I. Giới thiệu:
Bạn có
1 policy mới dành cho công ty, bạn muốn tất cả
các nhân viên cùng đóng góp ý kiến về policy này trước
khi nó có hiệu lực chính thức. Bạn sẽ gửi
mail cho các nhân viên, đính kèm theo file policy. Sau đó, các nhân
viên sẽ gửi lại feedback cho bạn. Nhưng làm thế
nào để bạn tổng hợp lại các feedback đó
vì mỗi nhân viên sẽ reply lại 1 email ? Làm sao để
bạn có thể biết được các nhân viên không copy
các feedback của nhau? Rắc rối quá phải không?
Collect
Feedback Workflow hoàn toàn có thể giúp bạn làm được
việc đó. Workflow này sẽ giúp bạn gửi mail đến
cho các nhân viên và cho phép các nhân viên có thể chỉnh sửa
và đóng góp ý kiến trực tiếp ngay trên file. Như vậy
mọi thứ đều ở 1 chỗ, rất tiện lợi.
Trong phần 2 này, tôi sẽ giới thiệu với các bạn
cách “Ứng dụng Collect Feedback Workflow vào Document Library”
Phần
2 bao gồm các bước:
1. Tìm hiểu
Collect Feedback Workflow
2. Cấu
hình Collect Feedback Worklfow
3. Kiểm
tra Collect Feedback Workflow
II. Chuẩn
bị:
- Hoàn tất
khâu chuẩn bị như ở phần 1
- Chuẩn
bị sẵn 1 file văn bản, qua tab Review, nhấn
vào biểu tượng Track Changes (khi người khác
chỉnh sửa file này sẽ tự thay đổi màu sắc
chữ). Sau đó bạn Save file này lại, ở bài
lab này tôi đặt tên là introduce_ms.docx
- Truy cập
vào Sharepoint Site, upload file introduce_ms.docx lên Shared
Document
III. Thực
hiện:
1. Tìm hiểu
Collect Feedback Workflow:
Collect
Feedback Workflow thu thập tất cả các thông tin phản hồi
của 1 file văn bản cho bạn. Khi bạn khởi
động Collect Feedback Workflow thì trình tự sau sẽ diển
ra:
1. Workflow sẽ
gửi mail đến những người mà bạn chỉ
định trong mục Approver.
2. Sau khi
đọc xong mail, những người mà bạn chỉ
định sẽ click vào đường link (có trong lá
mail). File văn bản sẽ được mở ra và họ
có thể đóng góp feedback cho file cũng như thêm/xóa nội
dung.
Sau khi Workflow
hoàn tất, bạn chỉ việc mở file đó ra và có
thể tổng hợp các feedback của mọi người.
Nhờ vào Collect Feedback Workflow, bạn dễ dàng biết
được ai đã cung cấp feedback và ai không cung cấp
feedback cho bạn. Tránh được tình trạng copy
feedback lẫn nhau.
Lưu
ý: Cơ
chế hoạt động của Collect Feedback Workflow khác với
Approval Workflow, Approval Workflow đi theo cơ chế route
document (người này nhận mail, hoàn tất xong mới tới
người kế tiếp nhận mail). Còn Collect Feedback
Workflow gửi đến cho tất cả mọi người
do bạn chỉ định
2. Cấu
hình Collect Feedback Worklfow:
- Chuột
phải vào file introduce_ms.docx, chọn Workflows
- Bên dưới
mục Start a new workflow, chọn Collect Feedback
- Chú ý các mục sau đây:
+ Approvers: tên những người mà
bạn muốn họ xem và chỉnh sửa nội dụng
cho file của bạn. Ở đây tôi cần 2 ông sếp
của tôi xem nên tôi add lần lượt 2 user: HUE TRAN VAN,
HOANG THUY TRAN, HIEU DAO DUY
+ Type a message to
include with your request: Nhập
vào nội dung bạn yêu cầu
+ Due date: thời hạn cuối
để review file. Sharepoint sẽ gửi thư nhắc
nhở
Cuối cùng bạn nhấn Start để khởi
động Workflow
- Lúc này sẽ
xuất hiện thêm cột “Collect Feedback” và Status là “In
Progress”
3. Kiểm
tra Collect Feedback Workflow
- Log on user
HIEU DAO DUY, mở Microsoft Outlook 2007, 1 email đã
được gửi tới cho Mr Hieu. Nhấn vào chữ
“here”
- Trong trang Tasks: Please
review file introduce_ms, chọn file introduce_ms
- File tài liệu
được mở ra, chú ý bạn sẽ thấy có 2 tùy
chọn:
+ Edit
Document: Chỉnh
sửa lại file văn bản
+ Edit
this task: Feedback cho file văn bản
Ở
đây, Mr Hieu muốn chỉnh sửa lại nội dung nên
anh ấy chọn “Edit Document”
- Khi Mr Hieu
chỉnh sửa file văn bản này, thì tự động
những thao tác của Mr Hieu sẽ được chuyển
sang màu khác( thêm hoặc xóa chữ). Sau khi chỉnh sửa xong, Mr Hieu Save lại
và nhấn Edit this task…
- Tiếp
theo hộp thoại Please review sẽ hiện ra, Mr
Hieu sẽ đưa ra góp ý của mình, sau đó nhấn Send
Feedback
Lưu
ý: Nếu
Mr Hieu không nhấn “Edit this task” thì Workflow này sẽ
không hoàn thành
-
Tương tự, log on user HOANG THUY TRAN, mở Microsoft
Outlook 2007, một email thông báo cũng sẽ được
gửi tới cho Mr Hoang
- Mr Hoang cũng chọn Edit Document, và chỉnh sửa
nội dung (thao tác của Mr Hoang chuyển sang màu xanh)
- Sau khi chỉnh sửa xong, Mr Hoang Save văn bản lại
và nhấn Edit this task. Trong hộp thoại Please
review, Mr Hoang cũng đưa ra ý kiến của mình và
nhấn Send Feedback
- Như vậy,
đến đây Collect Feedback Workflow đã hoàn thành.
Truy cập vào Sharepoint Site, vào Shared Document , mở
file introduce_ms
- Rê chuột
vào những dòng chữ thay đổi, sẽ cho bạn biết
user nào đã chỉnh sửa văn bản, chỉnh sửa
vào thời gian nào
- Nếu bạn
đồng ý với việc chỉnh sửa này, chuột
phải vào đoạn văn bản, chọn Accept Change
- Ngược lại, nếu không đồng ý thì bạn
chọn Reject Change
- Cuối
cùng sau khi tổng hợp ý kiến và thay đổi nội
dung cần thiết, bạn có 1 file hoàn chỉnh
- Quay trở
lại Sharepoint Site, mục Shared Document, nhấn
vào chữ Completed
- Những
thông tin về Workflow sẽ xuất hiện
+ Mục Workflow
Information: cho
biết thông tin về Workflow (ai tạo này workflow này, vào
thời điểm nào?)
+ Mục Tasks: cho biết ai
được chỉ định review file này, và tình
trạng Completed hay Rejected
+ Mục Workflow
History: cho
biết thông tin góp ý của những người
được yêu cầu xem file
-- Hết phần 2 --