xóa Document Workspace

II. Thực hiện:

1. Tạo Document Workspace:

Có 2 cách để tạo Document Workspace:
Cách 1: Bạn có thể tạo Document Workspace thông qua giao diện của MOSS 2007

Cách 2: Hoặc bạn có thể dùng Microsoft Office 2007 để tạo Document Workspace

Tôi sẽ hướng dẫn các bạn tạo Document Workspace bằng cả 2 cách

a. Tạo Document Workspace bằng Microsoft Office Sharepoint Server 2007

- Đăng nhập vào trang “Thư viện văn bản”, nhấn chuột vào file hopdong.docx, chọn Send To, sau đó chọn Create Document Workspace

- Trong cửa sổ “Create Document Workspace”, nhấn OK để bắt đầu tạo

- Giao diện của Document Workspace sẽ xuất hiện

b. Tạo Document Workspace bằng Microsoft Office 2007:

- Mở Microsoft Office Word 2007, gõ vào nội dung. Sau đó bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên, chọn More Commands…

- Ở dòng Choose commands from, chọn All Commands. Bên dưới bạn tìm đền mục Create
Document Workspace, nhấn Add

- Nhấn vào biểu tượng Document Workspace

- Điền vào thông tin ở dòng Document Workspace Name và Location for new workspace

- Quá trình tạo mới được bắt đầu

2. Xem các Document Workspace đã tạo

- Mở “Thư viện văn bản”, nhấn chọn Sites

- Bạn sẽ thấy 2 Document Workspace vừa tạo

3. Làm việc với Document Work Space

Khi làm việc với Document Work Space ở môi trường Microsoft Office 2007, bạn sẽ thấy 5 tab:

+ Status tab: Cung cấp về trạng thái của tài liệu. Vd: ai đã check out tài liệu này

+ Member tab: Cung cấp danh sách những người được phép truy cập Document Workspace. Ngoài ra, nếu như các máy Client có cài Windows Live Messenger, bạn sẽ biết được ai đang online hoặc offline

+ Task tab: Cung cấp danh sách những công việc cần làm dành cho Document Workspace

+ Document tab: Cung cấp thông tin ngày và giờ cảu tài liệu được hiệu chỉnh. Ngoài ra, bạn còn bíêt được user nào tạo ra tài liệu và lần hiệu chỉnh gần nhất

+ Link tab: Hiển thị những đường dẫn cần thiết cho việc phát triển tài liệu

- Mở trang “Thư viện văn bản”, nhấn chuột vào file hopdong_muaban.docx, chọn Edit in Microsoft Office Word

- Nhấn chọn vào biểu tượng Office, tìm đến mục Server, nhấn chọn Document Management Information

- Nhìn sang bên phải sẽ thấy Task pane của Document Management xuất hiện. Qua tab Member, chọn Add New Member…

- Trong hộp thoại Add New Member, bạn add vào các user và phân quyền, sau đó nhấn Next

- Hộp thoại tiếp theo sẽ hiện đầy đủ user name, email, và tên đầy đủ của user. Nhấn Finish để hoàn tất

- Quan sát sẽ thấy các user nào đang online và offline

- Qua tab Task, chọn Add New Task…

- Mục này sẽ cho bạn gán công việc cho từng thành viên trên tài liệu. Ví dụ : user TRONG MANH NGUYEN sẽ đảm trách phần viết giới thiệu, user HIEU DAO DUY viết phần kết luận

- Quay trở lại Document Workspace “hopdong_muaban.docx”, bạn sẽ thấy như hình bên dưới

4. Xóa Document Workspace

- Mở trang “Thư viện văn bản”, nhấn chọn Sites

- Nhấn chọn vào Document Workspace “hopdong”

- Nhấn vào mục Site Actions, chọn Site Settings

- Trong phần Site Administration, chọn Delete this site

- Trong màn hình Delete this site, nhấn Delete. Hộp thoại xác nhận xóa, nhấn Yes

- Xóa Document Workspace thành công

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP – PHẦN 3 : TẠO VÀ QUẢN LÝ LIBRARY

2008-11-18T03:49:00Z

I. Giới thiệu:

Một trong những hầu hết các tính năng mà MOSS 2007 cung cấp là dịch vụ Library. Library là một nơi để lưu trữ tài liệu hoặc các form hợp đồng mẫu. Trong việc kinh doanh, nhu cầu làm việc với các tài liệu một cách nhanh chóng và có hiệu quả là tầm quan trọng của hầu hết các công ty. Trong phần trước, các bạn đã làm quen với Sharepoint List (qua việc tạo các Custom List). Trong phần 3 này, tôi sẽ hướng dẫn với các bạn “Tạo và quản lý library” để làm việc hiệu quả với tất cả các loại dữ liệu, các form hợp đồng mẫu trên MOSS 2007.

Phần 3 bao gồm các bước:

1. Tạo Document Library “Thư viện văn bản”

2. Tạo Form Library “Thư viện form hợp đồng” và thiết kế form “Hóa đơn bán hàng”

3. Tạo Picture Library “Hình ảnh nhân viên”

4. Tạo mới 1 thực mục trên Document Library “Văn bản đang xử lý”

5. Check in và check out trong văn bản

6. Làm việc với Offline Document bằng cách kết nối với Microsoft Outlook 2007

II. Chuẩn bị

- Hoàn thành Phần 1: Tạo và quản lý Sharepoint Site

- Cài đặt Microsoft Office 2007 (cài Full)

III. Thực hiện:

1. Tạo Document Library

- Mở trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create

- Ở mục Libraries, chọn Document Library

- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Document Library

2. Tạo Form Library:

- Quay lại trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create

- Ở mục Libraries, chọn Form Library

- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Form Library

- Mở “Thư viện form hợp đồng”, bung mục Site Actions, chọn Site Settings

- Ở mục Galleries, chọn Site content types

- Trong cửa sổ Site Content Type Gallery, nhấn Create

- Trong trang New Site Content Type, điền vào các thông tin như bên dưới.

+ Select parent content type from: chọn Document Content Types

+ Parent Content Type: chọn Form

Nhấn OK để bắt đầu tạo mới

- Trong trang Site Content Type, ở mục Settings, chọn Advanced Settings

- Ở mục Document Template, chọn tùy chọn Upload a new document Template, Browse đến file: C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\INFFORMS\1033\purchord.xsn (Đây là file template của Microsoft Office Info Path; 1033 là ngôn ngữ English, 1036 là ngôn ngữ Pháp, 1049 là ngôn ngữ Nga…). Sau đó nhấn OK

- Quay lại trang “Thư viện form hợp đồng”, bung mục Settings, chọn Form Library Settings

- Ở mục General Settings, chọn Advanced Settings

- Ở phần Content Types, bên dưới Allow management of content types, bạn chọn Yes. Các thiết lập còn lại như mặc định, sau đó nhấn OK

- Trong trang Customize “Thư viện form hợp đồng”, ở mục Content Types, chọn Add form existing site content types

- Chọn “Hóa đơn đặt hàng”, nhấn Add, sau đó nhấn OK

- Chọn Change new button order and default content type

- Đảm bảo ở “Hóa đơn đặt hàng”, mục Position from Top có giá trị là 1, nhấn OK

- Quay trở lại trang “Thư viện form hợp đồng”, nhấn New để bắt đầu tạo mới

- Chương trình Microsoft Info Path 2007 sẽ được mở ra (nằm trong bộ Office 2007). Form mẫu Purchase Order đã được tạo sẵn.

- Bạn cũng có thể việt hóa lại bằng cách vào menu Tools, chọn Design this form…

3. Tạo Picture Library

- Mở trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create

- Ở mục Library, chọn Picture Library

- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Picture Library

- Mở trang “Hình ảnh nhân viên” vừa tạo, nhấn Upload, chọn Upload Picture (đừng chọn Upload Multiple Picture vì nếu bạn chọn ở đây sẽ bị lỗi)

- Bạn có thể upload từng hình hoặc upload nhiều hình cùng lúc (để upload nhiều hình, bạn nhấn giữ 2 phím CTRL + ALT, sau đó nhấn Upload Multiple Files…)

- Chọn thư mục chứa hình, sau đó đánh dấu check vào tất cả các hình, nhấn OK

- Hộp thoại xác nhận upload hình, nhấn Yes

- Hình ảnh đã được up thành công

4. Tạo folder trong Document Library

- Mở trang “Thư mục văn bản”, nhấn New, chọn New Folder

- Đặt tên “Văn bản đang xử lý”, nhấn OK

- Upload file hopdong.docx lên “Thư viện văn bản”

5. Checking in và checking out trong file văn bản

Một trong những tính năng được cung cấp bởi MOSS 2007 là quản lý tài liệu. Checking in và checking out trong văn bản cho phép người khác biết những tài liệu bạn đang làm việc để họ không làm việc trên chúng cùng một lúc. Khi sử dụng checking in và checking out, bạn có thể nhập ý kiến về những gì bạn đã thay đổi mà những người khác sau đó có thể xem.

- Di chuyển chuột vào file hopdong.docx, chọn Check out

- Hộp thoại xác nhận Check out, nhấn OK

- Bạn sẽ thấy có biểu tượng màu xanh ở file văn bản. Biểu tượng này sẽ cho người khác biết là bạn đang chỉnh sửa file này và họ sẽ không được phép chỉnh sửa cùng lúc với bạn.

- Sau khi chỉnh sửa file hopdong.docx xong, bạn nhấn Check In

- Bạn có thể để lại comments để người khác biết bạn đã chỉnh sửa. Sau đó nhấn OK

6. Làm việc với Offline Documents

- Mở trang “Thư viện văn bản”, bung mục Actions, chọn Connect to Outlook

- Log on vào mailbox user HOANG THUY TRAN, hộp thoại Connect this Sharepoint Document Library to Outlook, chọn Yes

- Sharepoint List sẽ được tự động tạo ra trong Outlook, và Document Library cũng sẽ được tự động download về Outlook.

TRIỂN KHAI MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007 CHO HỆ THỐNG MẠNG DOANH NGHIỆP – PHẦN 2: QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG SHAREPOINT LIST

2008-11-11T15:19:00Z

I. Giới thiệu:

Sharepoint dùng cơ sở dữ liệu SQL Server hoặc Windows Internal Database để lưu trữ dữ liệu do người dùng cung cấp. Nếu bạn đã từng sử dụng SQL Server, My SQL, Oracle thì ắt hẳn bạn sẽ biết đến Table. Đây là đối tượng được dùng trong cơ sở dữ liệu và trong Microsoft Office Sharepoint Server 2007, Table cũng được dùng thông qua Sharepoint List. Trong phần 2 này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Quản lý nhân sự bằng Sharepoint List”

Phần 2 bao gồm các bước:

1. Tạo Sharepoint List

2. Tạo và chỉnh sửa các cột trong Sharepoint List

3. Tạo List Item trong Sharepoint List

4. Ứng dụng Sharepoint List tạo Danh Sách Nhân Viên

5. Ứng dụng Sharepoint List tạo Bảng Lương Nhân Viên

II. Chuẩn bị:

- Tạo Sharepoint Site “Quản lý nhân sự” (xem lại cách tạo Sharepoint Site ở phần 1)

III. Thực hiện:

1. Tạo Sharepoint List:

- Vào menu Site Actions, chọn Create

- Sharepoint List phân ra rất nhiều loại như: Library (thư viện), Communications (trao đổi thông tin), Tracking (theo dõi thông tin), Custom Lists (tùy chọn list) và Web Pages (trang web). Trong bài lab này, bạn chọn Custom Lists

- Trong khung Name and Description, nhập vào Tỉnh thành, sau đó nhấn Create để bắt đầu tạo mới

2. Tạo và chỉnh sửa các cột trong Sharepoint List

- Đối với tỉnh thành bạn sẽ cần 2 giá trị: Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành. Khi bạn tạo Custom Lists, mặc định Sharepoint tạo cho bạn2 giá trị là ID và Title, đối với giá trị Title, bạn có thể sửa tên lại được. Như vậy, lúc này bạn cần tạo thêm 1 cột mới tên “Mã tỉnh thành”. Nhấn Settings, chọn Create Column

- Trong màn hình Create Column, bạn nhập vào những thông tin sau:

+ Column Name: Tên Tỉnh Thành

+ The Type of Information column is: chọn Single line of text

+ Maximum number of characters: 30 (chiều dài ký‎ tự tối thiểu của cột này là 30)

Nhấn OK để bắt đầu tạo cột mới

- Sau khi tạo thành công cột “Tên Tỉnh Thành”, bạn cần sửa lại chữ “Title” thành “ Mã tỉnh thành”. Trong trang Tỉnh thành, vào menu Settings, chọn List Settings

- Nhấn chọn vào Title

- Ở khung Column Name, sửa lại thành “Mã tỉnh thành”, và cho Maximum number of characters = 3 , sau đó nhấn OK

- Lúc này, bạn đã có 2 giá trị: Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành

3. Tạo List Item trong Sharepoint List

- Mở trang Tỉnh thành, click chuột vào New, chọn New Item

- Nhập vào Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành. Ví dụ:

+ Mã tỉnh thành: HCM (tối đa 3 kí tự)

+ Tên tỉnh thành: Thành phố Hồ Chí Minh

Sau đó nhấn OK

- Cứ như vậy, bạn thử tạo danh sách tỉnh thành như sau:

- Tương tự, bạn tạo thêm Sharepoint List là : Phòng ban, Chức vụ, Tôn giáo theo mẫu như sau:

* Phòng ban:

* Chức vụ:

* Tôn giáo:

-Liên quan đến trình độ học vấn của Nhân viên, bạn cũng cần tạo thêm các Sharepoint List như: Ngành học, Bằng cấp

* Ngành học:

* Bằng cấp:

4. Ứng dụng Sharepoint List tạo Danh Sách Nhân Viên

- Quay trở lại trang “Quản lý nhân sự”, vào mục Site Actions, chọn Create

- Ở trang Create, chọn Custom Lists

- Ở khung Name and Description, nhập vào “Danh sách nhân viên”, nhấn Create để bắt đầu tạo mới

- Vào Settings, chọn List Settings

- Nhấn chọn vào “Title”

- Ở cột Column Name, sửa lại tên thành “Mã nhân viên”, sau đó nhấn OK

- Vào mục Settings, chọn Create Column

- Tạo cột Họ, kiểu định dạng là Single line of text, số ký tự tối đa là 50

- Tương tự bạn làm thêm cột Tên.

- Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm cột Họ và tên, bằng cách ghép cột Họ và cột Tên lại với nhau (chọn kiểu định dạng là Calculated)

- Tạo cột Ngày tháng năm sinh với kiểu định dạng là Date and Time

- Tạo cột Giới Tính với 2 giá trị lựa chọn Nam hoặc Nữ. Chọn kiểu định dạng là Choice

- Ở dòng Type each choice on a separate line, bạn gõ vào 2 giá trị: Nam, Nữ

Ở mục Display choice using, có 3 chế độ cho bạn lựa chọn

+ Drop-Down Menu: sẽ có một menu sổ xuống cho bạn lựa chọn

+ Radio Button: tương ứng với mỗi giá trị sẽ có 1 nút cho bạn lựa chọn à Ở đây tôi chọn Radio Button

+ Checkboxes: cho phép bạn chọn lựa nhiều mục, thường loại này được dùng khi bạn khảo sát và cho phép người ta chọn lựa nhiều giá trị.

- Tương tự bạn tạo thêm lần lượt các cột là Số CMND, Ngày Cấp, Địa chỉ tạm trú, Địa chỉ thường trú, Điện thoại, Email

* Số CMND:

* Ngày cấp:

* Địa chỉ tạm trú:

* Địa chỉ thường trú:

* Điện thoại:

* Email:

- Bạn cũng cần tạo thêm cột Hình Ảnh Nhân Viên để biết thêm hình ảnh của nhân viên, chọn kiểu định dạng là Hyperlink and Picture

- Kéo xuống phía dưới, ở mục Format URL as, chọn kiểu định dạng là Picture, sau đó nhấn OK

- Quay trở lại “Danh sách nhân viên”, chọn menu View, chọn Modify this view.

- Trong cửa sổ Edit View, bạn sắp xếp thứ tự các cột như bên dưới

- Quay trở lại trang “Danh sách nhân viên”, nhấn chọn New Item để bắt đầu tạo mới nhân viên

- Lần lượt điền vào các thông tin của nhân viên

- Sau khi tạo xong danh sách nhân viên, bạn sẽ được như hình bên dưới

5. Ứng dụng Sharepoint List tạo Bảng Lương Nhân Viên

- Tương tự như “Danh Sách Nhân Viên”, bạn thử tạo Bảng Lương Nhân viên theo như hình bên dưới:

Gợi ý:

- Cột Họ tên chọn kiểu giá trị là Lookup, liên kết đến Họ và tên trong “Danh sách nhân viên”. Như vậy bạn không cần gõ lại tên Nhân Viên, khi đến cột này, sẽ có một menu cho bạn lựa chọn tên Nhân viên mà bạn muốn nhập liệu