|
MAKES MICROSOFT TECHNOLOGY AVAILABLE TO EVERYONE
November 2008 - Bài gửi
-
I. Giới thiệu:
Như các bạn đã biết Sharepoint có rất nhiều sản phẩm:
Microsoft Office Sharepoint Server 2007, Sharepoint Services 3.0,
Sharepoint Designer 2007. Tùy mỗi loại sản phẩm mà có những tính năng
khác nhau. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Nhúng Windows
Media Player vào trong Sharepoint Site” bằng cách dùng Sharepoint
Designer 2007.
Bài lab bao gồm các bước:
1. Tạo Web Part trong trang Sharepoint Site
2. Xây dựng code Windows Media Player trong Sharepoint Designer 2007
3. Nhúng Code trong Sharepoint Designer 2007 vào Sharepoint Site
II. Chuẩn bị:
- Cài đặt Microsoft Office Sharepoint Designer 2007
III. Thực hiện:
1. Tạo Web Part trong trang Sharepoint Site
- Vào mục Site Actions, chọn Edit Page
- Trong trang Edit Page, tùy vào vị trí mà bạn muốn add Windows Media Player mà bạn chọn Left, Center hoặc Right. Ở đây tôi chọn vị trí là “Right”, nhấn Add a Web Part
- Trong hộp thoại Add Web Parts to Right, bên dưới mục Miscellanous, đánh dấu chọn vào Content Editor Web Part. Sau đó nhấn Add
- Dùng chuột di chuyển “Content Editor Web Part” đến phía cuối
- Nhấn Edit, chọn Modify Shared Web Part
- Trong phần Content Editor, bung mục Appearance, Sửa Title lại thành Video
2. Xây dựng code Windows Media Player trong Sharepoint Designer 2007
- Mở Microsoft Office Sharepoint Designer 2007, vào menu Insert, chọn Web Component…
- Trong hộp thoại Insert Web Component:
+ Mục Component type: chọn Advanced Controls
+ Mục Choose a control: chọn ActiveX Control
Sau đó nhấn Next
- Nhấn Customize…
- Trong hộp thoại Customize ActiveX Control List, đánh dấu chọn vào Windows Media Player, sau đó nhấn OK
- Quay trở lại Insert Web Component, chọn Windows Media Player, nhấn Finish
- Nhấn Double Click vào trình nghe nhạc Windows MediaPlayer
- Trong tab General, ở phần Source, gõ địa chỉ có chứa file Video, sau đó nhấn Apply và OK
- Nhấn qua thẻ Code, quét chọn từ thẻ <object> đến </object> đây chính là code Windows Media Player
3. Nhúng Code trong Sharepoint Designer 2007 vào Sharepoint Site
- Quay trở lại trang Edit Page của Sharepoint Site, nhấn chọn Source Editor…
- Dán đoạn code bạn copy từ Sharepoint Designer vào Text Entry, sau đó nhấn Save
- Cuối cùng bạn nhấn Apply và OK
- Windows Media Player đã được nhúng vào Sharepoint Site thành công
|
-
I. Giới thiệu:
Sau khi đã xây dựng hoàn chỉnh Sharepoint 2007 dành cho hệ
thống doanh nghiệp, bạn cần phải đưa ra giải pháp Backup để đề phòng sự
cố virus hoặc bị mất dữ liệu. Trong phần cuối của loạt bài viết này,
chúng tôi sẽ giới thiệu cách Backup và Restore trên Microsoft Office
Sharepoint Server 2007
Phần 7 bao gồm các bước:
1. Backup Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007
2. Giả lập Site Collection bị hỏng
3. Restore Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007
II. Thực hiện:
1. Backup Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007
- Mở Sharepoint 3.0 Central Administrator
- Hộp thoại xác nhận quyền, nhập username và password của Administrator
- Giao diện của Central Administration dùng để quản lý MOSS 2007. Qua tab Operations, chọn Perform a backup
- Trong trang Select Component to Backup, đánh dấu chọn vào Farm để backup toàn bộ Site Collection, sau đó nhấn Continue to Backup Options
- Trong trang Select Backup Options, ở mục Type of Backup, chọn kiểu Full. Ở mục Backup File Location, trỏ đường dẫn đến thư mục mà bạn muốn Backup, ví dụ: C:\Backup. Sau đó nhấn OK
- Trong trang Backup and Restore Status, bạn đợi khoảng từ 3-5 phút, trang web sẽ tự động Refresh thông báo tình trạng Backup
- Quá trình Backup hoàn tất, để ý ở khung Progress sẽ thấy hiện “Completed”
2. Giả lập Site Collection bị lỗi:
- Trong trang Central Administrator, qua tab Application Management. Bên dưới mục Sharepoint Site Management, chọn Delete Site Collection
- Trong trang Delete Site Collection, ở mục Site Collection, nhấn chuột vào mũi tên, chọn Change Site Collection
- Ở mục Web Application, chọn http://server:55555. Đây là Site MSOPENLAB mà tôi đã tạo từ phần 1. Sau đó nhấn OK
- Quay trở lại trang Delete Site Collection, nhấn Delete để tiến hành xóa
- Hộp thoại yêu cầu bạn xác nhận có chắc chắn xóa hay không, nhấn OK
3. Restore Site Collection on Microsoft Office Sharepoint Server 2007
- Đăng nhập vào Central Administrator, qua tab Operations, chọn Restore from Backup
- Trong trang Select Backup Location, trỏ đường dẫn đến thư mục mà bạn đã Backup. Sau đó nhấn OK
- Trong trang Select Backup to Restore, đánh dấu chọn ở mục Select, sau đó nhấn Continue Restore Process
- Trong trang Select Component to Restore, đánh dấu chọn vào Farm. Sau đó nhấn Continue Restore Process
- Trong trang Select Restore Options, mục Type of restore, chọn Same Configuration. Bên dưới nhập vào Login Name và Password. Sau đó nhấn OK
- Trong trang Backup and Restore Status, bạn đợi khoảng từ 3-5 phút, trang web sẽ tự động refresh thông báo tình trạng Restore
- Quá trình Restore hoàn tất
|
-
I. Giới thiệu:
Wiki Page là trang web cho phép bất kỳ người dùng nào có thể
chỉnh sửa nó nếu họ cảm thấy phù hợp. Tất cả người dùng đều có khả
năng kiểm soát nội dung, vì Wiki dựa trên giả định rằng hầu hết các độc
giả có ý tốt. Vì vậy, người sử dụng như chia sẻ thông tin, kiến thức,
kinh nghiệm, ý tưởng đến tất cả mọi người. Bên cạnh đó . Ngoài ra, MOSS
2007 còn cung cấp cho công ty bạn Discussion Board và Survey để khảo
sát ý kiến người dùng, ý kiến thành viên nhằm nâng cao chất lượng
hoạt động của công ty và giúp cho các thành viên có thể giao tiếp với
nhau một cách nhanh chóng.
Phần 6 bao gồm các bước:
1. Tạo trang Wiki “Giới thiệu MSOPEN LAB”
2. Tạo trang Forward Link
3. Tạo Survey “Khảo sát thành viên”
4. Tạo Discussion Board
II. Thực hiện:
1. Tạo trang Wiki giới thiệu công ty
- Trong trang Create, ở mục Libraries, chọn Wiki Page Library
- Trong trang New, ở mục Name and Description, bạn gõ theo nội dung bên dưới. Sau đó nhấn Create để tạo mới
- Giao diện trang “Giới thiệu MSOPEN LAB” xuất hiện
- Trong trang Home, nhấn chọn Edit ở góc trái
- Thêm vào nội dung giới thiệu công ty ở mục Wiki Content.
“Mang công nghệ Microsoft đến tất cả mọi người ([[Windows
Server 2008]], [[Exchange Server 2007]], [[ISA Server 2006]] và
[[Microsoft Office Sharepoint Server 2007]])”
Lưu ý: Các chữ để trong cặp dấu [[…]] sẽ là hyperlink liên kết đến 1 trang khác
Sau đó nhấn OK
- Bạn sẽ có được trang Home giới thiệu về công ty
2. Tạo trang Forward link
- Nhấn chọn vào Windows Server 2008, MOSS 2007 sẽ đưa bạn đến trang New Wiki Page. Mặc định ở khung Name đã có sẵn tên giống như liên kết, bạn chỉ việc thêm vào nội dung. Sau đó nhấn Create
- Tương tự làm lần lượt cho các mục còn lại: Exchange Server 2007, ISA Server 2006, Sharepoint Server 2007
3. Tạo Survey “Khảo sát thành viên”
- Trong trang All Site Content, chọn Create
- Trong trang Create, ở mục Tracking, chọn Survey
- Điền vào nội dung như bên dưới. Ở phần Survey Options, mục Show user names in survey results? và Allow multiple responses?, chọn tùy chọn Yes. Sau đó nhấn Next
- Trong trang New Question, ở mục Question, bạn nhập vào câu hỏi, ví dụ “Bạn biết MSOPENLAB qua kênh thông tin nào?”, ở mục The type of answer to this question is, chọn Choice (menu to choose from). Phía dưới bạn điền vào một số câu trả lời. Nhấn Next Question để sang câu hỏi kế tiếp
- Tương tự bạn làm cho các câu còn lại. Sau khi hoàn thành xong các câu hỏi, nhấn Finish
- Trong trang Khảo sát thành viên, nhấn chọn Respond to this survey để bắt đầu quá trình khảo sát
- Bảng survey sẽ hiện ra cho bạn lựa chọn
- Quay trở lại trang “Khảo sát thành viên”, nhấn chọn Show a graphical summary of responses để xem biểu đồ khảo sát
4. Tạo Discussion Board
- Mở trang http://server:55555, log on user TRONG MANH NGUYEN. Bên dưới mục Discussion, chọn Team Discussion. Nhấn chọn New để bắt đầu tạo mới
- Trong trang Team Discussion: New Item, nhập vào Subject và Body. Sau đó nhấn OK
- Các thành viên có thể thảo luận trực tiếp trong Discussion Board
|
-
I. Giới thiệu:
Microsoft Office Sharepoint Server 2007 cung cấp một Site
Template gọi là “Meeting Workspace”. Meeting Workspace cung cấp cho bạn
một nơi lưu trữ các tài liệu liên quan đến cuộc họp, việc chuẩn bị cho
cuộc họp, mục đích của cuộc họp và thành phần tham dự đến tất cả các
thành viên trong công ty. Trong phần 5 này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn
“Làm việc với Meeting Workspace”.
Phần 5 bao gồm các bước:
1. Tạo Meeting Workspace bằng Template
2. Tạo Calendar Events
3. Tạo Meeting Workspace cho Calendar Events
4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace
5. Tạo thành phần “Chuẩn bị” cho Meeting Workspace
II. Thực hiện:
1. Tạo Meeting Workspace bằng Template
- Ở mục Web Pages, chọn Sites and Workspaces
- Trong trang New Sharepoint Site, nhập vào nội dung như bên dưới. Sau đó, nhấn Create để bắt đầu tạo mới
- Giao diện trang “Họp tuần” sẽ xuất hiện
2. Tạo Calendar Events:
- Quay trở lại trang “Home”, nhấn chọn View All Site Content
- Bên dưới mục Lists, nhấn chọn Calendar
- Trong trang Calendar, nhấn New để tạo mới Calendar Event
- Trong trang Calendar: New Item, lần lượt điền vào nội dung như bên dưới: Title, Description, Start Time, End Time
+ Ở mục Recurrence, đánh dấu check vào ô Make this a repeating event.
Vì Seminar của tôi sẽ làm vào chủ nhật đầu tiên của mỗi tháng nên tôi chọn “The first Sunday of every 1 months”. Cuối cùng bạn nhấn OK để bắt đầu tạo mới
- Sự kiện đã được thêm vào Calendar
3. Tạo Meeting Wokspace cho Calendar Events:
- Trong trang Calendar, vào mục View, chọn All Events để xem các sự kiện diễn ra trong tháng
- Nhấn chuột vào “Seminar at Nhat Nghe”, chọn Edit Item
- Ở mục Workspace, đánh dấu check vào Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other details for this event. Sau đó nhấn OK
- Hộp thoại Confirm, nhấn OK
- MOSS sẽ đưa bạn đến trang New or Existing Meeting Workspace, chọn các mục như bên dưới . Sau đó nhấn OK
- Trong trang Template Selection, chọn Basic Meeting Workspace, nhấn OK
- Giao diện Meeting Workspace của Event “Seminar at Nhat Nghe”
xuất hiện. Ở bên trái, bạn sẽ thấy lịch trình của ngày diễn ra sự kiện
(chủ nhật đầu tiên của mổi tháng) Ngoài ra, còn có các mục sau:
+ Objective: Mục đích của sự kiện
+ Attendees: Những người tham dự
+ Agenda: Lịch trình chi tiết của sự kiện (Ví dụ: ông Nguyễn Văn A sẽ phát biểu vấn đề gì trong thời gian bao lâu…?)
+ Document Library: Tài liệu tham khảo dành cho hội nghị
4. Tạo các đối tượng trong Meeting Workspace:
a. Tạo Objective:
- Ở khung bên trái, bạn chọn thời gian cho đợt diễn ra sự kiện kế tiếp. Ở mục Objective, bạn chọn Add new item
- Trong trang Objective: New Item, điền vào mục đích của sự kiện. Ví dụ: All of Students in HCM City, sau đó nhấn OK
- Mục đích của sự kiện đã được thêm vào
b. Tạo Agenda:
- Bên dưới mục Agenda, chọn Add New Item
- Trong trang Agenda: New Item, lần lượt điền vào nội dung phát biểu và thời gian. Sau đó nhấn OK
- Tương tự, bạn tạo thêm thời gian biểu cho từng người. Kết quả bạn được như sau:
c. Tạo Attendees (căn cứ vào tên bạn đã tạo bên Agenda để tạo Attendees):
- Bên dưới mục Attendees, chọn Manage Attendees
- Trong trang Attendees, nhấn chọn New để bắt đầu tạo danh sách
- Ở khung Name, bạn có thể nhập vào tên user hoặc email của User, sau đó nhấn Check Names. Ở mục Response, chọn Accepted. Sau đó nhấn OK
- Cứ như vậy, bạn tạo thêm các user tham dự
5. Tạo thành phần “Chuẩn bị”:
- Mặc định Sharepoint đã tạo cho bạn các thành phần Objectives, Attendees, Agenda và Document Library. Bây giờ chúng ta sẽ tạo thêm thành phần mới là “Chuẩn bị”. Vào mục Site Actions, chọn Site Settings
- Ở mục Site Administration, chọn Site Libraries and Lists
- Trong trang Site Libraries and Lists, chọn Create New Content
- Trong trang Create, ở mục Custom Lists, chọn Things To Bring
- Điền vào khung Name: Chuẩn bị, các thiết lập còn lại như mặc định. Sau đó nhấn Create
- Nhấn New để tạo mới.
- Bạn có thể tạo thêm những thứ cần chuẩn bị như: Projector, Laptop và người phụ trách chuẩn bị những vật dụng đó
- Cuối cùng bạn đã có một trang Worskpace hoàn chỉnh cho việc thực hiện Events “Seminar at Nhat Nghe”
|
-
I. Giới thiệu:
Document Workspaces chứa nhiều tính năng cho phép bạn làm việc
trên một tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể cộng tác
với những người khác trên một tài liệu để chia sẻ ý tưởng, phân công
công việc, sáng tạo nội dung. MOSS 2007 kết hợp chặt chẽ giữa Microsoft
Office 2007 và các hệ thống Document Workspaces. Trong phần này, tôi
sẽ hướng dẫn các bạn “Làm việc với Document Workspace”
Phần 4 bao gồm các bước:
1. Tạo Document Workspace
2. Xem các Document Workspace đã tạo
3. Làm việc với các Document Workspace
4. Xóa Document Workspace
II. Thực hiện:
1. Tạo Document Workspace:
Có 2 cách để tạo Document Workspace:
Cách 1: Bạn có thể tạo Document Workspace thông qua giao diện của MOSS 2007
Cách 2: Hoặc bạn có thể dùng Microsoft Office 2007 để tạo Document Workspace
Tôi sẽ hướng dẫn các bạn tạo Document Workspace bằng cả 2 cách
a. Tạo Document Workspace bằng Microsoft Office Sharepoint Server 2007
- Đăng nhập vào trang “Thư viện văn bản”, nhấn chuột vào file hopdong.docx, chọn Send To, sau đó chọn Create Document Workspace
- Trong cửa sổ “Create Document Workspace”, nhấn OK để bắt đầu tạo
- Giao diện của Document Workspace sẽ xuất hiện
b. Tạo Document Workspace bằng Microsoft Office 2007:
- Mở Microsoft Office Word 2007, gõ vào nội dung. Sau đó bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên, chọn More Commands…
- Ở dòng Choose commands from, chọn All Commands. Bên dưới bạn tìm đền mục Create
Document Workspace, nhấn Add
- Nhấn vào biểu tượng Document Workspace
- Điền vào thông tin ở dòng Document Workspace Name và Location for new workspace
- Quá trình tạo mới được bắt đầu
2. Xem các Document Workspace đã tạo
- Mở “Thư viện văn bản”, nhấn chọn Sites
- Bạn sẽ thấy 2 Document Workspace vừa tạo
3. Làm việc với Document Work Space
Khi làm việc với Document Work Space ở môi trường Microsoft Office 2007, bạn sẽ thấy 5 tab:
+ Status tab: Cung cấp về trạng thái của tài liệu. Vd: ai đã check out tài liệu này
+ Member tab: Cung cấp danh sách những người được phép truy cập Document Workspace. Ngoài ra, nếu như các máy Client có cài Windows Live Messenger, bạn sẽ biết được ai đang online hoặc offline
+ Task tab: Cung cấp danh sách những công việc cần làm dành cho Document Workspace
+ Document tab: Cung cấp thông tin ngày và giờ cảu tài
liệu được hiệu chỉnh. Ngoài ra, bạn còn bíêt được user nào tạo ra tài
liệu và lần hiệu chỉnh gần nhất
+ Link tab: Hiển thị những đường dẫn cần thiết cho việc phát triển tài liệu
- Mở trang “Thư viện văn bản”, nhấn chuột vào file hopdong_muaban.docx, chọn Edit in Microsoft Office Word
- Nhấn chọn vào biểu tượng Office, tìm đến mục Server, nhấn chọn Document Management Information
- Nhìn sang bên phải sẽ thấy Task pane của Document Management xuất hiện. Qua tab Member, chọn Add New Member…
- Trong hộp thoại Add New Member, bạn add vào các user và phân quyền, sau đó nhấn Next
- Hộp thoại tiếp theo sẽ hiện đầy đủ user name, email, và tên đầy đủ của user. Nhấn Finish để hoàn tất
- Quan sát sẽ thấy các user nào đang online và offline
- Qua tab Task, chọn Add New Task…
- Mục này sẽ cho bạn gán công việc cho từng thành viên trên tài liệu. Ví dụ : user TRONG MANH NGUYEN sẽ đảm trách phần viết giới thiệu, user HIEU DAO DUY viết phần kết luận
- Quay trở lại Document Workspace “hopdong_muaban.docx”, bạn sẽ thấy như hình bên dưới
4. Xóa Document Workspace
- Mở trang “Thư viện văn bản”, nhấn chọn Sites
- Nhấn chọn vào Document Workspace “hopdong”
- Nhấn vào mục Site Actions, chọn Site Settings
- Trong phần Site Administration, chọn Delete this site
- Trong màn hình Delete this site, nhấn Delete. Hộp thoại xác nhận xóa, nhấn Yes
- Xóa Document Workspace thành công
|
-
I. Giới thiệu:
Một trong những hầu hết các tính năng mà MOSS 2007 cung cấp là
dịch vụ Library. Library là một nơi để lưu trữ tài liệu hoặc các form
hợp đồng mẫu. Trong việc kinh doanh, nhu cầu làm việc với các tài liệu
một cách nhanh chóng và có hiệu quả là tầm quan trọng của hầu hết các
công ty. Trong phần trước, các bạn đã làm quen với Sharepoint List (qua
việc tạo các Custom List). Trong phần 3 này, tôi sẽ hướng dẫn với các
bạn “Tạo và quản lý library” để làm việc hiệu quả với tất cả các loại
dữ liệu, các form hợp đồng mẫu trên MOSS 2007.
Phần 3 bao gồm các bước:
1. Tạo Document Library “Thư viện văn bản”
2. Tạo Form Library “Thư viện form hợp đồng” và thiết kế form “Hóa đơn bán hàng”
3. Tạo Picture Library “Hình ảnh nhân viên”
4. Tạo mới 1 thực mục trên Document Library “Văn bản đang xử lý”
5. Check in và check out trong văn bản
6. Làm việc với Offline Document bằng cách kết nối với Microsoft Outlook 2007
II. Chuẩn bị
- Cài đặt Microsoft Office 2007 (cài Full)
III. Thực hiện:
1. Tạo Document Library
- Mở trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create
- Ở mục Libraries, chọn Document Library
- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Document Library
2. Tạo Form Library:
- Quay lại trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create
- Ở mục Libraries, chọn Form Library
- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Form Library
- Mở “Thư viện form hợp đồng”, bung mục Site Actions, chọn Site Settings
- Ở mục Galleries, chọn Site content types
- Trong cửa sổ Site Content Type Gallery, nhấn Create
- Trong trang New Site Content Type, điền vào các thông tin như bên dưới.
+ Select parent content type from: chọn Document Content Types
+ Parent Content Type: chọn Form
Nhấn OK để bắt đầu tạo mới
- Trong trang Site Content Type, ở mục Settings, chọn Advanced Settings
- Ở mục Document Template, chọn tùy chọn Upload a new document Template, Browse đến file: C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\INFFORMS\1033\purchord.xsn (Đây là file template của Microsoft Office Info Path; 1033 là ngôn ngữ English, 1036 là ngôn ngữ Pháp, 1049 là ngôn ngữ Nga…). Sau đó nhấn OK
- Quay lại trang “Thư viện form hợp đồng”, bung mục Settings, chọn Form Library Settings
- Ở mục General Settings, chọn Advanced Settings
- Ở phần Content Types, bên dưới Allow management of content types, bạn chọn Yes. Các thiết lập còn lại như mặc định, sau đó nhấn OK
- Trong trang Customize “Thư viện form hợp đồng”, ở mục Content Types, chọn Add form existing site content types
- Chọn “Hóa đơn đặt hàng”, nhấn Add, sau đó nhấn OK
- Chọn Change new button order and default content type
- Đảm bảo ở “Hóa đơn đặt hàng”, mục Position from Top có giá trị là 1, nhấn OK
- Quay trở lại trang “Thư viện form hợp đồng”, nhấn New để bắt đầu tạo mới
- Chương trình Microsoft Info Path 2007 sẽ được mở ra (nằm trong bộ Office 2007). Form mẫu Purchase Order đã được tạo sẵn.
- Bạn cũng có thể việt hóa lại bằng cách vào menu Tools, chọn Design this form…
3. Tạo Picture Library
- Mở trang Team Discussion, bung mục Site Actions, chọn Create
- Ở mục Library, chọn Picture Library
- Trong cửa sổ New, điền vào các thông tin như bên dưới. Nhấn Create để bắt đầu tạo mới Picture Library
- Mở trang “Hình ảnh nhân viên” vừa tạo, nhấn Upload, chọn Upload Picture (đừng chọn Upload Multiple Picture vì nếu bạn chọn ở đây sẽ bị lỗi)
- Bạn có thể upload từng hình hoặc upload nhiều hình cùng lúc (để upload nhiều hình, bạn nhấn giữ 2 phím CTRL + ALT, sau đó nhấn Upload Multiple Files…)
- Chọn thư mục chứa hình, sau đó đánh dấu check vào tất cả các hình, nhấn OK
- Hộp thoại xác nhận upload hình, nhấn Yes
- Hình ảnh đã được up thành công
4. Tạo folder trong Document Library
- Mở trang “Thư mục văn bản”, nhấn New, chọn New Folder
- Đặt tên “Văn bản đang xử lý”, nhấn OK
- Upload file hopdong.docx lên “Thư viện văn bản”
5. Checking in và checking out trong file văn bản
Một trong những tính năng được cung cấp bởi MOSS 2007 là
quản lý tài liệu. Checking in và checking out trong văn bản cho phép
người khác biết những tài liệu bạn đang làm việc để họ không làm việc
trên chúng cùng một lúc. Khi sử dụng checking in và checking out, bạn
có thể nhập ý kiến về những gì bạn đã thay đổi mà những người khác sau
đó có thể xem.
- Di chuyển chuột vào file hopdong.docx, chọn Check out
- Hộp thoại xác nhận Check out, nhấn OK
- Bạn sẽ thấy có biểu tượng màu xanh ở file văn bản. Biểu
tượng này sẽ cho người khác biết là bạn đang chỉnh sửa file này và họ
sẽ không được phép chỉnh sửa cùng lúc với bạn.
- Sau khi chỉnh sửa file hopdong.docx xong, bạn nhấn Check In
- Bạn có thể để lại comments để người khác biết bạn đã chỉnh sửa. Sau đó nhấn OK
6. Làm việc với Offline Documents
- Mở trang “Thư viện văn bản”, bung mục Actions, chọn Connect to Outlook
- Log on vào mailbox user HOANG THUY TRAN, hộp thoại Connect this Sharepoint Document Library to Outlook, chọn Yes
- Sharepoint List sẽ được tự động tạo ra trong Outlook, và Document Library cũng sẽ được tự động download về Outlook.
|
-
I. Giới thiệu:
Sharepoint
dùng cơ sở dữ liệu SQL Server hoặc Windows Internal Database để lưu trữ
dữ liệu do người dùng cung cấp. Nếu bạn đã từng sử dụng SQL Server, My
SQL, Oracle thì ắt hẳn bạn sẽ biết đến Table. Đây là đối tượng được
dùng trong cơ sở dữ liệu và trong Microsoft Office Sharepoint Server
2007, Table cũng được dùng thông qua Sharepoint List. Trong phần 2
này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn “Quản lý nhân sự bằng Sharepoint List”
Phần 2 bao gồm các bước:
1. Tạo Sharepoint List
2. Tạo và chỉnh sửa các cột trong Sharepoint List
3. Tạo List Item trong Sharepoint List
4. Ứng dụng Sharepoint List tạo Danh Sách Nhân Viên
5. Ứng dụng Sharepoint List tạo Bảng Lương Nhân Viên
II. Chuẩn bị:
- Tạo Sharepoint Site “Quản lý nhân sự” (xem lại cách tạo Sharepoint Site ở phần 1)
III. Thực hiện:
1. Tạo Sharepoint List:
- Vào menu Site Actions, chọn Create
-
Sharepoint List phân ra rất nhiều loại như: Library (thư viện),
Communications (trao đổi thông tin), Tracking (theo dõi thông tin),
Custom Lists (tùy chọn list) và Web Pages (trang web). Trong bài lab
này, bạn chọn Custom Lists
- Trong khung Name and Description, nhập vào Tỉnh thành, sau đó nhấn Create để bắt đầu tạo mới
2. Tạo và chỉnh sửa các cột trong Sharepoint List
- Đối với tỉnh thành bạn sẽ cần 2 giá trị: Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành. Khi bạn tạo Custom Lists,
mặc định Sharepoint tạo cho bạn2 giá trị là ID và Title, đối với giá
trị Title, bạn có thể sửa tên lại được. Như vậy, lúc này bạn cần tạo
thêm 1 cột mới tên “Mã tỉnh thành”. Nhấn Settings, chọn Create Column
- Trong màn hình Create Column, bạn nhập vào những thông tin sau:
+ Column Name: Tên Tỉnh Thành
+ The Type of Information column is: chọn Single line of text
+ Maximum number of characters: 30 (chiều dài ký tự tối thiểu của cột này là 30)
Nhấn OK để bắt đầu tạo cột mới
- Sau khi tạo thành công cột “Tên Tỉnh Thành”, bạn cần sửa lại chữ “Title” thành “ Mã tỉnh thành”. Trong trang Tỉnh thành, vào menu Settings, chọn List Settings
- Nhấn chọn vào Title
- Ở khung Column Name, sửa lại thành “Mã tỉnh thành”, và cho Maximum number of characters = 3 , sau đó nhấn OK
- Lúc này, bạn đã có 2 giá trị: Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành
3. Tạo List Item trong Sharepoint List
- Mở trang Tỉnh thành, click chuột vào New, chọn New Item
- Nhập vào Mã tỉnh thành và Tên tỉnh thành. Ví dụ:
+ Mã tỉnh thành: HCM (tối đa 3 kí tự)
+ Tên tỉnh thành: Thành phố Hồ Chí Minh
Sau đó nhấn OK
- Cứ như vậy, bạn thử tạo danh sách tỉnh thành như sau:
- Tương tự, bạn tạo thêm Sharepoint List là : Phòng ban, Chức vụ, Tôn giáo theo mẫu như sau:
* Phòng ban:
* Chức vụ:
* Tôn giáo:
-Liên quan đến trình độ học vấn của Nhân viên, bạn cũng cần tạo thêm các Sharepoint List như: Ngành học, Bằng cấp
* Ngành học:
* Bằng cấp:
4. Ứng dụng Sharepoint List tạo Danh Sách Nhân Viên
- Quay trở lại trang “Quản lý nhân sự”, vào mục Site Actions, chọn Create
- Ở trang Create, chọn Custom Lists
- Ở khung Name and Description, nhập vào “Danh sách nhân viên”, nhấn Create để bắt đầu tạo mới
- Vào Settings, chọn List Settings
- Nhấn chọn vào “Title”
- Ở cột Column Name, sửa lại tên thành “Mã nhân viên”, sau đó nhấn OK
- Vào mục Settings, chọn Create Column
- Tạo cột Họ, kiểu định dạng là Single line of text, số ký tự tối đa là 50
- Tương tự bạn làm thêm cột Tên.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm cột Họ và tên, bằng cách ghép cột Họ và cột Tên lại với nhau (chọn kiểu định dạng là Calculated)
- Tạo cột Ngày tháng năm sinh với kiểu định dạng là Date and Time
- Tạo cột Giới Tính với 2 giá trị lựa chọn Nam hoặc Nữ. Chọn kiểu định dạng là Choice
- Ở dòng Type each choice on a separate line, bạn gõ vào 2 giá trị: Nam, Nữ
Ở mục Display choice using, có 3 chế độ cho bạn lựa chọn
+ Drop-Down Menu: sẽ có một menu sổ xuống cho bạn lựa chọn
+ Radio Button: tương ứng với mỗi giá trị sẽ có 1 nút cho bạn lựa chọn à Ở đây tôi chọn Radio Button
+ Checkboxes: cho phép bạn chọn lựa nhiều mục, thường loại này được dùng khi bạn khảo sát và cho phép người ta chọn lựa nhiều giá trị.
- Tương tự bạn tạo thêm lần lượt các cột là Số CMND, Ngày Cấp, Địa chỉ tạm trú, Địa chỉ thường trú, Điện thoại, Email
* Số CMND:
* Ngày cấp:
* Địa chỉ tạm trú:
* Địa chỉ thường trú:
* Điện thoại:
* Email:
- Bạn cũng cần tạo thêm cột Hình Ảnh Nhân Viên để biết thêm hình ảnh của nhân viên, chọn kiểu định dạng là Hyperlink and Picture
- Kéo xuống phía dưới, ở mục Format URL as, chọn kiểu định dạng là Picture, sau đó nhấn OK
- Quay trở lại “Danh sách nhân viên”, chọn menu View, chọn Modify this view.
- Trong cửa sổ Edit View, bạn sắp xếp thứ tự các cột như bên dưới
- Quay trở lại trang “Danh sách nhân viên”, nhấn chọn New Item để bắt đầu tạo mới nhân viên
- Lần lượt điền vào các thông tin của nhân viên
- Sau khi tạo xong danh sách nhân viên, bạn sẽ được như hình bên dưới
5. Ứng dụng Sharepoint List tạo Bảng Lương Nhân Viên
- Tương tự như “Danh Sách Nhân Viên”, bạn thử tạo Bảng Lương Nhân viên theo như hình bên dưới:
Gợi ý:
- Cột Họ tên chọn kiểu giá trị là Lookup,
liên kết đến Họ và tên trong “Danh sách nhân viên”. Như vậy bạn không
cần gõ lại tên Nhân Viên, khi đến cột này, sẽ có một menu cho bạn lựa
chọn tên Nhân viên mà bạn muốn nhập liệu
- Kéo xuống phía dưới, ở mục Get Information Form, chọn Danh sách nhân viên, ở mục In this column, chọn Họ và Tên
- Cột Ngày vào làm, chọn kiểu định dạng là Date and Time
- Cột Phòng ban kiểu dữ liệu là Lookup, liên kết đến cột tên Phòng ban
- Tương tự tạo thêm cột Chức vụ và Mức Lương
- Sau khi hoàn thành, bạn sẽ được Bảng Lương của nhân viên
|
-
Microsoft Windows SharePoint Sites and Workspaces là các dịch vụ
chứa những Web pages và Web Part, bao gồm 2 thành phần chính là List và
Document Library. List chứa những cấu trúc, những bảng dữ liệu theo
khuôn mẫu có sẵn. Trong khi đó Document Library dùng để quản lý công
việc, thông báo quản lý tài liệu, tập tin văn bản. 2 thành phần này
không thể thiếu đối với 1 ứng dụng quản lý. Dựa vào đó, bạn có thể tạo
ra bất cứ trang web nào để lưu dữ liệu của bạn, hoặc bạn có thể tạo
nhiều sub site (site con) để thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý
tài liệu. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo ra trang web để quản lý một nhóm
hay dự án, cộng tác trên tài liệu, hoặc chuẩn bị và theo dõi diễn biến
của một cuộc họp. MOSS 2007 sẽ giúp bạn hoàn thành những yêu cầu đó.
Phần 1 bao gồm các bước:
1. Tạo Web Application Pool
2. Tạo Top-Level Site Collection
3. Tạo Sharepoint Site và Child Site
4. Phân quyền trên Sharepoint Site
II. Thực hiện:
1. Tạo Web Application Pool:
- Vào Start\Programs\ Microsoft Office Server, chọn Sharepoint 3.0 Central Administration
- Qua tab Application Management, chọn Create or extend Web application
- Trong cửa sổ Create or Extend Web Application, chọn Create a new Web Application
- Ở mục IIS Website, chọn Create a new IIS web site
+ Port: nhập vào số port tùy ý (ví dụ: 55555)
+ Security Configuration: chọn kiểu chứng thực là NTLM
- Nhập vào User name và Password, các mục còn lại giữ nguyên như mặc định. Nhấn OK để bắt đầu tạo Web Application Pool
- Quá trình thiết lập diễn ra
2. Tạo Top-Level Site Collection
- Trong cửa sổ Application Created, nhấn chọn Create Site Collection
- Trong cửa sổ Create Site Collection, điền vào các mục sau:
+ Title: MSOPENLAB
+ Description: Trang quản lý của MSOPENLAB
+ Template Section: Sharepoint cung cấp 4 nhóm template: Collaboration, Meetings, Enterprise và Publishing.
1. Nhóm Collaboration: bao gồm các Template như Team Site, Blank Site, Document Workspace, Wiki Site và Blog. Đây là nhóm template phục vụ cho mục đích làm việc nhóm
2. Nhóm Meetings: bao gồm các Template như Basic Meeting Workspace, Decision Meeting Workspace, Social Meeting Workspace và Multipage Meeting Workspace. Đây là nhóm template phục vụ cho mục đích trao đổi thông tin, thảo luận nhóm
3. Nhóm Enterprise: bao gồm các Template như Document Center, Records Center, Personalization Site, Site Directory, Search Center và Search Center With Tabs. Đây là nhóm template phục vụ cho mục đích quản lý thông tin cho hệ thống doanh nghiệp
4. Nhóm Publishing: bao gồm các Template: Publishing Site, Publishing Site With Workflow và News Site.
Khác với 3 nhóm trên, đây là nhóm Sharepoint Site cho phép bạn thiết kế
giao diện, chuẩn bị sẵn nội dung sau đó mới công bố cho các thành viên
(tính năng Approval và Unpublished)
- Trở lại bài lab, bạn chọn tab Collaboration và chọn Team Site
- Ở mục Primary Site Collection Administrator, nhập vào user dùng để quản lý Site Collection.
- Làm tương tự cho mục Secondary Site Collection Administrator
- Nhấn OK để bắt đầu tạo site mới
- Quá trình tạo Top-Level Site thành công, bây giờ bạn có thể vào site vừa tạo bằng cách click vào đường link: http://server:55555
- Hộp thoại đăng nhập, yêu cầu quyền xác thực. Nhập vào username và password lúc bạn tạo site
- Đăng nhập thành công vào Site Collection
3. Tạo Sharepoint Site và Child Site
a. Tạo Sharepoint Site “Quản Lý Mua Hàng”:
- Truy cập vào Site Collection, bung mục Site Action, chọn Create
- Ở mục Web Pages, chọn Sites and Workspaces
- Trong cửa sổ New Sharepoint Site, điền vào các thông tin như bên dưới
- Nhấn Create để bắt đầu tạo Sharepoint Site mới
- Trang Quản Lý Mua Hàng được tạo ra
b. Tạo Sharepoint Child Site “Họp Nhóm”
- Mở trang “Quản Lý Mua Hàng”, vào menu Site Actions, chọn Create
- Ở mục Web Pages, chọn Sites and Workspaces
- Trong cửa sổ New Sharepoint Site, điền vào các thông tin như bên dưới
+ Ở mục Template Section, chọn tab Meetings, chọn Basic Meeting Workspace
- Các phần còn lại giữ nguyên như mặc định, nhấn Create để bắt đầu tạo mới
- Giao diện trang “Họp nhóm” vừa tạo
5. Phân quyền trên Sharepoint Site:
- Vào trang Quản Lý Mua Hàng, bung mục Site Actions, chọn Site Settings
- Trong mục Users and Permissions, chọn Advanced permissions
- Trong cửa sổ Permissions dành cho trang Quản lý mua hàng, vào menu Actions, chọn Edit Permissions
- Hộp thoại xác nhận thay đổi quyền, bạn chọn OK
- Vào menu New, chọn New Group để tạo 1 group mới
- Đặt tên group là Nhóm Quản Lý Mua Hàng
+ Group Owner (Người sở hữu group) : ví dụ Administrator
+ Các thiết lập còn lại giữ nguyên như mặc định , sau đó nhấn Create để bắt đầu tạo mới
- Tiếp theo bạn cần phải add user vào group vừa tạo. Chọn group Nhóm Quản Lý Mua Hàng, vào menu New, chọn Add Users
- Add các user tương ứng vào group cần thiết
- Tiếp theo bạn chọn Site Permissions, đánh dấu check vào 3 group mặc định MSOPENLAB Members, MSOPENLAB Owners, MSOPENLAB Visitors
- Vào Actions, chọn Remove User Permissions
- Hộp thoại xác nhận xóa các quyền trên group đã lựa chọn, nhấn OK
|
-
I. Giới thiệu
Dữ liệu của các user trong hệ thống Exchange Server 2007 được lưu
vào 2 database chính là: Mailbox Database và Public Folder
Database. Các database này rất quan trọng, nếu chẳng may bị virus hoặc
bị lỗi database thì hệ thống mail sẽ bị tê liệt. Do đó, ở phần cuối của
loạt bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cách Backup và Restore trên
Exchange Server 2007
Exchange cung cấp 2 phương pháp Backup chính:
1. Legacy Streaming Backup: Phương pháp này
dùng bộ máy lưu trữ mở rộng (Extensible Storage Engine) trên lập trình
giao diện ứng dụng (API). Đây là phương pháp backup chiến lược trong
thời điểm hiện nay , bạn có thể dùng Windows Server Backup, NTBackup,
Backup4All…
2. Volume Shadow Copy: Phương pháp này cho
phép người quản trị có thể sao lưu database theo từng thời điểm (point
on time) mà không làm gián đoạn dịch vụ. Khi restore, bạn có thể lấy
lại các phiên bản khác nhau của database
1. Backup & Restore E-mail bằng Microsoft Outlook
2. Backup Mailbox Database
3. Restore Mailbox Database
4. Restore E-mail bằng Recovery Storage Group
II. Thực hiện
1. Backup & Restore E-mail bằng Microsoft Outlook
- Log on user hoangtt, mở Microsoft Outlok, kiểm tra các mail trong Inbox
- Vào menu File, chọn Import and Export…
- Trong hộp thoại Choose an action to perform, chọn Export to a file, nhấn Next
- Trong hộp thoại Create a file of type, chọn Personal Folder File (.pst). Đây chính là cơ sở dữ liệu của mailbox
- Trong hộp thoại Export Personal Folder, bạn chọn folder mà bạn muốn export. Ví dụ Inbox
- Trong hộp thoại Save exported file as, chọn đường dẫn lưu file, nhấn Next
- Nhập password cho file backup.pst, sau đó nhấn OK
- Tiếp theo bạn thử xóa toàn bộ mail của user hoangtt.
- Vào menu File, chọn Import and Export…
- Chọn Import from another program or file, nhấn Next
- Chọn Personal Folder File (.pst), nhấn Next
- Browse đến file backup.pst, đánh dấu chọn vào Replicate duplicates with items imported, nhấn Next
- Import vào Inbox, sau đó nhấn Finish
- Các mail đã được khôi phục
2. Backup Mailbox Database:
a. Cài đặt Windows Server Backup:
- Mở Server Manager, chuột phải vào Features, chọn Add Features
- Đánh dấu chọn vào Windows Server Backup Features, nhấn Next
- Trong hộp thoại Confirm Installation Selections, nhấn Install đế bắt đầu quá trình cài đặt
- Sau khi cài đặt xong, bạn nhấn Close để kết thúc
b. Backup Mailbox Database
- Vào Start\Program\Administrative Tools, chọn Windows Server Backup
- Trong panel Action, bạn chọn Backup Once…
- Trong hộp thoại Backup Options, chọn Different Options, nhấn Next
- Trong hộp thoại Select Backup Configuration, bạn chọn tùy chọn Full Server (recommended), nhấn Next
- Trong hộp thoại Specify destination type, chọn Remote shared folder, nhấn Next
- Trong hộp thoại Specify remote folder, nhập vào đường dẫn remote đến share folder. Ví dụ: \\192.168.7.223\backup . Trong phần Access Control, chọn Inherit, nhấn Next
- Hộp thoại xác thực quyền, yêu cầu bạn nhập user name và password
- Trong hộp thoại Specify advanced option, chọn VSS full backup
- Trong hộp thoại Confirmation, nhấn Backup
- Quá trình Backup được diễn ra. Khi Backup xong, bạn nhấn Close để kết thúc
3. Restore Mailbox Database:
A. Giả lập Database bị lỗi:
- Mở Services (services.msc), chuột phải vào Microsoft Exchange Information Store, nhấn Stop
- Mở Notepad, tìm đến file “C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\Mailbox\First Storage Group\Mailbox Database.edb”, thêm vào nội dung nhằm phá hỏng Database của Exchange
- Quay lại Services, chuột phải vào Microsoft Exchange Information Store, nhấn Start
- Mở Exchange Management Console, chọn Server Configuration, chọn Mailbox. Trong khung Result pane, chuột phải vào Mailbox Database, chọn Mount Database
- Hộp thoại báo lổi của Exchange sẽ xuất hiện do Exchange Database bị lỗi
B. Restore Mailbox Database
- Chuột phải vào Mailbox Database, chọn Properties
- Đánh dấu chọn vào tùy chọn “This database can be overwritten by a restored”. Tính năng này cho phép khi restore sẽ ghi đèn lên dữ liệu cũ, nhấn chọn Apply, sau đó nhấn OK
- Mở Windows Server Backup, vào Action, chọn Recover…
- Trong hộp thoại Getting Started, chọn Another Server (do bạn backup toàn bộ dữ liệu lên 1 server thứ 2), nhấn Next
- Trong hộp thoại Specify location type, chọn Remote Shared Folder, nhấn Next
- Nhập vào đường dẫn remote shared folder chứa file backup
- Hộp thoại xác thực quyền, yêu cầu bạn nhập User name và Password
- Trong hộp thoại Select backup date, chọn thời gian bạn đã backup, nhấn Next
- Trong hộp thoại Select recovery type, chọn Volumes, nhấn Next
- Trong hộp thoại Select items to recover, chọn ổ đĩa cài đặt Exchange, nhấn Next
- Nhấn OK đế tiếp tục
- Trong hộp thoại Specify recovery options, ở mục Recovery destination, Browse đến volume cài đặt Exchange, nhấn Next
- Trong hộp thoại Confirmation, nhấn Recover
- Quay trở lại Exchange Management Console, chuột phải vào Mailbox Database, chọn Mount Database. Quá trình Mout Database thành công
- Kiểm tra việc gửi nhận mail giữa các user
- Log on user trongnm, mở Microsoft Outlook, chọn New Mail, điền nội dung và tiêu đề thư, sau đó nhấn Sent để gửi mail
- Log on user hoangtt, mở Microsoft Outlook, sẽ thấy nhận được mail
4. Restore E-mail bằng Recovery Storage Group
- Mở Outlook Web Access, log on user hoangtt
- Xóa toàn bộ mail có trong Inbox
- Mở Exchange Management Console, chọn Toolbox, khung result pane chọn Database Recovery Management
- Chọn I don’t want to join the program at this time, nhấn Go to Welcome Screen
- Điền các thông tin về Server và User, nhấn Next
- Chọn Create a recovery storage group
- Chọn First Storage Group, nhấn Next
- Chọn Create the recovery storage group
- Chọn Go back to task center
- Chọn Mount or dismount databases in the recovery storage group
- Đánh dấu chọn vào Mailbox Database, chọn Mount selected database
- Bảo đảm quá trình Mount Database thành công, nhấn Go back to task center
- Nhấn Swap database for “dial-tone” scenario
- Chọn Gather swap information
- Chọn Perform swap action
- Đảm bảo quá trình Swap thành công. Nhấn Go back to task center
- Chọn Merge or copy mailbox contents
- Chọn Gather merge information
- Chọn Perform pre-merge tasks
- Chọn mailbox HOANG THUY TRAN, nhấn chọn Perform Merge Actions
- Đảm bảo mailbox HOANG THUY TRAN restored thành công.
- Log on user hoangtt, thấy lại các mail cũ
|
|
|
|