I. Giới thiệu:

Bạn là trưởng phòng của 1 công ty ABC. Sắp tới đây, công ty của bạn sẽ có 1 hội nghị khách hàng thường niên hằng năm và bạn phải lên kế hoạch thu chi cho hội nghị. Sau đó bạn phải in bảng thu chi đó ra và đi đến từng phòng đưa cho các sếp ký. Có cách nào đơn giản hơn không?

Thay vì phải đi đến gõ cửa  từng phòng để xin chữ ký, tại sao bạn không dùng đến Collect Signature Workflow ? Workflow này sẽ giúp bạn thu thập toàn bộ chữ ký điện tử của các nhân viên mà bạn yêu cầu. Trong phần 3 của loạt bài viết này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn cách “Ứng dụng Collect Signature Workflow vào Document Library”

Phần 3 bao gồm các bước:

1. Tìm hiểu về Collect Signature Workflow

2. Cấu hình Collect Signature Workflow

3.  Kiểm tra Collect Signature Workflow

II. Chuẩn bị:

- Hoàn tất khâu chuẩn bị như phần 1

- Cài đặt Enterprise CA + xin CA cho từng user (xem chi tiết ở đây)

+ CA của user TRONG MANH NGUYEN:

+ CA của user HOANG THUY TRAN:

+ CA của user HUE TRAN VAN:

- Tạo mới Document Library: Event’s Plan trong Sharepoint. Mở Sharepoint Site, ở phía bên trái chọn Documents

- Trong màn hình All Site Content, chọn Create

- Phía dưới mục Library, chọn Document Library

- Đặt tên là Event’s Plan, sau đó nhấn Create để tạo mới

- Chuẩn bị 1 file excel, ví dụ: seminar_plan(150509).xlsx. Upload file này lên Document Library Event’s Plan

III. Thực hiện:

1. Tìm hiểu về Collect Signature Workflow

Như đã trình bày ở phần giới thiệu, Collect Signature Workflow sẽ thu thập toàn bộ các chữ ký điện tử của các nhân viên mà bạn yêu cầu. Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện  tử là loại chữ ký mà mọi người có thể add vào 1 file. Nó giống như bạn dùng cây bút ký tên lên 1 tờ giấy, thì thay vì vậy, bạn sẽ ký lên file điện tử bằng cách gõ vào. Đi kèm theo với chữ ký điện tử là 1 digital certificate. Chữ ký điện tử phải khớp với digital certificate, nó dùng để chứng minh chữ ký của người ký vào là thật. Nếu tên trên chữ ký khác với digital certificate thì khi bạn ký vào sẽ bị báo là không hợp lệ.

2. Cấu hình Collect Signature Workflow

- Log on user TRONG MANH NGUYEN, mở Sharepoint Site, nhấn chuột vào file seminar_plan(150509), chọn Edit In Microsoft Office Excel

- Hộp thoại Windows Internet Explorer cảnh báo, bạn nhấn OK

- Đặt trỏ chuột phía dưới chữ Tổng Cộng, vào menu Insert, chọn biểu tượng Signature Line

-Trong hộp thoại Signature Setup, điền vào các mục sau:

+ Suggested signer: Họ tên người bạn muốn yêu cầu ký tên

+ Suggested signer’s title: Chức vụ của người đó

+ Suggested signer’s email address: Địa chỉ email của người đó

Sau khi điền xong bạn nhấn OK

- Tiếp tục, Mr Trong cũng cần 2 ông sếp nữa phải ký tên vào văn bản này là Mr Hue và Mr Hoang. Phía dưới khung chữ ký dành cho Mr Trong, vào menu Insert, chọn Signature Line

- Nhập vào thông tin của Mr Hoang, nhấn OK

- Tương tự bạn insert thêm signature cho Mr Hue

  - Lúc này bạn đã có 3 khung dành cho 3 chữ ký

- Double click vào ô dành cho MR Trong,  nhập vào họ tên giống như trên CA được cấp phát, sau đó nhấn Sign

- Sau khi ký xong thì file seminar_plan(150509) sẽ có thuộc tính Read Only.

- Nhấn chuột vào biểu tượng Office ở bên góc trái , chọn Workflows. Ở mục Collect Signatues, nhấn Start để bắt đầu khởi động Collect Signature Workflow

- Trong màn hình Suggested Signer, lần lượt nhấn vào biểu tượng Check Names, sau đó nhấn Start

- Quay trở lại Sharepoint Site, lúc này sẽ xuất hiện thêm cột “Collect Signature” và Status là “In Progress”

3. Kiểm tra Collect Signature Workflow
- Log on user HOANG THUY TRAN, mở Microsoft Outlook 2007, 1 email đã được gửi tới cho Mr Hoang. Nhấn vào chữ “here”

- Trong trang Tasks: This document requires your signature, chọn file seminar_plan(150509)

- Trên khung Workflow Task, nhấn chọn Sign…

- Nhập vào họ tên giống như trên CA được cấp phát: HOANG THUY TRAN, sau đó nhấn Sign

- Tương tự, log on user HUE TRAN VAN, và sign in vào file văn bản

- Sau khi user HUE TRAN VAN ký xong thì Workflow xem như hoàn tất. Log on user TRONG MANH NGUYEN, mở Sharepoint Site, vào Document Library Event’s Plan chọn Completed

- Những thông tin về Workflow sẽ xuất hiện

+ Mục Workflow Information: cho biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào thời điểm nào?)

+ Mục Tasks: cho biết ai được chỉ định review file này, và tình trạng Completed hay Rejected

+ Mục Workflow History: cho biết thông tin góp ý của những người được yêu cầu ký tên trên file