I. Giới thiệu:
Microsoft Office Sharepoint Server 2007 cung cấp một Site
Template gọi là “Meeting Workspace”. Meeting Workspace cung cấp cho bạn
một nơi lưu trữ các tài liệu liên quan đến cuộc họp, việc chuẩn bị cho
cuộc họp, mục đích của cuộc họp và thành phần tham dự đến tất cả các
thành viên trong công ty. Trong phần 5 này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn
“Làm việc với Meeting Workspace”.
Phần 5 bao gồm các bước:
1. Tạo Meeting Workspace bằng Template
2. Tạo Calendar Events
3. Tạo Meeting Workspace cho Calendar Events
4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace
5. Tạo thành phần “Chuẩn bị” cho Meeting Workspace
II. Thực hiện:
1. Tạo Meeting Workspace bằng Template
- Ở mục Web Pages, chọn Sites and Workspaces
- Trong trang New Sharepoint Site, nhập vào nội dung như bên dưới. Sau đó, nhấn Create để bắt đầu tạo mới
- Giao diện trang “Họp tuần” sẽ xuất hiện
2. Tạo Calendar Events:
- Quay trở lại trang “Home”, nhấn chọn View All Site Content
- Bên dưới mục Lists, nhấn chọn Calendar
- Trong trang Calendar, nhấn New để tạo mới Calendar Event
- Trong trang Calendar: New Item, lần lượt điền vào nội dung như bên dưới: Title, Description, Start Time, End Time
+ Ở mục Recurrence, đánh dấu check vào ô Make this a repeating event.
Vì Seminar của tôi sẽ làm vào chủ nhật đầu tiên của mỗi tháng nên tôi chọn “The first Sunday of every 1 months”. Cuối cùng bạn nhấn OK để bắt đầu tạo mới
- Sự kiện đã được thêm vào Calendar
3. Tạo Meeting Wokspace cho Calendar Events:
- Trong trang Calendar, vào mục View, chọn All Events để xem các sự kiện diễn ra trong tháng
- Nhấn chuột vào “Seminar at Nhat Nghe”, chọn Edit Item
- Ở mục Workspace, đánh dấu check vào Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other details for this event. Sau đó nhấn OK
- Hộp thoại Confirm, nhấn OK
- MOSS sẽ đưa bạn đến trang New or Existing Meeting Workspace, chọn các mục như bên dưới . Sau đó nhấn OK
- Trong trang Template Selection, chọn Basic Meeting Workspace, nhấn OK
- Giao diện Meeting Workspace của Event “Seminar at Nhat Nghe”
xuất hiện. Ở bên trái, bạn sẽ thấy lịch trình của ngày diễn ra sự kiện
(chủ nhật đầu tiên của mổi tháng) Ngoài ra, còn có các mục sau:
+ Objective: Mục đích của sự kiện
+ Attendees: Những người tham dự
+ Agenda: Lịch trình chi tiết của sự kiện (Ví dụ: ông Nguyễn Văn A sẽ phát biểu vấn đề gì trong thời gian bao lâu…?)
+ Document Library: Tài liệu tham khảo dành cho hội nghị
4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace:
a. Tạo Objective:
- Ở khung bên trái, bạn chọn thời gian cho đợt diễn ra sự kiện kế tiếp. Ở mục Objective, bạn chọn Add new item
- Trong trang Objective: New Item, điền vào mục đích của sự kiện. Ví dụ: All of Students in HCM City, sau đó nhấn OK
- Mục đích của sự kiện đã được thêm vào
b. Tạo Agenda:
- Bên dưới mục Agenda, chọn Add New Item
- Trong trang Agenda: New Item, lần lượt điền vào nội dung phát biểu và thời gian. Sau đó nhấn OK
- Tương tự, bạn tạo thêm thời gian biểu cho từng người. Kết quả bạn được như sau:
c. Tạo Attendees (căn cứ vào tên bạn đã tạo bên Agenda để tạo Attendees):
- Bên dưới mục Attendees, chọn Manage Attendees
- Trong trang Attendees, nhấn chọn New để bắt đầu tạo danh sách
- Ở khung Name, bạn có thể nhập vào tên user hoặc email của User, sau đó nhấn Check Names. Ở mục Response, chọn Accepted. Sau đó nhấn OK
- Cứ như vậy, bạn tạo thêm các user tham dự
5. Tạo thành phần “Chuẩn bị”:
- Mặc định Sharepoint đã tạo cho bạn các thành phần Objectives, Attendees, Agenda và Document Library. Bây giờ chúng ta sẽ tạo thêm thành phần mới là “Chuẩn bị”. Vào mục Site Actions, chọn Site Settings
- Ở mục Site Administration, chọn Site Libraries and Lists
- Trong trang Site Libraries and Lists, chọn Create New Content
- Trong trang Create, ở mục Custom Lists, chọn Things To Bring
- Điền vào khung Name: Chuẩn bị, các thiết lập còn lại như mặc định. Sau đó nhấn Create
- Nhấn New để tạo mới.
- Bạn có thể tạo thêm những thứ cần chuẩn bị như: Projector, Laptop và người phụ trách chuẩn bị những vật dụng đó
- Cuối cùng bạn đã có một trang Worskpace hoàn chỉnh cho việc thực hiện Events “Seminar at Nhat Nghe”